Pentru un design complet, prin aplicația noastră poți seta notă de subsol pentru documentele tale.

Setarea se face accesând ‘Configurări’

Apoi ‘Layout documente’

Iar ultimul pas este să bifezi căsuța indicată cu săgeată în imaginea de mai jos, după care faci selecția câmpurilor dorite.

De exemplu, eu am selectat Numele firmei, Cod de identificare fiscală, Adresa, Telefon , Adresa de e-mail a firmei și Site.

După setarea de mai sus, subsolul facturii arată precum în imaginea de mai jos.

Poți de asemenea selecta informațiile despre vânzător si cumpărător care vor apărea pe factură urmand pașii de aici.

Poate că uneori a fost necesar să excluzi anumite informații din factură, dar aplicația nu permitea asta. Acum, din ‘Configurări’, apoi ‘Layout documente’, ai posibilitatea de a selecta sau deselecta câmpurile care vor apărea pe factură.

Toată acțiunea se petrece în ‘Layout documente’, folosind săgețile de pe fundalul galben. Câmpurile selectate apar în dreapta.

Prima selecție se face asupra datelor vânzătorului (unde poți selecta dând click pt ‘+’, un slogan, logo, sau pagină de facebook – dai click pe ‘+’ după ce scrii textul dorit pentru a-l adăuga în tabelul câmpurilor selectate),

apoi a datelor cumpărătorului.

Dacă nu selectezi nici un câmp, se vor aplica setările implicite la afișarea datelor firmei sau a datelor clientului, după caz.

Dacă dorești setarea unui footer pentru documentele tale, click aici.

Nu uita să salvezi!

Folosind plugin-ul nostru pentru Prestashop poţi emite şi trimite facturile pentru comenzile magazinului tău online.

După instalarea Prestashop , poți adăuga plugin-ul F4 din interfața de admin, mai exact în Modules > Module Manager. Click pe ‘Upload a module’ apoi pe ‘select file’ unde selectezi fișierul cu extensia zip ca în următoarea imagine:

După uploadarea plugin-ului dai click pe butonul ‘configure’, unde trebuie să specifici seria de facturi (existentă în aplicația facturează) prin prefix și sufix, iar pentru an se va lua implicit anul curent.

Poți bifa sau debifa următoarele checkbox-uri în funcție de preferințe.

De exemplu, dacă dorești generarea de facturi în facturează automat după fiecare comandă, bifezi prima căsuță, iar dacă dorești trimiterea facturii generate în facturează pe e-mail, bifezi a doua căsuță.

După instalarea plugin-ului în partea stângă, în bara de navigație va apărea F4_prestashop numele plugin-ului. Dacă faci click pe acesta te vei putea autentifica cu o cheie API generată din aplicația facturează din ‘Contul meu’, tab-ul ‘Cheie API’ click pe butonul verde ‘Generează o cheie’.

Acum poți copia cheia API generată și o poți folosi pentru autentificarea în plugin-ul de Prestashop.

În cazul în care nu alegi ca facturile să fie generate automat, poți genera factura pentru fiecare comandă.

Pentru a genera facturile, pentru fiecare comandă trebuie să mergi în tab-ul orders, să dai click pe comanda pentru care vrei să generezi factura și să apeși pe butonul ‘Generate invoice with factureaza.ro’.

După generare, facturile vor fi vizibile în tabul F4_prestashop (unde la început ne-am autentificat) cu link-uri către aplicația facturează.

!!! IMPORTANT !!!

Pentru funcționarea corespunzătoare a modulului Prestashop, este important ca versiunea minimă instalată de prestashop să fie 1.7

Spor şi la multe comenzi facturate şi achitate!

Aplicația noastră îți permite acum să oferi un plus de personalizare afacerii tale cu ajutorul funcției de setări avansate la trimiterea documentelor pe e-mail (A) și folosirea server-ului propriu de e-mail pentru trimiterea facturilor (B).

A. Personalizarea câmpurilor From și subject

Pasul 1 este să accesezi secțiunea ‘Configurări’, apoi ‘White label’ în meniul din stânga.

 

De aici poți stabili numele expeditorului și prefixul subject-ului când trimiți un document pe e-mail. De exemplu, dacă setezi NUME_FIRMA, acesta va fi înlocuit cu numele firmei tale.

B. Folosirea server-ului propriu de e-mail pentru trimiterea facturilor

!!!Atenție!!!
Nu efectuați nici o setare înainte de consultarea textului din imaginea de mai jos. Îl găsiți înainte de lista cu setările.

Pentru a folosi serverul propriu de email pentru trimiterea facturilor, trebuie mai întâi să bifezi căsuța marcată cu săgeată și să completezi câmpurile de mai jos, referitoare la adresa ta de email și serverul SMTP.

Câmpurile marcate cu * sunt obligatorii

După completare, salvezi, iar imediat după asta îți va apărea următorul text pentru simplificarea testării adresei și server-ului SMTP:
Succes și spor la facturat!

Pentru eficiență, economie de timp și click-uri, poți șterge toate pozițiile facturii dintr-un singur click.

‘X’-ul aflat deasupra liniilor de facturare, indicat în imagine, șterge toate liniile (pozițiile).

 

Pentru o facturare mai rapidă, acum ai posibilitatea de a importa linii din orice tip de document tabelar în factura ta.

Tot ce trebuie să faci este să urmezi pașii de mai jos:

Pasul 1 este să dai click pe ‘Importă linii’

Pasul 2 ‘Încarcă fișierul’

După ce ai ales fișierul, încarcă-l, dând click pe butonul indicat mai jos.

După ce îl încarci, trebuie să asociezi fișierul de import la câmpurile listei de linii facturi afișate. Poți seta de aici unitatea de măsură, cantitatea, prețul unitar, TVA, etc, facând selecția din casetele indicate cu săgeți, sau lași liber și completezi ulterior importului.

Dă click apoi pe ‘Importă liniile selectate’

și îți vor apărea liniile precum în imaginea de mai jos, conform setărilor efectuate de tine.

Finalizează restul setărilor și gata factura!

Îți oferim două opțiuni de layout, și anume:
  • Standard (cel implicit)
  • Panou de control simplificat (unde renunțăm la grafice, log-uri și statistici)

Poți face setarea din ‘Contul meu’

Apoi ‘Setări interfață’, iar din ‘Layout-ul interfeței de utilizare’ setezi opțiunea dorită. Salvezi dând click pe ‘Modificare utilizator’

Panoul de control simplificat va arăta precum în imaginea de mai jos:

Categories: Diverse, f4 - desktop

Folosind plugin-ul nostru pentru WooCommerce poţi emite şi trimite facturile pentru comenzile magazinului tău online.

După instalarea WordPress și a modulului WooCommerce, se poate adăuga plugin-ul F4 din interfața de admin WordPress, mai exact în Plugins > Add New. Click pe ‘Upload Plugin’ apoi pe ‘Choose File’ unde selectăm fișierul cu extensia zip ca în următoarea imagine:

Click ‘Install Now’ și apoi ‘Activate Plugin’.

În cazul în care dorești să instalezi plugin-ul folosind un client FTP sau să-l testezi pe localhost, se poate instala urmând pașii: 

  1. Dezarhivezi fișierul cu extensia zip
  2. Te conectezi la server folosind un client FTP
  3. Navighezi în folderul unde ai instalat WordPress apoi în folderul wp-content/plugins (folderul modulelor) și încarci conținutul fișierului cu extensia zip
  4. În interfața de admin WordPress dai click pe Plugins > Installed Plugins și dai click pe ‘Activate’.

  1. Utilizarea plugin-ului (configurarea, autentificarea și emiterea facturilor)

După instalarea plugin-ului în partea dreaptă, în bara de navigație va apărea F4 numele plugin-ului. Dacă faci click pe acesta te vei putea autentifica cu o cheie API generată din aplicația facturează din ‘Contul meu’, tab-ul ‘Cheie API’ click pe butonul verde ‘Generează o cheie’.

Acum poți copia cheia API generată și o poți folosi pentru autentificarea în plugin-ul de WooCommerce.  

În tab-ul Settings al plugin-ului F4 trebuie să specifici seria de facturi (existentă în aplicația facturează) prin prefix și sufix, iar pentru an se va lua implicit anul curent. 

Poți bifa sau debifa următoarele checkbox-uri în funcție de preferințe. Dacă de exemplu dorești generarea de facturi în facturează automat după fiecare comandă, bifezi prima căsuță, iar dacă dorești trimiterea facturii generate în facturează pe e-mail, bifezi a doua căsuță.

În cazul în care nu alegi ca facturile să fie generate automat ai două opțiuni:

  1. poți genera factura pentru fiecare comandă 
  2. poți selecta mai multe comenzi pentru care vom genera facturile din WooCommerce tab-ul orders.

Pentru a genera facturile, pentru fiecare comandă trebuie să activezi din screen options coloana cu acțiuni ca în următoarea imagine, iar apoi vom avea vizibil butonul pentru generarea facturilor. 

Pentru a genera facturi pentru mai multe comenzi, poți selecta comenzile și te duci la Bulk Actions unde selectezi ‘Generate Invoices’, apoi click pe ‘Apply’.

După generare, facturile vor fi vizibile în tabul F4 > F4 (unde la început ne-am autentificat) ca link-uri către aplicația facturează.

!!! IMPORTANT !!!

Pentru funcționarea corespunzătoare a modulului WooCommerce, este important să îndeplinești următoarele condiții:

  • versiunea minimă necesară de wordpress este 4.7.0
  • versiunea minimă necesară WooCommerce este 3.0.0.
Cum includ TVA-ul pe factură?
Pentru a include TVA-ul pe factură trebuie să adaugi o taxă nouă pe woocommerce, iar aceasta va fi preluată în plugin-ul nostru ca și TVA.
Pentru a adăuga o taxă nouă urmează pașii din documentația woocommerce https://docs.woocommerce.com/document/setting-up-taxes-in-woocommerce/.

Spor şi la multe comenzi facturate şi achitate!

Categories: Diverse, f4 - desktop
Poți face câte un cont pentru fiecare firmă și să le legi între ele, astfel încât să poți schimba contul (implicit firma) cu un singur click.
În meniul din dreapta-sus , click pe ‘Schimbă contul’

 

De aici poți accesa conturi pe baza cheilor API ale altor utilizatori. Pentru a adăuga un acces nou, va trebui să introduci cheia API a utilizatorului în campul care se deschide.

Click pe ‘adaugă acces’ și gata!

În momentul în care au mai rămas 15 zile din perioada promoţională a contului tău la factureaza.ro, primești un e-mail cu informații despre ce urmează în continuare, dar și un contract de adeziune personalizat pentru abonamentul care îți este sugerat ție. Contractul este atașat ca să-l poţi citi pentru a lua o decizie informată, nefiind nevoie de vreo acțiune din partea ta în acel moment. NU trebuie semnat sau ştampilat, nu trebuie scos la imprimantă sau scanat.

După perioada promoţională poţi opta pentru oricare dintre abonamentele noastre profesionale (nu doar cel sugerat in e-mail), sau poți rămâne la contul gratuit, însă cu diverse limitări.

Detalii despre facilităţi şi preţuri găseşti aici: https://factureaza.ro/preturi.

În momentul terminării perioadei promoţionale vei putea accepta contractul direct online din cadrul aplicaţiei factureaza.ro. Vei putea alege tipul de abonament şi perioada de plată. Abonamentul ales va intra în vigoare imediat.

Două aspecte esențiale trebuie să știți, odată ales un abonament cu plată:

Pentru ca abonații tăi să nu mai fie luați prin surprindere în momentul în care emiți facturile către ei, am implementat o funcție prin care îi poți notifica înainte de data emiterii facturilor.

În formularul de creare sau editare abonament, click pe secțiunea „Setări avansate”, apoi bifează căsuța „Trimite notificări înainte de emiterea facturilor” pentru activare.

După bifare, completează câmpurile care se deschid, pentru a stabili detaliile notificărilor:

Nu uita să salvezi!

Click aici pentru a afla mai multe detalii despre crearea unui abonament nou.

Click aici pentru mai multe detalii despre emiterea automata de facturi la rularea abonamentelor.

 

Aplicația factureaza.ro oferă posibilitatea activării raportului activității cont și raportul lunar al totalului facturat.

Pentru activare, urmează pașii:

Click pe ‘Configurări’;

Apoi ‘Rapoarte periodice’;

De aici poți activa raportul periodic care conține informații detaliate despre acțiunile relevante întreprinse de utilizatorii contului, prin bifarea căsuței indicate în imagine.

Setezi e-mail-ul și frecvența raportului.

Urmezi apoi același procedeu cu Raportul lunar ‘Total facturat‘, doar că, în acest caz, setăm perioada de raportare și ziua generării raportului.

Exemplul 1: dacă perioada de raportare e 1 lună și ziua e 10, atunci în 10 februarie primești raportul pentru 01-31 ianuarie.

Exemplul 2:  dacă perioada e de 3 luni și ziua 15, atunci în 15 aprilie primești raportul pentru perioada 01 ianuarie – 31 martie.

Nu uita să salvezi!

Probabil ești familiarizat cu funcția de rulare manuală a abonamentelor create de tine, funcție care emite automat facturile către clienții incluși în acel abonament, dar printr-o confirmare prealabilă.

Aplicația oferă acum posibilitatea rulării automate, adică emiterea facturilor fără confirmare prealabilă.

Pentru aceasta, după ce dai click pe Adaugă’, apoi ‘Abonament’,

Completezi toate setările de facturare:

  • Perioada de facturare
  • Modul de facturare
  • Ziua în care dorești ca facturile să fie emise
  • Ora rulării (setezi ora la care dorești să fie emise facturile)
  • Prefixul seriei
  • Sufixul seriei (nu este obligatoriu)

Pentru rularea automată a facturilor (fără să mai confirmi tu emiterea facturilor), bifează căsuța încercuită în imaginea de mai jos.

După ce ai terminat de făcut toate setările, dă click pe butonul ‘Creează abonament’.

Pentru a trimite o factură la agentul de colectare debite (STRAETUS), există două modalități prin care poți face acest lucru.

1 . Din ‘Rapoarte’ ‘Facturi’, în dreapta facturii pe care dorești să o trimiți spre colectare debite dă click pe butonul care reprezintă un ciocănel.

SAU

2. Tot din ‘Rapoarte’ ‘Facturi’ dai click pe numărul facturii dorite, iar de pe coloana din stânga dai click pe ‘Recuperare debit’ .

După ce selectezi această opțiune, va apărea formularul de înregistrare a datelor de contact ce aparțin clientului tău debitor.

Le completezi , dai click pe ‘Trimite factura la agentul de colectare debite’ și factura ajunge la echipa STRAETUS.

It may happen that your client’s data (legal persons) change their data, and it is very important for you to be notified about this, because the invoices to them, and the contracts concluded with them, must be correct. In the new factureaza.ro application, you have this possibility, following the steps:

Then

After clicking ‘Notification Settings’ at the bottom of the page that opens, check the box shown in the image to enable automatic notification of changes to your clients data.

Do not forget to save!

You will receive a message like you can see in the picture below. Both, old and new data are displayed. For a quick update, click on the text highlighted with blue ‘Click Here’.

* Note: carefully check all changes before saving!

Once you click on ‘Click Here’, a window with your client’s outdated data will open in your account. To not edit the data manually, click on ‘Sync client company data for UID (this UID will appear here)’.

After syncing and checking the data, click on ‘Update the client’.

If you want to disable this feature, uncheck the check box in the above image, following the same steps.

Se poate întâmpla ca datele clienților tăi (persoane juridice) sa se schimbe, iar pentru tine este foarte important să fii notificat despre acest lucru, pentru ca facturile către aceștia și contractele încheiate cu aceștia să fie corecte. În noua aplicație factureaza.ro ai această posibilitate, urmând pașii:

Apoi

După ce dai click pe ‘Configurări notificări’, în josul paginii care se deschide, bifează căsuța indicată în imagine pentru activarea trimiterii automate de notificări despre schimbări ale datelor clienților tăi.

Nu uita să salvezi!

Vei primi pe e-mail un mesaj precum în imaginea de mai jos. Sunt afișate atât datele vechi, cât și cele noi. Pentru o actualizare rapidă, dă click pe textul evidențiat cu albastru deschis ‘Click aici’.

*Atenție: verifică atent toate modificările înainte de salvare! 

După ce dai click pe ‘Click aici’, se va deschide, în contul tău, o fereastră cu datele neactualizate ale clientului tău. Pentru a nu edita datele manual, dă click pe ‘Preia datele pentru CIF (aici va apărea CIF-ul respectiv)’.

După preluarea și verificarea datelor, dă click pe ‘Modifică clientul’.

Dacă dorești dezactivarea acestei funcții, debifează căsuța bifată în imaginea de mai sus, urmând aceiași pași.

Indiferent de tipul de abonament plătit la noi, este bine să știi că poți trece oricând la abonamentul gratuit (free).

Pentru aceasta, urmează pașii din imaginile următoare:

PASUL 1

PASUL 2

 

  PASUL 3

Atenție! Odată cu trecerea la abonamentul gratuit, o serie de servicii de care beneficiai în cadrul abonamentului cu plată, vor fi retrase. Acestea sunt afișate într-o fereastră care se deschide imediat după ce alegi opțiunea ‘FREE’:

Pentru mai multe detalii despre ce este inclus în abonamentul gratuit, click aici.

În cazul în care facturile pe care le emiți clienților tăi depășesc termenul scadent, poți folosi funcția de colectarea automată a debitelor. Pentru serviciile de colectare debite colaborăm cu firma STRAETUS.

Pentru a te abona la STRAETUS, dă click pe iconița de utilizator, apoi ‘Servicii integrate’  și alege ‘Informații generale’, sau ‘Colectare debite’, ca în imaginile de mai jos:

După ce ai dat click pe butonul mare ‘Straetus Colectare debite’, ți se va deschide o pagină în care trebuie să completezi date de contact pentru colaborarea cu colectorul de debite.

Dacă dai click pe ‘Colectare debite’, se va deschide direct pagina de completare a datelor de contact pentru colaborarea cu colectorul de debite.

Odată ce ai confirmat activarea serviciului de colectare debite, un membru al echipei STRAETUS te va contacta.

Unul din cele mai mari plusuri ale aplicației noi, este posibilitatea folosirii aplicației în limba engleză, astfel, devine o aplicație pe înțelesul tuturor.

Cum poți face asta?

Dai click pe ‘Contul meu’, apoi ‘Setări interfață’.

 

În această fereastră ai posibilitatea de a selecta limba engleză, cea implicită fiind limba română. Limba engleză rămâne setată și la o nouă logare.

Categories: Diverse, f4 - desktop

Aplicația nouă, pe lângă alte noi facilități, oferă și posibilitatea schimbării interfeței, urmând pașii de mai jos.

Dai click pe ‘Contul meu’, apoi ‘Setări interfață’:

După ce dai click pe ‘Setări interfață’, apare opțiunea de schimbare a interfeței de utilizare. Aici ai patru tipuri de interfață disponibile:

  • Compact (afișare compactă / mai înghesuită)
  • Tema standard a interfeței de utilizare
  • Minimal (care include minimul necesar)
  • Retro (interfață similară cu aplicația veche)

Tema va ramâne setată și la o nouă logare.

După ce ai selectat opțiunea dorită, nu uita să salvezi informația dând click pe ‘Modificare utilizator’.

Această facilitate este foarte utilă atunci când activitatea ta presupune emiterea de documente sau contracte către clienți diverși într-unul din formatele docx, doc (MS Word), PDF, RTF, TXT sau ODT (spre exemplu contracte, garanții, foi de parcurs etc).

Astfel, în loc să scrii de mână datele clientului de fiecare dată, e mai simplu să faci un document standard și apoi, din acest document poți crea automat documente noi, specifice fiecărui client (factureaza.ro va introduce automat datele clientului și apoi va genera un contract într-unul din formatele enumerate mai sus).

Așadar, ca să te folosești de această facilitate trebuie mai întâi să creezi un model de document standard și abia apoi, pe baza documentului standard poți să creezi documente noi.

Să luăm un exemplu pentru crearea unui contract:

1. Pe calculatorul tău, scrie textul unui contract standard pentru un anumit tip de servicii (formate acceptate:DOCX, DOC (MS Word), ODT, RTF, TXT). La datele contractului, folosește următorii demarcatori*:

###NUMAR_DOCUMENT###
###DATA_DOCUMENT###
###PRET_SERVICII### (dacă ai definit un preț standard pentru un anumit serviciu în contul tău pe factureaza.ro)

La datele clientului, folosește următorii demarcatori*:
###NUME_CLIENT###
###ADRESA_COMPLETA_CLIENT###
###CIF_CLIENT###
###NR_REG_COMERT_CLIENT###
###BANCA_CLIENT###
###CONT_CLIENT###
###TELEFON_CLIENT###
###FAX_CLIENT###
###EMAIL_CLIENT###
###WWW_CLIENT###
###PERSOANA_CONTACT_CLIENT###
*Ulterior, factureaza.ro va înlocui acești demarcatori cu datele clientului pe care tu îl vei selecta din factureaza.ro atunci când vei crea un document nou.

Poți folosi orice demarcator de forma ###DEMARCATOR_CUSTOM### – nu doar cele predefinite care se vor înlocui automat. Demarcatoarele ‘custom’ le vei putea completa manual în momentul în care faci un document dintr-un model de document standard. De exemplu, la un contract de chirie ar fi adresa imobilului sau la un contract de găzduire ar putea fi domeniul sau adresa site-ului.

2. Click pe ‘Altele’, de unde selectezi sub-meniul ‘Documente standard’.

3. Click pe butonul  ‘Șabloane documente standard’, apoi ‘+Adaugă un șablon document standard’ (adică vei încărca pe factureaza.ro contractul pe care l-ai scris la pasul 1.)
– ‘Denumire’: denumește contractul în aplicație, ca să îl poți găsi ușor mai târziu
– Selectează fișierul din calculatorul tău (contractul) și încarcă-l în aplicație
– Click pe ‘Creează document standard’

 

4. După ce încarci fișierul, poți seta și valori implicite pentru demarcatori. În imaginea următoare sunt doar câteva exemple.

5. Odată documentul standard încărcat (în cazul nostru un contract standard), poți să treci direct la pasul următor, și anume creezi un document nou, dintr-un document standard.

Poți descărca șablonul accesând ‘Altele’, apoi ‘Documente standard’, de unde accesezi ‘Șabloane documente standard’. Vei vizualiza lista de șabloane și dai click pe Denumirea șablonului și descarci precum în imaginea de mai jos.

 

1. După ce ai creat un document standard, poți crea un document nou. Urmează pașii:

1. Click pe ‘Altele’, de unde selectezi sub-meniul ‘Documente standard’.
2. Click pe butonul ‘+Adaugă un document standard’

 

– alege documentul standard
– alege clientul pentru care vei crea documentul nou
– dă un număr documentului nou în funcție de gestiunea ta internă
– alege data
În documentul nou pe care factureaza.ro îl va crea aici, toți demarcatorii introduși de tine în documentul șablon (###NUME_CLIENT###, ###ADRESA_COMPLETA_CLIENT### ș.a.m.d.) vor fi înlocuiți cu date specifice legat de client (preluate din datele pe care le-ai introdus despre clientul respectiv pe factureaza.ro). După ce definești ‘Număr/Nume document’ și ‘Data’ acestea vor înlocui demarcatorii ###NUMAR_DOCUMENT### și ###DATA_DOCUMENT### din contract.
– click pe butonul ‘Creează document standard’

– poți vizualiza apoi documentul standard urmând Pasul 1 de mai sus, unde vei putea exporta documentul în format ZIP, edita sau șterge. Pentru a-l descărca, dă click pe numărul documentului, unde se va deschide o nouă pagină. Din această pagină ai și posibilitatea de a-l trimite pe e-mail, precum în imaginea de mai jos.

Știm că e foarte neplăcut să ai nevoie să emiți o factură și să nu poți din diverse motive. Nu vrem să adăugăm și noi la lista de motive, fapt pentru care practicăm o politică prin care sperăm să reducem cât mai mult blocarea conturilor pe motiv de neplată.

  • facturile au termen de scadență de 15 zile
  • te notificăm cu 3 zile înainte ca factura să devină scadentă, astfel incât să ai timp să o achiți în timp util. Retrimitem notificarea săptămânal pâna când factura e achitată
  • dacă nu achiți o factură, la 7 zile după scadență nu vei mai putea adăuga facturi noi; în rest ,ai acces la orice funcție din aplicație
  • dacă faci plata, o poți introduce chiar tu și contul se va debloca automat; trebuie doar să urmezi pașii de deblocare pe termen scurt

Atenție! Dacă întârzii cu plata mai mult de 20 de zile după data scadenței, contul tău va fi blocat și îl vei putea accesa doar după efectuarea plății

PLATA CU CARDUL BANCAR

Nu uita că poți achita facturile și cu cardul. În acest fel, plata o faci pe loc și se înregistrează automat, astfel încât nu ai niciun fel de întreruperi.

Poți accesa link-ul din textul de avertizare achitării de urgență a facturii,

după care ‘Plătește online’ din fereastra nou deschisă.

Poți ajunge la link-ul de plată online și din ‘Contul meu’, apoi ‘Abonamentul factureaza.ro’.

 

Plata se face complet securizat prin serviciile mobilpay.ro, în moneda de emitere a facturii. În exemplul de mai jos, în euro sau în lei.

Dacă ai restanțe la plata facturilor către factureaza.ro, după o perioadă de timp, contul tău va fi blocat și nu vei mai putea emite documente.

Dacă plătești factura prin bancă, poate dura câteva zile până când noi înregistrăm plata facturii restante.

Înțelegem că pot apărea anumite situații în care nu ai timp să aștepți înregistrarea plății după efectuarea acesteia prin bancă. Ca să nu pierzi timpul în această situație, îți oferim o soluție pentru deblocarea contului pe termen scurt, după cum urmează:

1. Încearcă să adaugi orice fel de document.

 

2. Deoarece ai plăți restante către factureaza.ro, vei primi următorul mesaj care te încurajează să plătești facturile restante și îți arată cum poți debloca pe loc contul în cazul în care ai plătit deja. Click pe ‘acest formular’ dacă ai efectuat deja plata.

3. Introdu suma de plată și selectează modalitatea de plată. După ce salvezi, contul tău va fi deblocat și vei putea emite documente. Dacă în maxim 7 zile după aceea banii nu se regăsesc în banca noastră, contul tău va fi blocat din nou.

Dacă ai timp și e posibil, trimite-ne, te rugăm, pe e-mail dovada plății (copie a OP-ului, spre exemplu). Mulțumim.

Poți oricând să exporți datele asociate contului tău. Pentru aceasta trebuie să urmezi pașii din imaginile următoare:

sau

Apoi, dai click pe ‘Abonamentul factureaza.ro’, unde vei avea opțiunea ‘Export date’

Apăsând butonul ‘Export date’ şi confirmând acţiunea, toate datele asociate contului tău vor fi exportate în format XML la adresa ta de e-mail.

Emitentul facturii poate fi adăugat pe factură folosind câmpul ‘Mențiuni’ din partea de jos a formularului de editare a facturii. În textul introdus se vor face automat unele înlocuiri. De exemplu, ‘NUME_UTILIZATOR’ va fi înlocuit cu numele emitentului.

Exemplu:

Celelalte câmpuri care vor fi automat înlocuite le găsești pe formularul de editare a facturii.

– Valori implicite pentru explicațiile facturii

Poți defini valori implicite pentru explicațiile facturii care vor fi preluate automat când adaugi o factură nouă. Pentru aceasta accesează punctul ‘Configurări’ -> ‘Valori implicite’

 

Când editezi factura, poți modifica apoi câmpul ‘Explicații’ dacă este nevoie.

Poți trimite manual un mesaj de amintire a scadenței unei facturi pe e-mail sau poți configura sistemul să trimită automat facturile scadente pe e-mail către clienți.

Detalii pentru trimiterea manuală a mesajului găsești aici: cum trimit o factură pe e-mail.

Trimiterea automată a facturilor scadente

Din secțiunea ‘Configurări’ poți configura trimiterea automată a facturilor scadente pe e-mail.

 

Apoi

Poți seta cu câte zile înainte / după data scadenței să se înceapă trimiterea și dacă / cât de des să se retrimită până la încasarea plății. Economisești astfel foarte mult timp pentru că nu mai trebuie să trimiți notificările manual, iar clienții tăi vor plăti mai repede pentru că le va fi imposibil sa treacă cu vederea facturile trimise de tine.

Poți configura mesajul care se va trimite automat. Află mai multe aici.

Poți defini setări și mesaje implicite pentru mesajele la trimiterea documentelor pe e-mail:

– dacă factura e scadentă
– confirmarea plății
– trimiterea simplă a facturii

Poți accesa funcția din meniul principal ‘Configurări’, apoi din submeniu ‘Configurări notificări’:

sau

Fiecare mesaj poate fi configurat în mai multe limbi și se va alege limba în funcție de țara de proveniență a clientului.

 

În textul mesajului vor fi făcute anumite înlocuiri astfel încât poți personaliza mesajul cu datele tale și în funcție de factură, client.

 

În cazul în care ai generat și acceptat un contract de adeziune iar în timp datele firmei tale s-au schimbat, îți sugerăm să actualizezi datele în contract, regenerând unul nou urmărind pașii din imaginile următoare:

 

Urmează pașii ca să îți recuperezi date de acces (nume cont, nume utilizator, parolă):

1. Din factureaza.ro, click pe ‘Conectare’ .

2. În panoul de login, dă click pe ‘Ai uitat datele de acces?’.

3. În fereastra nou deschisă, scrie adresa ta de e-mail, cea pe care ai folosit-o să te înregistrezi ca utilizator pe contul tău la factureaza.ro. Vei primi un e-mail, care va conține un link, la adresa menționată de tine. Te rugăm să dai click pe acesta, pentru ca resetarea parolei să fie posibilă.


Este necesar ca noua parolă să fie formată din minim 8 caractere, o majusculă și o cifră.

Dacă nu mai ții minte adresa respectivă, trebuie să ne contactezi direct.

După ce ai creat un abonament și ai definit un model de factură poți trece la pasul următor, adică să adaugi clienți abonați pe abonamentul respectiv.

Să continuăm exemplul început la pasul 1 și continuat la pasul 2 și anume abonamentul de hosting:

– Click pe ‘Altele’, apoi ‘Abonamente’, după care click pe numele abonamentului dorit, unde găsești butonul ‘+Abonat nou’ și dai click pe acesta;


– În pagina nou deschisă, selectez mai întâi clientul care va deveni abonat;
– Am completat data la care va începe abonamentul și data la care va lua sfârșit
(dacă e un contract care nu are termen de finalizare, nu completăm căsuțele ‘Până la’);
– Am lăsat ziua emiterii definită la pasul 1 Cum adaug un abonament (poți schimba ziua emiterii dacă e nevoie pentru un anumit client);
– Am specificat faptul că pentru acest client am facturat deja servicii de hosting până în ianuarie 2018, deci prima factură emisă pentru acest client va acoperi perioada februarie – aprilie 2018.
(în mod normal nu e nevoie să completezi câmpul ‘Facturat până la’ , acesta se va actualiza automat la fiecare rulare a abonamentului);
– La e-mail am trecut adresa la care clientul va primi facturile;


– Deoarece la pasul 1 Adaugă un abonament am definit două variabile, CONTRACT și DOMENIU_GAZDUIT, completez și câmpurile respective cu informațiile specifice (acestea vor apărea apoi pe factura emisă către client, în locul unde am trecut valorile pe modelul de factură creat la pasul 2 ;
– După ce salvez, clientul va fi adăugat în lista de abonați.

Acum pot rula abonamentul. La rulare, abonamentul va emite facturi către toți abonații asociați acestuia.

De acum, vei primi pe e-mail notificări ori de câte ori ai abonamente care trebuie rulate pentru a emite facturi abonaților. Factureaza.ro nu va emite automat facuturile, acest proces trebuie pornit de tine prin rularea abonamentului.

Poți oricând să renunţi la contul tău la Factureaza.ro și să ștergi datele asociate contului tău. Pentru aceasta trebuie să urmezi pașii din imaginile următoare:

sau

Apoi, dai click pe ‘Abonamentul factureaza.ro’, unde vei avea opțiunea ‘Șterge contul’.

Apăsând butonul ‘Șterge contul’ şi confirmând acţiunea, toate datele asociate contului tău vor fi șterse. Nu vei mai primi nici un fel de mesaje sau notificări.

Deşi în mod normal nu ar trebui să apară, se poate întâmpla ca într-o serie de facturi să rămână numere nealocate.

Dacă aveţi, de exemplu, seria *FACT-XXXX*, din care se emit facturile *FACT-0001*, *FACT-0002*, *FACT-0003* etc., s-ar putea să existe factura *FACT-0185* dar să lipsească factura *FACT-0184*.

Pentru a putea detecta automat toate aceste discontinuităţi (găuri) în serii există o funcţie de verificare exemplificată în graficul de mai jos.

În cazul în care creezi o factură care conține o poziție pentru care introduci valoarea totală (și nu prețul unitar al poziției), din cauza modului de calcul și al aplicării rotunjirilor pentru ‘Preţ unitar (Fără TVA)’, ‘Total TVA’ și ‘Total’, este posibil să apară o diferență de 0.01 RON (1 ban) între totalul poziției și valoarea totală a facturii.

Explicația pentru aceste situații este modalitatea de rotunjire a unor sume cu 4 zecimale (reprezentând totalul fără TVA calculat cu 4 zecimale) la valori cu 2 zecimale.
Rotunjirea pentru valori cu 4 zecimale cum ar fi 16.8786, 16.8756, 16.8751 spre o valoare cu 2 zecimale va fi evident 16.88, deoarece fiecare dintre acele 3 valori este mai apropiată de 16.88 decât de 16.87.
La fel rotunjirea pentru valori cu 4 zecimale cum ar fi 16.8726, 16.8746, 16.8749 spre o valoare cu 2 zecimale va fi evident 16.87, deoarece fiecare dintre acele 3 valori este mai apropiată de 16.87 decât de 16.88.
Însă în cazul unor valori precum 16.7750 ‘apropierea’ sau diferența către 16.78 este identică cu diferența către 16.88 – iar exact pentru aceste cazuri ai posibilitatea de a selecta modalitatea de rotunjire.

Pentru soluționarea situațiilor de acest gen, aplicația noastră oferă posibilitatea selectării modului de rotunjire pentru calculul valorii totalului fără TVA.

Aplicația are setată rotunjirea prin adăugare în sus – implicit, astfel,  deschizând secțiunea ‘Setări avansate’ poți opta și pentru opțiunea ‘Rotunjire prin lipsă (în jos)’.
Prin selectarea opțiunii ‘Rotunjire prin lipsă (în jos)’

obții rezultatul următor:

Pentru a descărca una sau mai multe facturi, accesează meniul ‘Rapoarte’, apoi ‘Facturi’.
Dacă dorești filtrarea, sortarea sau gruparea după criterii anume, click pe criteriile de căutare precum în imagine (de exemplu, în imagine ai selectat ca și criterii de căutare facturi emise și plătite):

După ce au fost alese criteriile de căutare, se dă click pe butonul ‘Generează raport’:

Acum se poate opta pentru formatul în care se dorește descărcarea facturilor din partea de sus a listei facturilor, după ce dai click pe butonul ‘Descarcă’:

Dacă dorești să emiți o factură cu TVA special (vezi aici cum adaugi o factură), trebuie să bifezi opțiunea ‘Regim special TVA | TVA la încasare’ și să selectezi din banda derulantă, una din variantele care ți se potrivește, ca în imaginea de mai jos:

 

Pentru a crea o factură și o chitanță pe aceeași foaie, urmezi aceiași pași ca atunci când vrei să faci o factură (află aici cum adaugi o factură).
Când creezi factura, sub câmpurile facturii, selectează, ‘Șablon & design’, ca în imagine:

După ce ai terminat de completat datele necesare pentru factură și chitanță, ele vor arăta aproximativ ca cele de mai jos:

Ca să exporți mai multe facturi în SAGA într-un singur pas trebuie să:

* mergi la meniul ‘Rapoarte’, apoi ‘Facturi’;
* folosind criteriile de căutare, generează raportul facturilor pe care vrei să le exporți (spre exemplu, toate facturile emise până în prezent);


* click pe link-ul ‘SAGA’, aflat deasupra listei de rezultate;

* se va genera o arhivă zip cu toate facturile respective;
* salvează și dezarhivează fișierul zip. Ține minte directorul unde l-ai dezarhivat;
* intră apoi în ‘SAGA’ și importă fișierele din directorul în care ai dezarhivat fișierul zip.

Detalii despre programele de contabilitate Saga: (external) www.sagasoft.ro

Integrări și aplicații conexe Saga pe (external) forumul sagasoft.ro

Ca să exporți o factură în SAGA trebuie să:

* identifici factura din ‘Rapoarte’ ‘Facturi’ și apoi click pe numărul facturii;

* în meniul vertical din stânga facturii, vei găsi funcția ‘Export SAGA’;
* dă click pe ‘Export SAGA’ și se va genera un fișier; salvează acest fișier. Ține minte directorul unde l-ai salvat.

* intră apoi în ‘SAGA’ și importă fișierul rezultat din directorul în care l-ai salvat.

Detalii despre programele de contabilitate Saga: (external) www.sagasoft.ro
Integrări și aplicații conexe Saga pe (external) forumul sagasoft.ro

Dacă ai definit mai multe conturi bancare la datele firmei tale, poți alege care dintre ele să apară pe factură (sau pe proformă, aviz, ori chitanță).

Atunci când generezi un document nou, vei observa că toate conturile bancare apar într-o casetă din meniul aflat sub factură în dreapta-jos. Dacă vrei ca vreunul dintre aceste conturi să nu apară pe documentul respectiv, este suficient să-l deselectezi.

PFA-urile sau firmele care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA vor folosi codul TVA din Registrul Operatorilor Intracomunitari (ROI) la emiterea de facturi intracomunitare. Detalii găsești aici.

Dacă te afli în această situație, atunci intră la Date Fiscale din meniul ‘Firma Mea’ și completează în felul următor:
– trece CIF-ul în căsuța aferentă (pe acesta îl vei folosi pe facturile interne);
– trece codul de TVA (RO urmat de număr) în căsuța corespunzătoare (pe acesta îl vei folosi pe facturile intracomunitare) ;
NU BIFA căsuța Plătitor de TVA.

Acum ai toate datele corecte ca să poți emite ușor atât facturi interne, cât și facturi intracomunitare.

Așadar, dacă emiți o factură în România, vei selecta CIF-ul (iar factura nu va conține coloana TVA).

Dacă emiți o factură în UE, vei selecta codul de TVA pentru operațiuni intracomunitare, iar în acest caz:
– factura va conține coloana TVA ;
– la TVA se trece 0;
– în casuța ‘Mențiuni’ trebuie să specifici motivul pentru care operațiunea e scutită de TVA (de ex „Scutite cf. art 143 lit b,c”, sau ce se aplică in cazul tău).

În anumite situații rare, documentele (facturi, chitanțe, proforme, avize) nu se văd corect pe unele versiuni ale sistemului de operare Mac OS – mai specific, lipsesc caractere (litere).

Acest lucru se întâmplă exclusiv când un document este deschis cu programul Preview de pe Mac – problema nu apare la niciun alt reader și pe niciun alt sistem de operare.

În aceste cazuri, vă rugăm să descărcați un reader PDF gratuit de pe Internet (un reader este un program pentru vizualizarea documentelor în format PDF). Pentru MacOS exista următoarele alternative: Adobe Reader Skim sau PDF View.

Folosind reader-ul alternativ, veți putea vizualiza fără niciun fel de probleme orice document emis prin factureaza.ro.

Categories: Diverse, f4 - desktop

Din contul tău pe factureaza.ro poți să încarci un logo care să apară în antetul facturii și de asemenea poți alege dintre mai multe șabloane sau modele de facturi.

Dar, mai mult decât atât, poți să schimbi design-ul facturii, precum și culorile și fonturile (valabil doar pentru abonamentele plătite) Urmează pașii:

1. Click pe meniul ‘Configurări’


2. Click pe submeniul ‘Culori & fonturi’


– selectează un profil (după ce alegi, vei vedea modificările pe factura demo de mai jos – adică o previzualizare în timp real);


– Poți alege: culori (pentru titluri – inclusiv denumire firmă și client, link-uri, marginile tabelului, fundalul tabelului și textul din interior) și fonturi (tip și dimensiune);


– ca să schimbi culorile, fă click în căsuța colorată care te interesează și se va deschide o fereastră de unde poți alege nuanța potrivită;

– poți alege un font pentru textul din afara tabelului cu produse și servicii și alt font pentru textul din interiorul tabelului;


– la fonturi există setări care îți permit să schimbi dimensiunea fonturilor în mai multe locuri pe factură;


La final, nu uita să salvezi. Iar dacă nu îți place cum arată, te poți întoarce oricând la setările inițiale.

Categories: Diverse, f4 - desktop

Pe factureaza.ro poți emite facturi în următoarele limbi străine: germană, engleză, italiană, spaniolă, franceză și maghiară.

Ca să emiți facturi în oricare dintre limbile străine de mai sus, urmează pașii:
– click pe ‘+Adaugă’, apoi ‘Factură’ ;
– selectează limba străină din căsuța din dreapta:

– completează factura cu celelalte date necesare;
– vei continua să lucrezi în limba română, dar la o vizualizare în PDF, factura va apărea în limba străină selectată.

Aceiași pași sunt valabili și pentru proforme, chitanțe și avize.

Alte link-uri utile:
 cum adaug o factură
cum fac o factură în valută
cum trimit o factură pe e-mail
cum tipăresc o factură din format PDF

Emiterea de facturi online este o procedură 100% conformă cu legea. Reprezintă de fapt o alternativă eficientă la emiterea de facturi folosind tipizate (pre-tipărite sau realizate în Ms Office).

Trebuie însă reținut că factura online nu este același lucru cu factura electronică și că prin factureaza.ro nu poți emite facturi electronice.

De fapt e mult mai simplu să emiți facturi online – totul în conformitate cu legea, prin factureaza.ro. Facturile online nu trebuie să conțină niciun fel de semnătură sau ștampilă și le poți emite și trimite clientului pe e-mail în 2 minute. Fără bătăi de cap și fără drumuri la Finanțe.

Procedura de emitere a facturilor electronice este complicată și presupune o serie de eforturi financiar administrative din partea emitentului. În general, doar companiile mari își permit să emită facturi electronice deoarece aceasta presupune îndeplinirea unor condiții stricte, impuse prin lege. Spre exemplu, emitentul trebuie să dispună de mijloacele tehnice și umane corespunzătoare pentru garantarea securității, fiabilității și continuității serviciilor de prelucrare a datelor în format electronic. Mai mult, emitentul de facturi electronice trebuie să se înregistreze în acest scop la Ministerul de Finanțe. De asemenea, acest tip de documente trebuie să fie semnate cu semnatură electronică și să poarte marca temporală.

Pentru mai multe informații despre factura electronică, Lege-inregistrarea-operatiunilor-comerciale-prin-mijloace-electronice.

Începând cu 1 ianuarie 2013, a intrat în vigoare noul sistem de TVA, care pentru anumite firme, presupune plata taxei la încasarea facturii și nu la emiterea ei.

Verifică aici dacă pentru firma ta se aplică plata TVA-ului la încasare.

Dacă intri în categoria de mai sus, ești obligat prin codul fiscal ca, de la 1 ianuarie 2013, pe toate facturile pe care le emiți, să apară mențiunea ‘TVA la încasare’. Ca să activezi această opțiune, urmează pașii:

1. Din contul tău pe factureaza.ro, dă click pe meniul ‘Firma Mea’.

2. Bifează căsuța ‘Plată TVA la încasare’ din submeniul ‘Date fiscale’.

De acum, mențiunea ‘TVA la încasare’ va apărea pe toate facturile emise de tine, poziționată sub data scadenței.

Dacă dintr-un anumit motiv vrei să emiți o factură pe care să nu apară mențiunea ‘TVA la încasare’, atunci în factura respectivă:
– click pe ‘Regim special TVA | TVA la încasare’ ;
– după care debifezi căsuța ‘TVA la încasare’ .

Dacă ai nelămuriri referitoare la plata TVA-ului la încasare, întreabă contabilul. Mai poți citi informații pe această temă aici.

Pe contul tău la factureaza.ro poți avea două tipuri de utilizatori:

– administratori (cu drepturi depline);
pontatori (care, după cum spune și numele, pot doar introduce orele lucrate pe un anumit proiect).

Dacă folosești sistemul de permisii, mai poți avea încă un tip de utilizatori, și anume:
– utilizatori restricționați (cărora li se poate restricționa accesul la unul sau mai multe documente sau la una sau mai multe serii de documente).

*Important: sistemul de permisii există doar pentru Standard, Business și Premium. Află aici cum poți schimba abonamentul.

Cum adaugi un utilizator nou:

– Din meniul ‘Firma mea’, click pe ‘Utilizatori și drepturi’ ;


– Click pe butonul ‘+Adaugă un utilizator’ ;

– Completează datele utilizatorului în câmpurile relevante;


– Selectează opțiunea ‘Acces pontaj (poate introduce doar timpii lucrați)’, ca utilizatorul să aibă exclusiv drept de pontaj


– Lasă liberă opțiunea ‘Administrator cont’, ca utilizatorul să aibă accesul restricționat (acțiune posibilă doar dacă ai activat sistemul de permisii)

După ce ai definit unul sau mai multe tipuri de abonamente și apoi ai introdus clienți abonați pe abonamentele respective, poți rula abonamentele. La rularea unui abonament se vor emite automat facturi către clienții abonați. Urmează pașii:

– Din lista de abonamente, click pe icoana ‘Rulează abonamentul’ ;

– În pagina nou deschisă va apărea o listă de facturi către abonați, facturi care sunt programate să fie emise de abonament în momentul de față;
– Click pe ‘Rulează abonament’ ;

– Toate facturile selectate în pasul anterior vor fi emise și trimise pe e-mail abonaților.

Există două modalități prin care poți căuta documente, produse, clienți în contul tău.

1. ‘Căutare rapidă” :

Caută un document, un client, sau un produs, după:

– numele clientului, produsului;
– seria documentului (prefix, număr, sufix), cod produs;
– suma de pe factură

Însă dacă ai nevoie de un sistem complet de căutare prin toate documentele create vreodată, atunci:

2. Folosește ‘Generează raport’ :

– Întră în categoria de documente care te interesează (facturi, proforme, chitanțe, avize), selectezi criteriul care te interesează și generezi raportul. Imaginea de mai jos redă criteriile de căutare ale facturilor:

*Există și rapoartele speciale, care se pot genera, accesând din meniul orizontal, ‘Rapoarte’, apoi dai click pe ‘Rapoarte speciale’

Rapoartele speciale se referă la total facturat, total încasat, întârzierea medie la plată, întârzierea cumulata la plată. Poți descărca raportul în format Excel.

În pagina de detalii a fiecărui document vei găsi un istoric al tuturor modificărilor pe care utilizatorii înregistrați în contul firmei pe factureaza.ro le-au făcut asupra documentului respectiv.

Astfel, din pagina de vizualizare a facturii, colț dreapta-jos, poți vedea:

– când a fost creată factura și de către cine (dacă pe cont sunt înregistrați mai mulți utilizatori);
– când și de câte ori a fost modificată;
– când a fost emisă;
– poți da click pe numele clientului pentru a afla detalii despre acesta

Introducerea unui produs / serviciu nou în lista de produse din contul tău pe factureza.ro te ajută să faci facturi mai repede și să eviți mai ușor posibile greșeli.

Sunt trei modalități de a adăuga un produs:

1.Din pagina de start a aplicației, urmând pașii:

– click pe ‘Produse’ din meniul orizontal principal;
– click pe butonul  ‘+Produs nou’;
– completează datele despre produs sau serviciu și nu uita să salvezi.


– de acum, ori de câte ori emiți o factură sau o proformă, poți selecta din listă produsul sau serviciul pe care îl vinzi; câmpurile preț și unitate de măsură se vor completa automat în factură.

2. Din pagina de editare a facturii, dând click pe butonul încercuit în imagine, ulterior completării câmpurilor din factură:

3. Din pagina de start, accesezi butonul ‘+Adaugă’, apoi dai click pe ‘Produs’. Completează câmpurile, precum în imaginea prezentată la punctul 1. și salvează.

Alternativ, află aici cum poți importa o listă de produse / servicii din calculatorul tău.

Categories: Diverse, f4 - desktop

Ai două opțiuni: fie din meniul ‘Clienți’, fie direct din pagina în care creezi un document nou (factură, proformă, chitanță sau aviz).

1. Introdu un client nou din meniul ‘Clienți’:
– click pe ‘Clienți’ din meniul orizontal principal;
– click pe butonul  ‘+Adaugă client’

(Pasul 1)

– completează datele clientului și nu uita să salvezi .


*Plus valoare:* după ce completezi CUI-ul, dă click pe următorul câmp și o parte din detaliile clientului se vor completa automat din baza de date de la Registrul Comerțului.

2. Introdu un client nou din pagina în care creezi un document nou (să luăm ca exemplu o factură):

– click pe ‘+Adaugă’ și apoi pe ‘Factură’ ;
– click pe butonul ‘+adaugă client nou’ ;
– completează datele clientului și nu uita să salvezi (la fel ca în imaginea de mai sus) .


Alternativ, află aici cum poți importa o listă de clienți din calculatorul tău.

Categories: Diverse, f4 - desktop

1. Din meniul ‘Configurări’, click pe ‘Modele & Șabloane documente’ ;


2. Pentru fiecare tip de document (factură, proformă, chitanță, aviz), click pe șablonul potrivit

Află cum poți schimba de mână un șablon pe o anumită factură.

Legea spune că toate persoanele fizice sau juridice care desfășoară activități producătoare de venituri au obligaţia să asigure un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile utilizate. Adică, la începutul fiecărui an financiar (care în România coincide cu începutul anului calendaristic), trebuie să definești o serie pentru facturile, proformele, chitanțele și avizele pe care le vei emite în anul respectiv către clienții tăi.

Seriile conțin trei tipuri de denominații:

– Prefix (opțional): folositor pentru o mai bună organizare a facturilor, dacă emiți lunar facturi multe, pe servicii și produse diverse și /sau din puncte de lucru diverse. Spre exemplu, Prod sau Serv (dacă factura emisă este pe un produs, respectiv serviciu); sau BV ori SB (daca factura emisă este pe puctul de lucru din Brașov, respectiv Sibiu).

– Număr (obligatoriu): acesta poate începe cu orice cifră vrei tu (odată definit acest parametru, numerele documentelor se dau automat de sistem în ordine secvențială).

– Sufix (opțional): aici poți trece, spre exemplu, anul în care ai emis factura, ca să o poți găsi apoi mai ușor; sau, dacă ai și produse și servicii și puncte de lucru multiple, atunci poți trece la prefix produsul / serviciul și la sufix prescurtarea județului în care se află punctul de lucru.

– ‘Separator’ se referă la caracterul (semnul) pe care vrei să îl pui între prefix, număr și serie (spre exemplu, o linie scurtă, un punct, un dash etc.) .

Iata câteva exemple de serii de facturi complete, cu prefix, număr și sufix:

– HOST-100-SB (adică factura 100, emisă pe serviciul hostare web, de la punctul de lucru din Sibiu);
– SOFT-100-2012 (adică factura 100, emisă pe serviciul software, în anul 2012);
– BV-100-2012 (adică factura 100, emisă de la punctul de lucru din Brașov, în anul 2012).

Ce trebuie să reții este că:

– Definirea unui număr este obligatorie, în timp ce prefixul și sufixul sunt opționale, și le poți folosi ca să îți organizezi mai bine facturile pe categoria care te interesează cel mai mult, fie că e vorba de tipuri de servicii sau produse, de puncte de lucru, de ani sau de orice criteriu important pentru firma ta.
– Ca să poți emite o factură, o proformă, o chitanță sau un aviz către un client, trebuie mai întâi să definești câte o serie pentru fiecare.

Află aici cum definești serii pentru facturi, proforme, chitanțe și respectiv avize.

Acum că ai definit un proiect nou și ai introdus orele de lucru în sistemul de pontaj poți trece la pasul următor, și anume să emiți factura:

– Click ‘Altele’, apoi selectați ‘Pontaj’, după care, din sub-meniu, ‘Facturare ore lucrate’ ;

– Selectează clientul, proiectul (dacă ai mai multe proiecte pe același client) și perioada pe care dorești să emiți factura sau proforma (‘detaliat’ și ‘rezumat’ se referă la descrierea serviciilor pe factură);

– Click pe ‘Emite factura’. Automat, factura ta s-a generat pe clientul, proiectul și orele pontate. Poți s-o trimiți, ca de obicei, către client, pe e-mail sau pe fax.

Categories: f4 - desktop, Pontaj

Ca să poți introduce ore de lucru în sistemul de pontaj, trebuie mai întâi să definești un proiect. Urmează pașii:

– Selectează ‘Pontaj’ din meniul ‘Altele’ și selectează ‘Proiect, ‘ ;

– Selectează ‘+Adaugă proiect’ din pagina nou deschisă;

– Completează câmpurile cu informații despre proiectul tău. Și nu uita să alegi clientul pentru care faci proiectul respectiv (dacă e un client nou, care nu se regăsește în contul tău, atunci mai întâi introdu clientul în lista de clienți) ;

După ce ai adăugat proiectul, poți trece la faza următoare, și anume la pontajul propriu-zis.

Categories: f4 - desktop, Pontaj

1. Click pe meniul ‘Produse’ ;
2. Click pe butonul albastrui ‘Exportă’ și alege  formatul pe care îl preferi;


3. Aplicația va genera automat un fișier în formatul pe care l-ai ales la pasul 2, fișier care va conține lista tuturor produselor înregistrate în contul tău de pe factureaza.ro .

Pași similari sunt valabili și pentru cum export o listă de clienți.

Categories: Diverse, f4 - desktop

1. Click pe meniul ‘Clienți’.
2. Click pe butonul albastru ‘Exportă’ și alege formatul pe care îl preferi


3. Aplicația va genera automat un fișier în formatul pe care l-ai ales la pasul 2), fișier care va conține lista tuturor clienților înregistrați în contul tău de pe factureaza.ro .

Pași similari sunt valabili și pentru cum export o listă de produse.

Categories: Diverse, f4 - desktop

Pe factureaza.ro poți importa direct din calculatorul tău o listă cu produsele sau serviciile firmei (valabil și pentru import listă clienți) Urmează câțiva pași simpli:

1. Click pe meniul ‘Produse’
2. Click pe butonul albastru ‘Importă

3. Încarcă fișierul într-unul din formatele acceptate: Excel (xls, xlsx), Open Office Calc (ods) sau .csv, JSON, XML.


4. Click pe ‘Încarcă fișierul’ ca să imporți lista ta de produse sau servicii în contul firmei de pe factureaza.ro

Categories: Diverse, f4 - desktop

Pe factureaza.ro poți importa direct din calculatorul tău o listă cu clienții firmei (valabil și pentru import listă produse sau servicii) Urmează câțiva pași simpli:

1. Click pe meniul ‘Clienți’
2. Click pe butonul albastru ‘Importă’

3. Încarcă fișierul într-unul din formatele acceptate: Excel (xls, xlsx), CSV, XML, JSON


4. Click pe ‘Încarcă fișierul’ ca să imporți lista ta de clienți în contul firmei de pe factureaza.ro

Categories: Diverse, f4 - desktop

Datele privind expediția pot fi adăugate pe factură activând căsuța ‘Transport’ din partea de jos a formularului de editare a facturii.

 

Termenul de plată al unei facturi se modifică din pagina de editare a facturii (vezi imaginea de mai jos).

(Data scadenței = Data facturii + X zile)!
Se completează sau se modifică câmpul „Scadent în … X … zile”. Factura va deveni scadentă la X (numărul introdus) zile după data emiterii.

TVA-ul apare pe facturile emise de tine *doar dacă firma ta este plătitoare de TVA*.

Ca să marchezi firma ta ca fiind plătitoare de TVA, accesează ‘Firma mea’ din meniul din dreapta-sus, apoi modifică datele firmei tale, bifând ‘Plătitor TVA’.

(Pasul 1)

(Pasul 2-3)

*Atenție*: facturile deja salvate nu vor prelua aceste modificări. Detalii găsești dând click aici.

O factură poate fi anulată din pagina de vizualizare a detaliilor facturii, folosind meniul din stânga facturii (vezi imaginea de mai jos).

Alternativ la anulare, o factură poate fi stornată sau ștearsă:

* cum stornez o factură
* cum șterg o factură

După anulare, factura poate fi recuperată dacă e necesar.

Poți tipări factura din pagina de vizualizare a detaliilor facturii astfel:

Sau poate fi descărcată în format PDF. Tipărirea se face apoi folosind orice software care poate deschide fișiere PDF (de exemplu, omniprezentul Adobe Reader).

Poți descărca factura în format PDF rapid:
* din raport facturi, selectând factura dorită

*sau din meniul din stânga al paginii de vizualizare a detaliilor facturii!

De ce e bun formatul PDF ?

Pentru că asigură faptul că factura va arăta la fel, indiferent de calculatorul și software-ul folosit pentru tipărire.

O serie de facturi poate fi ștearsă doar dacă nu are niciun document asociat. Înainte de a o șterge, trebuie deci să ștergi toate documentele salvate folosind respectiva serie.

Aici găsești detalii despre ștergerea unei facturi: cum sterg o factura.

Ștergerea seriei se face din meniul principal ‘Configurări’ – ‘Serii’. Doar seriile care pot fi șterse vor avea butonul de ștergere.

Diverse aplicații permit introducerea ștampilei și/sau semnăturii scanate pe facturi. Considerăm această funcție ca inutilă și ca atare factureaza.ro nu oferă această facilitate din următoarele motive:

– semnarea și ștampilarea facturilor nu mai sunt obligatorii conform codului fiscal în vigoare. (vezi Articolul 155 aliniat 6 din codul fiscal)
– introducerea unei imagini scanate pe document nu are nicio valoare juridică într-un eventual litigiu.

Considerăm că introducerea acestei funcții ar însemna încurajarea unei practici greșite și suspecte din puncte de vedere legal.

Dacă o anumită factură trebuie semnată / ștampilată, va trebui să o tipărești și să o trimiți astfel clientului.

Există două modalități de a șterge o factură:

     1. O factură poate fi ștearsă din Raport facturi (vezi imaginea de mai jos).

a.

b.

         2. O factură poate fi ștearsă din pagina de vizualizare a detaliilor facturii, opțiunea regăsindu-se în stânga facturii (vezi imaginea de mai jos)

La ce trebuie să fiu atent ?

Ștergerea unei facturi este *irevocabilă*. Datele se pierd și nu vor putea fi recuperate.

Ștergerea ar trebui folosită doar în caz excepțional; *anularea sau stornarea facturilor sunt recomandate* în locul ștergerii, mai ales dacă factura a fost deja trimisă clientului sau la contabilitate.

Ștergerea unei facturi va lăsa un gol în seria de facturi din care face parte. De exemplu, dacă ai facturile 100, 101 și 102 și ștergi factura 101, numărul 101 nu va mai fi alocat automat. Va trebui să setezi manual numărul când emiți următoarea factură pentru a păstra secvența seriei de facturi.

Dacă ștergi ultima factură dintr-o serie, numărul ei va fi alocat automat la următoarea factură.

Aici găsești informații despre ștergerea seriilor de facturi: cum sterg o serie de facturi.

Doar facturile emise de abonamente cu calculul penalizărilor vor conţine în mod automat penalizările.

La emiterea unei facturi dintr-un abonament cu calculul penalizărilor, următoarele facturi vor genera penalizări:

– toate facturile deschise
– toate facturile închise pentru care s-a înregistrat o plată sau o chitanţă în intervalul pentru care se emite factura

Celelalte facturi închise *nu* vor genera penalizări.

Motivarea pentru 2. este dată de următorul exemplu:

* presupunem existenţa abonamentului A
* abonamentul A a generat factura F1 în data de 1 ianuarie, scadentă în 15 ianuarie
* factura F1 a fost plătită integral şi închisă în 25 ianuarie
* abonamentul A va genera factura F2 în data de 1 februarie şi va include penalizări pentru factura F1 şi anume cele 10 zile de întârziere pentru intervalul 15-25 ianuarie

Poți oricând să renunţi la contul tău la Factureaza.ro.

Pentru aceasta trebuie să urmezi pașii din imaginile următoare:

(Pasul 1)

(Pasul2)

(Pasul 3)

Apăsând butonul ‘Închide contul’ şi confirmând acţiunea, contul tău va fi dezactivat. Nu vei mai primi nici un fel de mesaje sau notificări.

Există copii multiple de siguranță a datelor tale. Și anume:

– Copii de siguranță (backup) ale tuturor informațiilor pe două sisteme hardware diferite, localizate în centre de date diferite. Aceste copii se actualizează periodic.
– Copii de siguranță (backup) ale documentelor pe email-ul tău: poţi primi săptămânal sau lunar arhive zip cu toate documentele create sau modificate de tine în ultimul interval de timp pe contul tău la factureaza.ro

*Cum setezi backup pe e-mail*

– Click pe meniul ‘Configurări’ din dreapta sus, și apoi click pe ‘Backup’.


– În pagina nou deschisă completează adresa de e-mail la care dorești să primești arhiva zip și apoi selectează intervalul la care dorești să primești documentele (săptămânal sau lunar).
– Nu uita să salvezi.

Siguranţa şi confidenţialitatea datelor tale sunt o prioritate maximă pentru noi. Informații detaliate despre securitatea datelor găsești aici.

Dacă oferi servicii care presupun emiterea periodică de facturi, atunci cel mai simplu este să folosești sistemul de abonamente care îți permite:

– să definești abonamente (vezi cum mai jos)
să adaugi abonați
să emiți / trimiți (pe email) automat facturi către toți abonații tăi

Ca să adaugi un abonament nou, urmează pașii:

1. Click pe ‘+Adaugă’ și selectează „Abonament’.

2. Să luăm ca exemplu crearea unui abonament pentru servicii de hosting (găzduire site-uri web):
– am ales tipul de abonament standard, deoarece vreau ca prețul să fie același pentru fiecare abonat
(Alege tipul de abonament cu prețul editabil, dacă vrei să poți configura prețul primei linii a facturii pentru fiecare abonat în parte)
– am dat abonamentului un nume relevant, și anume ‘Servicii hosting 3 luni’
– am ales ca plata să se facă anticipat, odată la 3 luni (deci clientul va primi o factură odată la trei luni, și va plăti servicii de hosting anticipate pe următoarele 3 luni)
– am ales ca facturile să se emită în ziua de 15 a fiecărei luni de facturare
– am ales prefixul seriei de facturi din care acest abonament va emite facturi
– am compus textul e-mail-ului care va fi trimis către client împreună cu factura
– am definit adresa de e-mail unde doresc să primesc o copie a e-mailului care va fi trimis către client

Cum folosesc setările avansate

1. Bifează ‘penalizări’, respectiv ‘soldul anterior’, dacă vrei ca facturile abonamentului să includă penalizări pentru neplată și soldul facturii anterioare

2. Creează variabile care să apară pe factură

Variabilele sunt folositoare dacă vrei ca pe fiecare factură să apară o serie de informații specifice abonatului. Spre exemplu, vrei ca fiecare factură să conțină numărul contractului, data contractului (aceste variabile pot apărea pe factură la ‘Denumire’, sau la ‘Descriere’).

Urmează pașii ca să creezi o variabilă:
– la denumire trece demarcatorul (numele variabilei), care apoi va fi înlocuit cu informațiile pe care tu le definești atunci când creezi un abonat nou
– la descriere, explică în câteva cuvinte ce înseamnă această variabilă.
– dacă bifezi ‘obligatoriu’, nu vei putea adăuga un abonat nou fără să dai o valoare variabilei respective.
– click pe ‘+Adaugă’, ca să creezi și alte variabile.

*Pentru informații suplimentare despre penalizări și soldul anterior, dați click pe butonul ‘i’

– Click pe ‘Creează abonament’ ca să definești modelul de factură pentru abonamentul respectiv.

O factură poate fi trimisă foarte ușor clientului prin e-mail. Poți face acest lucru în mai multe feluri:

  1. din raport facturi
  2. din pagina de vizualizare a detaliilor unei facturi
  3. descărcând factura în format PDF și trimițând-o folosind clientul tău preferat de e-mail (outlook, thunderbird, etc)

De asemenea, facturile scadente pot fi trimise automat pe e-mail. Mai multe detalii despre această funcție găsești aici: cum-se-trimit-facturile-scadente-pe-email.

1. Trimiterea facturii din raport facturi

Din orice listă de facturi poți trimite rapid o factură pe e-mail. În raport facturi, pe aceeași linie cu numărul facturii, la finalul acesteia, gasiti opțiunea de a trimite factura respectivă pe e-mail. Dacă factura e deja scadentă se va folosi mesajul de amintire a scadenței.

 

Sau poți selecta factura dorită, după care dai click pe butonul ‘Trimite’, care va apărea deasupra listei de facturi ulterior selecției:

2. Trimiterea facturii din pagina de detalii

În meniul din stânga accesezi funcțiile de trimitere pe e-mail. În funcție de starea facturii, ai la dispoziție:

  • un mesaj de reamintire a scadenței — dacă factura a depășit data scadenței
  • un mesaj de confirmare a încasării — dacă factura a fost achitată
  • mesaj simplu de trimitere a facturii

În toate cazurile, factura va fi atașată la e-mail în format PDF.

3. Descărcarea (salvarea) facturilor

Dacă vrei să folosești clientul tău de e-mail (de ex. Microsoft Outlook, Apple Mail etc) pentru trimiterea unei facturi, o poți descărca în format PDF pe calculatorul tău din pagina de detalii a unei facturi.

*Trimiterea unui set de facturi pe e-mail*

Pentru a trimite mai multe facturi deodată, poți selecta toate facturile bifând ‘Data facturii’, sau pe rând, după care le poți descărca, folosind apoi clientul tău de e-mail, sau le poți trimite direct din aplicație, după cum arată imaginea de mai jos:


Folosește filtrul de facturi pentru a selecta facturile dorite (de ex. pe o anumită perioadă, sau pentru un anumit client), după care generezi raportul și le poți descărca în formatele din imagine.

Poți configura mesajele care se folosesc la trimiterea pe e-mail a facturii. Află mai multe aici: cum-definesc-mesajele-la-trimiterea-pe-email.

După ce ai adăugat un abonament nou ca să poți emite facturi recurente, trebuie mai întâi să definești un model de factură pentru abonamentul respectiv. Să luăm un exemplu pentru un abonament de servicii hosting (găzduire site-uri):

– La ‘Denumirea produselor’ am scris numele abonamentului și variabila DOMENIU_GAZDUIT (ambele definite la pasul anterior, când am creat abonamentul.
– La unitatea de măsură am trecut ‘lună’.
– La cantitate am trecut 3 luni (adică același număr de luni pe care l-am specificat atunci când am creat abonamentul.)
– Fiind vorba de un abonament cu preț standard, la ‘preț unitar’ am pus 30 de lei.
(Dacă alegi un abonament cu preț variabil, valoarea prețului primei linii din modelul de factură va fi ignorată și va fi suprascrisă cu valoarea variabilei PRET_1)
– Mai poți adăuga reduceri, datele privind expediția etc., ca pentru orice altă factură (află aici mai multe despre cum adaugi o factură).
– La ‘Mențiuni’ am folosit variabila CONTRACT, astfel încât pentru fiecare abonat se va trece numărul de contract corespunzător pe factură.
– Salvează modelul de factură.



Acum poți trece la pasul următor și anume cum adaugi abonați.

SSL este un protocol criptografic care permite transferul în siguranță al datelor pe Internet. Mai multe detalii aici.

HTTPS este un protocol de comunicație securizată care folosește pentru transferul datelor un flux SSL. O conexiune HTTPS este folosită de obicei pentru efectuarea de plăți online, Internet banking și alte transferuri de date sensibile. Mai multe detalii aici.

Factureaza.ro folosește conexiuni HTTPS astfel încât datele tale să fie transmise în condiții de maximă siguranță.

Mai multe despre siguranța datelor aici.

Poți adăuga chitanțe în două feluri:

1. Din meniul principal
– click pe ‘+Adaugă’, apoi selectează ‘Chitanță’

2. Plecând de la factura pentru care vrei să faci o chitanță
– din lista de facturi, click pe ‘+’ care se află pe aceeași linie cu numărul celei care te interesează

3. Direct din detaliile facturii, click pe ‘Adaugă o chitanță’

Prin ambele variante ajungi la o pagină unde poți crea chitanța.

Dacă emiți chitanța pe toată suma de pe factură, nu uita să închizi factura ca plătită.

*Alte informații importante:*
– când ai o listă lungă de facturi sau dacă trebuie să emiți o chitanță pentru o factură mai veche, poate fi mai greu să găsești factura respectivă direct din listarea cronologică: te sfătuim așadar să folosești opțiunile de căutare.
– numărul chitanței se va completa automat după ce definești o serie (află aici cum definești o serie pentru documente).
– află aici cum schimbi design-ul / șablonul chitanței (spre exemplu, poți alege ca factura și chitanța să se afle pe aceeași pagină).

1. Creează un aviz
– Click pe ‘+Adaugă’ și selectează ‘Aviz’

– Completează datele avizului cu detaliile relevante

– Salvează avizul ca ciornă mai întâi și, după ce te asiguri că toate informațiile sunt corecte, salvează-l ca emis.

2. După ce ai salvat avizul, click pe ‘Generează factură’ din caseta de opțiuni aflată în stânga avizului

3. Urmează pașii obișnuiți pentru crearea unei facturi.

*Alte informații importante:*
– datele firmei tale se completează automat (află aici cum introduci datele firmei).
– află aici cum introduci un client nou sau cum imporți o listă cu clienți din calculatorul tău.
– numărul avizului se va completa automat după ce definești o serie (află aici cum definești o serie pentru documente)
– poți descrie produsul sau serviciul de mână sau poți adăuga un produs sau serviciu din lista de produse de pe factureaza.ro (află aici cum introduci un produs / serviciu nou sau cum imporți o listă cu produse / servicii din calculatorul tău.)
– dacă la descrierea produsului selectezi unul din lista de produse, atunci unitatea de măsură și prețul se vor completa automat
– află aici cum introduci o reducere
– la mențiuni, poți trece, spre exemplu, ‘conform contract nr. X din ZZ.LL.AN’
– află aici cum stabilești valori implicite, ca să automatizezi și mai mult procesul de emitere a unui document (adică informații ca data scadentă, cursul de schimb, emițătorul etc. să se genereze automat ori de câte ori emiți un document).
– află aici cum schimbi design-ul / șablonul avizului.

Dacă faci o factură către un client din România, atunci:

– click pe ‘+Adaugă’, după care selectezi ‘Factură’
– alege moneda și cursul de schimb
– alege limba în care dorești să faci factura
– poți, de asemenea, alege dacă pe factură prețul să apară doar în Euro și Ron sau doar în Ron
– urmează pașii obișnuiți pentru crearea unei facturi.

*Cursul de schimb poate fi setat manual, sau automat, apăsând butonul albastru din dreptul căsuței, preluându-se cursul de schimb BNR din ziua respectivă.

*Veți putea vizualiza factura în limba selectată imediat după ce o veți salva, în format PDF.

 

Dacă vrei ca logo-ul/sigla firmei tale să apară pe facturile şi celelalte documente generate, urmează pașii din imaginile următoare:

Pentru o calitate bună a afişării, imaginea ar trebui să aibă o lăţime de aproximativ 400 pixeli. Formatele acceptate sunt JPG, GIF şi PNG.

În cazul în care folosiţi şablonul ‘factură + chitanţă pe un A4’ şi doriţi ca dimensiunea logo-ului din factură să fie egală cu dimensiunea logo-ului din chitanţă va trebuie să folosiţi un logo cu lăţimea mai mare decât înălţimea – de exemplu 400×180 pixeli.

Notă: Toate documentele emise până în momentul adăugării sau schimbării siglei vor rămâne neschimbate. Pentru a le regenera cu noul logo/noua siglă va trebui să le modifici, bifând căsuţa, precum în imaginea de mai jos:

 

Prima pagină care se deschide după ce te loghezi este ‘Acasă’. Aici vezi o listă cu cele mai recente documente, împărțite pe categorii. Folosește-te de tab-uri ca să te plimbi între facturi, proforme, chitanțe și avize.

De asemenea, puteți vedea situația pe ultimele trei luni în ceea ce privește suma facturată, încasată și restantă, precum și evoluție total facturat și încasări pe ultimele 6 luni, grupate pe săptămâni.

Uneori însă, aceste liste sunt mult prea lungi și ia prea mult timp să găsești ceva. În aceste condiții, te sfătuim să folosești opțiunile de căutare.

Dacă intri pe meniul ‘Rapoarte’, apoi ‘Facturi’, poți vedea toate facturile pe care le-ai creat de când te-ai înscris pe factureaza.ro. Facturile pot avea 4 stări:
– ciornă (când încă lucrezi la ea și nu ești gata să o emiți)
– emisă (când ai verificat că totul e corect și ești gata s-o trimiți către client pe e- mail sau pe fax)
– închisă (după ce ai înregistrat plata sau ai stornat factura)
– anulată

În imaginea de mai jos poți vedea o astfel de listă cu facturi. În dreptul fiecăreia se află o icoană care definește starea:


Ca să deschizi o factură din lista de mai sus, dă click pe numărul ei. Acum poți să vezi detaliile, să o modifici, să o trimiți clientului, sau să o tipărești.

Dă click pe detalii ca să vizualizezi factura. Printre altele, de aici, poți să:
– afli dacă factura este scadentă
– să consulți un istoric al facturii (când a fost creată, modificată, emisă, și de către cine; când a fost trimisă către client)
– să îi schimbi starea: înregistrezi o plată (cu sau fără chitanță), anulezi, modifici, ștergi, sau adaugi o chitanță)

*Important:*
– nu te sfătuim să ștergi o factură dacă deja ai emis alta între timp (vei crea o discontinuitate în serie): poți să o anulezi sau să o stornezi (consultă contabilul mai întâi!)
– nu te sfătuim să modifici o factură după ce ai trimis-o clientului

După ce o factură a fost salvată, orice modificări facute datelor utilizate pe factură (datele clientului, ale firmei tale, conturi bancare, adrese, etc) *nu vor fi preluate automat pe factură*.
În acest fel se asigură integritatea unei facturi indiferent de ce se întâmplă ulterior.

Dacă dorești să modifici datele de pe o factură deja salvată, va trebui să intri pe formularul de editare a facturii (factura trebuie redeschisă dacă nu mai este ciornă), si pe formular vei avea de bifat o căsuță de preluare a modificărilor.

Dacă ați schimbat datele bancare și doriți sa adăugați contul nou în locul celui vechi pe o factura deja emisă, bifați căsuța din colțul din dreapta, jos.

Valorile implicite sunt niște parametri care, odată pre-definiți, îți permit să emiți documente mai repede și mai ușor, automatizând procesul. Astfel, în loc să completezi de mână o serie de câmpuri, ori de câte ori emiți un document, câmpurile respective se vor completa automat pentru tine. Urmează pașii:

1. Click pe ‘Configurări’, meniul ‘Valori implicite’ și completează cu informațiile relevante

– Completează apoi câmpurile pentru a stabili valorile implicite pentru facturare și valorile implicite pentru explicații / mențiuni

Nu uita sa salvezi informațiile!

Stornare manuală

Sub tabelul cu liniile facturii se pot introduce informațiile de stornare:

Câmpul ‘total stornat’ este foarte important, pentru că el specifică suma care va fi stornată de pe factura stornată. Această sumă se va scădea din restanța de pe factura stornată.

De exemplu:

– emitem factura F1 cu totalul de 100 RON
– emitem factura F2 cu totalul de -20 RON și ‘total stornat’ de 20 RON
– factura F1 va avea o restanță de 80 RON
– factura F2 va avea o restanță de 0

Stornare automată

O factură de storno poate fi generată foarte ușor pe baza unei facturi existente, în două feluri:

– poziție cu poziție
– cumulativ

Folosind oricare din aceste funcții, se va genera o factură de storno cu toate datele completate.

*Atenție: dacă schimbi ceva de pe factura de stornare generată automat, va trebui sa actualizezi și câmpul ‘total stornat’ !*

În listele cu detaliile facturilor, ultima coloană conține informațiile de storno.

Da, o factură emisă poate fi schimbată dacă:
– nu ai trimis-o deja către client sau
– după ce ai trimis-o, clientul te roagă să schimbi factura (cu condiția ca aceasta să nu fie deja introdusă în contabilitate)

Dacă una dintre cele două condiții este încălcată, atunci mai bine:
anulezi factura sau
– o stornezi total ori parțial

*Important*: atenție dacă ștergi o factură, deoarece, poți întrerupe secvențialitatea numerotării și vei avea discontinuitate în facturi; ceea ce ți-ar putea crea probleme cu Administrația Financiară.

Înainte să emiți o factură sau orice alt document (și chiar și după, dacă nu ai trimis către client deja), poți să schimbi felul în care aceasta arată în pagină (adică design-ul sau șablonul).

Poate preferi ca factura să apară de trei ori pe un A4 sau să ai și chitanța pe aceeași pagină cu factura sau ai nevoie de un design care să îți permită să facturezi o listă lungă de servicii. Toate acestea și câteva în plus, se regăsesc în pagina în care creezi facturi, imediat sub câmpurile facturii.

Fiecare tip de document (factură, proformă, chitanță, aviz) are setul său de șabloane, și pentru fiecare alegi urmând aceiași pași.

Ca să vizualizezi documentul, trebuie să îl salvezi mai întâi (pentru început te sfătuim să îl salvezi ca ciornă).

Pentru automatizarea procesului, poți și să setezi un șablon default, care se va aplica automat pe fiecare document pe care îl emiți.

Pe contul tău din factureaza.ro poți avea mai mulți utilizatori, fiecare cu drepturile și limitările sale. Și anume:
– administratori (cu drepturi depline)
– utilizatori restricționați (cărora li se poate restricționa accesul la un anumit tip de documente)
– pontatori (care, după cum spune și numele, pot doar introduce orele lucrate pe un anumit proiect)

Oricare dintre utilizatorii de mai sus poate introduce ore lucrate în sistemul de pontaj din contul firmei tale pe factureaza.ro. Astfel că, dacă la un anumit proiect lucrează mai multe persoane, tu poți la final genera automat o singură factură care să îi cuprindă pe toți.

Cum adaug un pontator pe un proiect?

1. Mai întâi ,trebuie să-l adaugi pe pontatorul respectiv în lista de utilizatori:
– Din meniu ‘Firma mea’, click pe ‘Utilizatori și drepturi’


– Click pe butonul ‘+Adaugă un utilizator’

– Completează datele utilizatorului în câmpurile relevante și selectează opțiunea ‘Acces Pontaj (poate introduce doar timpii lucrați)’

– Persoana căreia tocmai i-ai creat un cont de pontator va primi pe e-mail datele de log in pentru factureaza.ro.
– Va putea așadar intra în aplicație, fără a avea acces însa la niciun altfel de informații, decât cele legat de proiectul pe care are dreptul să ponteze. Tu ești cel care trebuie să îi acorzi acest drept, după cum se explică mai jos.

2. După ce ai completat pasul 1, poți să adaugi un pontator pe un proiect:
– Din meniu ‘Altele’, selectează ‘Pontaj’ și apoi dă click pe ‘Proiecte’.
– Din lista de proiecte, selectează-l pe cel care te interesează și dă click pe icoana ‘Editează’.

– Dacă nu ai definit încă niciun proiect, atunci află aici cum creezi un proiect nou
– Fie că editezi un proiect mai vechi sau creezi unul nou, click pe utilizatorul pontator căruia vrei să îi dai dreptul de a ponta ore pe proiectul respectiv.

Nu uita să salvezi informațiile!

Categories: f4 - desktop, Pontaj

Dacă dorești să îi oferi clientului tău o reducere, poți face asta direct din aplicație. Pe de o parte, nu mai e nevoie să calculezi de mână reducerea; pe de altă parte, poți evidenția mai bine un discount promoțional direct pe factură.

Tot ce trebuie să faci este să bifezi căsuța ‘Reduceri’, imediat sub câmpurile facturii:
– apoi descrii pe scurt reducerea (discount de loialitate, spre exemplu)
– și treci procentul care se reduce din suma totală a facturii


Asta-i tot, nu uita să salvezi. Reducerea va apărea cu minus pe factură:

Nu poți emite niciun fel de document (factură, proformă, chitanță, aviz) fără ca înainte să îi definești o serie. Află aici ce este o serie de document fiscal. Ca să definești o serie de factură, urmează pașii (valabil și pentru chitanțe, proforme și avize).

1. Din meniul principal dai click pe ‘Configurări’, click pe sub-meniul ‘Serii’, precum în imaginile următoare:

 

2. Click pe butonul ‘+Adaugă serie nouă facturi’.

3. Alege tipul de document pentru care vrei o serie nouă (facturi, proforme, chitanțe sau avize) și apoi completează câmpurile, precum în imaginea de mai jos. Pentru a salva seria, dă click pe ‘Adaugă serie pentru facturi’.

4. Poți adăuga o serie și direct din pagina de editare a unui document. 

5. Gata, acum poți să emiți un document, cu seria nou definită sau alegând dintr-o listă de serii, dacă ai definit mai multe, așa cum am explicat mai sus.

Această opțiune îți permite să introduci orele lucrate de tine și / sau de angajații tăi pe un anumit proiect. Poți apoi emite automat facturi sau proforme către clienții tăi pe baza orelor lucrate. Urmează pașii:

– Click pe ‘+Adaugă’, unde selectezi ‘Pontaj’

– sau dai click pe butonul ‘+Pontează’ după ce deja ai intrat în ‘Pontaj’ din meniul principal

– Completează câmpurile cu orele lucrate și descrierea lor.


– Click pe butonul ‘Adaugă pontaj’ ca să salvezi informațiile.
– Acum ai toate informațiile ca să poți emite o factură din pontaj.

*Important*: ca să poți introduce ore lucrate în sistemul de pontaj, trebuie mai întâi să definești un proiect.

Categories: f4 - desktop, Pontaj

Pontare înseamnă înregistrarea orelor lucrate de către o persoană, într-un anumit interval de timp, în vederea calculării unei plăți. Pe factureaza.ro, această opțiune există ca să poți emite facturi sau proforme către clienții tăi pe baza orelor lucrate de tine și / sau de angajații tăi pe un anumit proiect.

Este o opțiune utilă atunci când activitatea pe care o prestezi este de tipul care în general se bugetează cu ora (de exemplu: consiliere – legală, juridică, financiară, de management; dar și alte tipuri de servicii: programare, design web, design grafic etc.)


Mai multe informații despre cum pontezi aici.

Categories: f4 - desktop, Pontaj

Când și cum primesc factura?

Facturile pentru abonamentele factureaza.ro se emit în data de 15, anterior perioadei de facturare. De exemplu, dacă abonamentul tău începe în ianuarie, factura ți se va emite în 15 decembrie. Dacă depășești numărul de documente incluse în abonament, le vom factura la sfârșitul lunii – dar numai după ce s-au adunat cel puțin 20 RON de facturat.

Facturile se trimit *exclusiv pe e-mail*. Semnarea și ștampilarea nu mai sunt obligatorii, astfel încât nu trimitem facturile prin poștă – este suficient să tipărești factura primită pe e-mail și o poți introduce în contabilitate.

Cum pot achita factura?

*Abonamentul se poate achita prin transfer bancar în contul specificat pe factură.

Ce se întâmplă dacă plătesc cu întârziere?

Vezi toate detaliile aici.

Abonamentul gratuit nu permite emiterea a mai mult de 5 documente pe lună. Abonamentele plătite permit, în schimb, depășirea numărului de documente incluse. Prețul pentru fiecare document care depășește numărul de documente incluse este de 1 RON.

Dacă depășești numărul de documente, vei fi notificat imediat în colțul din dreapta-sus asupra costurilor adiționale:

Poți consulta oricând situația contului tău pe luna curentă accesând ‘Contul meu’ -> ‘Abonamentul factureaza.ro’

 

 

Legea spune că toate persoanele fizice sau juridice care desfășoară activități producătoare de venituri au obligaţia să asigure un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile utilizate. Adică, la începutul fiecărui an financiar (care în România coincide cu începutul anului calendaristic), trebuie să definești o serie pentru facturile, proformele și chitanțele pe care le vei emite în anul respectiv către clienții tăi.

Poți trece oricând la unul dintre abonamentele plătite. Procedura e foarte simplă și durează doar două minute, totul făcându-se online.

Pentru aceasta, trebuie să urmezi următorii pași:

  • Alege din meniul principal ‘Firma mea’, apoi  ‘Contractul de adeziune’
  •  Alege tipul abonamentului și intervalul de plată
  • Confirmă acceptarea contractului după ce l-ai revizuit

Vei primi pe e-mail o copie a contractului. Acesta intră în vigoare imediat, deci vei avea acces instantaneu la facilitățile oferite de abonamentul ales.
Factura se va emite automat în data de 15 a lunii.

Aici găsești lista de prețuri.

factureaza.ro este un serviciu pe bază de abonament. Plăteşti doar cât timp foloseşti serviciul. Factura se emite fie lunar, fie poţi alege să plăteşti în avans cu următoarele reduceri: pe 12 luni primeşti o reducere de 10%, pe 6 luni 7.5%, iar pe 3 luni 5%. Din cauza comisioanelor bancare abonamentul Basic nu se poate achita lunar.

Pot schimba tipul de abonament?

Desigur. Aici găsești detaliile: Cum schimb abonamentul.

Poți trece oricând de la un tip de abonament la altul. De asemenea, poţi oricând schimba intervalul de plată al abonamentului. Procedura e foarte simplă și durează doar două minute, totul făcându-se online.

Pentru aceasta, trebuie să urmezi următorii pași:

Alege din meniul principal „Firma mea”, apoi selectează „Abonamentul factureaza.ro”
(Pasul 1)


Alege noul tip de abonament şi noul interval de plată.
(Pasul-2)

 (Pasul 3)

Se va genera un act adiţional la contractul de adeziune care reflectă schimbările tipului de cont şi a intervalului de plată. Confirmă acceptarea actului adiţional după ce l-ai revizuit.

(Pasul-4)

Vei primi pe e-mail o copie a actului adiţional care se generează în urma schimbării tipului de cont şi a intervalului de plată. Acesta intră în vigoare imediat, deci vei avea acces instantaneu la facilitățile oferite de noul tip de abonamentul ales.

Da, poți depăși numărul de utilizatori incluși în abonament. Caz în care ai două opțiuni:
– plătești 6 lei în plus pe lună pentru fiecare utilizator adițional sau
– treci la un abonament mai mare, care îți permite mai mulți utilizatori

Află aici ce trebuie să faci ca să îți schimbi tipul de abonament.

Folosind API-ul, poți integra aplicația ta, sistemul tău informatic, magazinul tău online cu managementul facturilor oferit de factureaza.ro.

Informații despre API găsiți aici : https://factureaza.ro/documentatie/api

Atâta timp cât sistemul de permisii este inactiv, poți avea doar utilizatori administratori (cu drepturi depline și acces la toate documentele) sau utilizatori pontatori (care pot doar ponta ore de lucru pe proiecte). Află mai multe despre tipurile de utilizatori și despre cum creezi utilizatori noi aici.

Cum creezi utilizatori restricționați.

1. Activează sistemul de permisii
– Din meniu selectezi ‘Firma mea’, click pe ‘Utilizatori și drepturi’


– Click pe butonul verde ‘Activează’


– Gata, acum sistemul de permisii este activ și poți restricționa accesul utilizatorilor existenți sau poți crea utilizatori noi care de la bun început au accesul restricționat.

2. Creează un utilizator restricționat
– Din lista de utilizatori, click pe icoana de modificat datele din dreptul utilizatorului care te interesează.

– Debifează căsuța ‘Administrator’ din fereastra nou deschisă care conține datele utilizatorului.
– Nu uita să salvezi.

– Dacă vrei să restricționezi drepturile unui utilizator nou, atunci, când îi creezi contul, tot ce trebuie să faci este să nu bifezi căsuța ‘Administrator’.

Află aici cum creezi utilizatori noi.
Nu uita să salvezi.
*Important:*
– Drepturile asupra unui document nu pot fi niciodată limitate unui administrator sau emitentului documentului respectiv.
– Utilizatorii cu conturi gratuite sau Basic nu au acces la sistemul de permisii.

1. Click pe  ‘Firma mea’ din partea dreaptă sus.


2. Click pe ‘Puncte de lucru’.

3. În pagina nou deschisă, click pe butonul ‘+Adaugă un punct de lucru’.

4. În pagina nou deschisă, completeză datele referitoare la punctul de lucru și nu uita să salvezi informația.

Poți să adaugi mai multe puncte de lucru.

5. Dacă dorești ca punctul de lucru să apară pe factură (fie că ai unul singur, fie că trebuie să alegi dintre mai multe), atunci când faci factura, nu uita să selectezi explicit punctul de lucru:

Atenție însă: pe facturile deja generate, datele nu vor fi actualizate. Pentru a le actualiza, urmează pașii de aici.

Poți schimba oricând datele firmei tale. Fă click pe numele firmei tale din colțul stânga sus, sau selectează ‘Firma mea’ din meniul dreapta sus.
De aici poți schimba toate datele firmei tale care apar pe facturi.

*Atenție* însă: pe facturile deja generate, datele nu vor fi actualizate. Pentru a le actualiza, urmează pașii de aici.

Poți adăuga oricâte conturi bancare pe factură. Pentru aceasta urmează pașii din următoarele imagini:

Toate conturile pe care le introduci vor apărea pe facturi.

*Atenție!* Pe facturile emise deja, aceste modificări nu se vor prelua automat. Dacă vrei să apară și conturile nou adăugate pe facturile emise deja, trebuie să intri din nou pe documentele respective și să selectezi conturile din colțul din dreapta, jos, precum în imaginea de mai jos:

Odată ce ai completat deja datele despre firma ta, despre clienții cu care lucrezi și produsele și serviciile pe care le vinzi, este foarte simplu să adaugi o factură nouă.

Urmează pașii:

1. Click pe ‘Adaugă’ și selectează documentul de care ai nevoie (în cazul nostru o factură).

2. Completează datele facturii cu detaliile relevante.
– nu uita să selectezi moneda și data scadentă (asta dacă nu cumva ai setat deja valorile implicite și aceste date se vor completa automat)

3. Salvează factura ca ciornă mai întâi și, după ce te asiguri că toate informațiile sunt corecte, salveaz-o ca emisă.

*Alte informații importante:*
– datele firmei tale se completează automat (află aici cum introduci datele firmei)
– află aici cum introduci un client nou sau cum imporți o listă cu clienți din calculatorul tău
– numărul facturii se va completa automat după ce definești o serie (află aici cum definești o serie pentru facturi)
– poți descrie produsul sau serviciul de mână sau poți adăuga un produs sau serviciu din lista de produse de pe factureaza.ro (află aici cum introduci un produs / serviciu nou sau cum imporți o listă cu produse / servicii din calculatorul tău)
– dacă la descrierea produsului selectezi unul din lista de produse, atunci unitatea de măsură și prețul se vor completa automat
– află aici cum introduci o reducere.
– la mențiuni poți trece, spre exemplu, ‘conform contract nr. X din ZZ.LL.AN’
– află aici cum stabilești valori implicite, ca să automatizezi și mai mult procesul de emitere a unui document (adică informații ca data scadentă, cursul de schimb, emițătorul etc. să se genereze automat ori de câte ori emiți un document; sau cum faci ca o factură scadentă să fie trimisă periodic pe mail clientului).
– află aici cum schimbi design-ul / șablonul facturii.

După ce ai verificat că toate informațiile sunt corecte, salvează factura ca emisă și trimite-o către client prin mail sau fax; sau o poți tipări.