Probabil ești familiarizat cu funcția de rulare manuală a abonamentelor create de tine, funcție care emite automat facturile către clienții incluși în acel abonament, dar printr-o confirmare prealabilă.

Aplicația oferă acum posibilitatea rulării automate, adică emiterea facturilor fără confirmare prealabilă.

Pentru aceasta, după ce dai click pe Adaugă’, apoi ‘Abonament’,

Completezi toate setările de facturare:

  • Perioada de facturare
  • Modul de facturare
  • Ziua în care dorești ca facturile să fie emise
  • Ora rulării (setezi ora la care dorești să fie emise facturile)
  • Prefixul seriei
  • Sufixul seriei (nu este obligatoriu)

Pentru rularea automată a facturilor (fără să mai confirmi tu emiterea facturilor), bifează căsuța încercuită în imaginea de mai jos.

După ce ai terminat de făcut toate setările, dă click pe butonul ‘Creează abonament’.

Indiferent de tipul de abonament plătit la noi, este bine să știi că poți trece oricând la abonamentul gratuit (free).

Pentru aceasta, urmează pașii din imaginile următoare:

PASUL 1

PASUL 2

 

  PASUL 3

Atenție! Odată cu trecerea la abonamentul gratuit, o serie de servicii de care beneficiai în cadrul abonamentului cu plată, vor fi retrase. Acestea sunt afișate într-o fereastră care se deschide imediat după ce alegi opțiunea ‘FREE’:

Pentru mai multe detalii despre ce este inclus în abonamentul gratuit, click aici.

După ce ai creat un abonament și ai definit un model de factură poți trece la pasul următor, adică să adaugi clienți abonați pe abonamentul respectiv.

Să continuăm exemplul început la pasul 1 și continuat la pasul 2 și anume abonamentul de hosting:

– Click pe ‘Altele’, apoi ‘Abonamente’, după care click pe numele abonamentului dorit, unde găsești butonul ‘+Abonat nou’ și dai click pe acesta;


– În pagina nou deschisă, selectez mai întâi clientul care va deveni abonat;
– Am completat data la care va începe abonamentul și data la care va lua sfârșit
(dacă e un contract care nu are termen de finalizare, nu completăm căsuțele ‘Până la’);
– Am lăsat ziua emiterii definită la pasul 1 Cum adaug un abonament (poți schimba ziua emiterii dacă e nevoie pentru un anumit client);
– Am specificat faptul că pentru acest client am facturat deja servicii de hosting până în ianuarie 2018, deci prima factură emisă pentru acest client va acoperi perioada februarie – aprilie 2018.
(în mod normal nu e nevoie să completezi câmpul ‘Facturat până la’ , acesta se va actualiza automat la fiecare rulare a abonamentului);
– La e-mail am trecut adresa la care clientul va primi facturile;


– Deoarece la pasul 1 Adaugă un abonament am definit două variabile, CONTRACT și DOMENIU_GAZDUIT, completez și câmpurile respective cu informațiile specifice (acestea vor apărea apoi pe factura emisă către client, în locul unde am trecut valorile pe modelul de factură creat la pasul 2 ;
– După ce salvez, clientul va fi adăugat în lista de abonați.

Acum pot rula abonamentul. La rulare, abonamentul va emite facturi către toți abonații asociați acestuia.

De acum, vei primi pe e-mail notificări ori de câte ori ai abonamente care trebuie rulate pentru a emite facturi abonaților. Factureaza.ro nu va emite automat facuturile, acest proces trebuie pornit de tine prin rularea abonamentului.

După ce ai definit unul sau mai multe tipuri de abonamente și apoi ai introdus clienți abonați pe abonamentele respective, poți rula abonamentele. La rularea unui abonament se vor emite automat facturi către clienții abonați. Urmează pașii:

– Din lista de abonamente, click pe icoana ‘Rulează abonamentul’ ;

– În pagina nou deschisă va apărea o listă de facturi către abonați, facturi care sunt programate să fie emise de abonament în momentul de față;
– Click pe ‘Rulează abonament’ ;

– Toate facturile selectate în pasul anterior vor fi emise și trimise pe e-mail abonaților.

Dacă oferi servicii care presupun emiterea periodică de facturi, atunci cel mai simplu este să folosești sistemul de abonamente care îți permite:

– să definești abonamente (vezi cum mai jos)
să adaugi abonați
să emiți / trimiți (pe email) automat facturi către toți abonații tăi

Ca să adaugi un abonament nou, urmează pașii:

1. Click pe ‘+Adaugă’ și selectează „Abonament’.

2. Să luăm ca exemplu crearea unui abonament pentru servicii de hosting (găzduire site-uri web):
– am ales tipul de abonament standard, deoarece vreau ca prețul să fie același pentru fiecare abonat
(Alege tipul de abonament cu prețul editabil, dacă vrei să poți configura prețul primei linii a facturii pentru fiecare abonat în parte)
– am dat abonamentului un nume relevant, și anume ‘Servicii hosting 3 luni’
– am ales ca plata să se facă anticipat, odată la 3 luni (deci clientul va primi o factură odată la trei luni, și va plăti servicii de hosting anticipate pe următoarele 3 luni)
– am ales ca facturile să se emită în ziua de 15 a fiecărei luni de facturare
– am ales prefixul seriei de facturi din care acest abonament va emite facturi
– am compus textul e-mail-ului care va fi trimis către client împreună cu factura
– am definit adresa de e-mail unde doresc să primesc o copie a e-mailului care va fi trimis către client

Cum folosesc setările avansate

1. Bifează ‘penalizări’, respectiv ‘soldul anterior’, dacă vrei ca facturile abonamentului să includă penalizări pentru neplată și soldul facturii anterioare

2. Creează variabile care să apară pe factură

Variabilele sunt folositoare dacă vrei ca pe fiecare factură să apară o serie de informații specifice abonatului. Spre exemplu, vrei ca fiecare factură să conțină numărul contractului, data contractului (aceste variabile pot apărea pe factură la ‘Denumire’, sau la ‘Descriere’).

Urmează pașii ca să creezi o variabilă:
– la denumire trece demarcatorul (numele variabilei), care apoi va fi înlocuit cu informațiile pe care tu le definești atunci când creezi un abonat nou
– la descriere, explică în câteva cuvinte ce înseamnă această variabilă.
– dacă bifezi ‘obligatoriu’, nu vei putea adăuga un abonat nou fără să dai o valoare variabilei respective.
– click pe ‘+Adaugă’, ca să creezi și alte variabile.

*Pentru informații suplimentare despre penalizări și soldul anterior, dați click pe butonul ‘i’

– Click pe ‘Creează abonament’ ca să definești modelul de factură pentru abonamentul respectiv.

După ce ai adăugat un abonament nou ca să poți emite facturi recurente, trebuie mai întâi să definești un model de factură pentru abonamentul respectiv. Să luăm un exemplu pentru un abonament de servicii hosting (găzduire site-uri):

– La ‘Denumirea produselor’ am scris numele abonamentului și variabila DOMENIU_GAZDUIT (ambele definite la pasul anterior, când am creat abonamentul.
– La unitatea de măsură am trecut ‘lună’.
– La cantitate am trecut 3 luni (adică același număr de luni pe care l-am specificat atunci când am creat abonamentul.)
– Fiind vorba de un abonament cu preț standard, la ‘preț unitar’ am pus 30 de lei.
(Dacă alegi un abonament cu preț variabil, valoarea prețului primei linii din modelul de factură va fi ignorată și va fi suprascrisă cu valoarea variabilei PRET_1)
– Mai poți adăuga reduceri, datele privind expediția etc., ca pentru orice altă factură (află aici mai multe despre cum adaugi o factură).
– La ‘Mențiuni’ am folosit variabila CONTRACT, astfel încât pentru fiecare abonat se va trece numărul de contract corespunzător pe factură.
– Salvează modelul de factură.



Acum poți trece la pasul următor și anume cum adaugi abonați.