Această facilitate este foarte utilă atunci când activitatea ta presupune emiterea de documente sau contracte către clienți diverși într-unul din formatele docx, doc (MS Word), PDF, RTF, TXT sau ODT (spre exemplu contracte, garanții, foi de parcurs etc).

Astfel, în loc să scrii de mână datele clientului de fiecare dată, e mai simplu să faci un document standard și apoi, din acest document poți crea automat documente noi, specifice fiecărui client (factureaza.ro va introduce automat datele clientului și apoi va genera un contract într-unul din formatele enumerate mai sus).

Așadar, ca să te folosești de această facilitate trebuie mai întâi să creezi un model de document standard și abia apoi, pe baza documentului standard poți să creezi documente noi.

Să luăm un exemplu pentru crearea unui contract:

1. Pe calculatorul tău, scrie textul unui contract standard pentru un anumit tip de servicii (formate acceptate:DOCX, DOC (MS Word), ODT, RTF, TXT). La datele contractului, folosește următorii demarcatori*:

###NUMAR_DOCUMENT###
###DATA_DOCUMENT###
###PRET_SERVICII### (dacă ai definit un preț standard pentru un anumit serviciu în contul tău pe factureaza.ro)

La datele clientului, folosește următorii demarcatori*:
###NUME_CLIENT###
###ADRESA_COMPLETA_CLIENT###
###CIF_CLIENT###
###NR_REG_COMERT_CLIENT###
###BANCA_CLIENT###
###CONT_CLIENT###
###TELEFON_CLIENT###
###FAX_CLIENT###
###EMAIL_CLIENT###
###WWW_CLIENT###
###PERSOANA_CONTACT_CLIENT###
*Ulterior, factureaza.ro va înlocui acești demarcatori cu datele clientului pe care tu îl vei selecta din factureaza.ro atunci când vei crea un document nou.

Poți folosi orice demarcator de forma ###DEMARCATOR_CUSTOM### – nu doar cele predefinite care se vor înlocui automat. Demarcatoarele ‘custom’ le vei putea completa manual în momentul în care faci un document dintr-un model de document standard. De exemplu, la un contract de chirie ar fi adresa imobilului sau la un contract de găzduire ar putea fi domeniul sau adresa site-ului.

2. Click pe ‘Altele’, de unde selectezi sub-meniul ‘Documente standard’.

3. Click pe butonul  ‘Șabloane documente standard’, apoi ‘+Adaugă un șablon document standard’ (adică vei încărca pe factureaza.ro contractul pe care l-ai scris la pasul 1.)
– ‘Denumire’: denumește contractul în aplicație, ca să îl poți găsi ușor mai târziu
– Selectează fișierul din calculatorul tău (contractul) și încarcă-l în aplicație
– Click pe ‘Creează document standard’

 

4. După ce încarci fișierul, poți seta și valori implicite pentru demarcatori. În imaginea următoare sunt doar câteva exemple.

5. Odată documentul standard încărcat (în cazul nostru un contract standard), poți să treci direct la pasul următor, și anume creezi un document nou, dintr-un document standard.

Poți descărca șablonul accesând ‘Altele’, apoi ‘Documente standard’, de unde accesezi ‘Șabloane documente standard’. Vei vizualiza lista de șabloane și dai click pe Denumirea șablonului și descarci precum în imaginea de mai jos.

 

1. După ce ai creat un document standard, poți crea un document nou. Urmează pașii:

1. Click pe ‘Altele’, de unde selectezi sub-meniul ‘Documente standard’.
2. Click pe butonul ‘+Adaugă un document standard’

 

– alege documentul standard
– alege clientul pentru care vei crea documentul nou
– dă un număr documentului nou în funcție de gestiunea ta internă
– alege data
În documentul nou pe care factureaza.ro îl va crea aici, toți demarcatorii introduși de tine în documentul șablon (###NUME_CLIENT###, ###ADRESA_COMPLETA_CLIENT### ș.a.m.d.) vor fi înlocuiți cu date specifice legat de client (preluate din datele pe care le-ai introdus despre clientul respectiv pe factureaza.ro). După ce definești ‘Număr/Nume document’ și ‘Data’ acestea vor înlocui demarcatorii ###NUMAR_DOCUMENT### și ###DATA_DOCUMENT### din contract.
– click pe butonul ‘Creează document standard’

– poți vizualiza apoi documentul standard urmând Pasul 1 de mai sus, unde vei putea exporta documentul în format ZIP, edita sau șterge. Pentru a-l descărca, dă click pe numărul documentului, unde se va deschide o nouă pagină. Din această pagină ai și posibilitatea de a-l trimite pe e-mail, precum în imaginea de mai jos.