Emitentul facturii poate fi adăugat pe factură folosind câmpul ‘Mențiuni’ din partea de jos a formularului de editare a facturii. În textul introdus se vor face automat unele înlocuiri. De exemplu, ‘NUME_UTILIZATOR’ va fi înlocuit cu numele emitentului.

Exemplu:

Celelalte câmpuri care vor fi automat înlocuite le găsești pe formularul de editare a facturii.

– Valori implicite pentru explicațiile facturii

Poți defini valori implicite pentru explicațiile facturii care vor fi preluate automat când adaugi o factură nouă. Pentru aceasta accesează punctul ‘Configurări’ -> ‘Valori implicite’

 

Când editezi factura, poți modifica apoi câmpul ‘Explicații’ dacă este nevoie.

Deşi în mod normal nu ar trebui să apară, se poate întâmpla ca într-o serie de facturi să rămână numere nealocate.

Dacă aveţi, de exemplu, seria *FACT-XXXX*, din care se emit facturile *FACT-0001*, *FACT-0002*, *FACT-0003* etc., s-ar putea să existe factura *FACT-0185* dar să lipsească factura *FACT-0184*.

Pentru a putea detecta automat toate aceste discontinuităţi (găuri) în serii există o funcţie de verificare exemplificată în graficul de mai jos.

În cazul în care creezi o factură care conține o poziție pentru care introduci valoarea totală (și nu prețul unitar al poziției), din cauza modului de calcul și al aplicării rotunjirilor pentru ‘Preţ unitar (Fără TVA)’, ‘Total TVA’ și ‘Total’, este posibil să apară o diferență de 0.01 RON (1 ban) între totalul poziției și valoarea totală a facturii.

Explicația pentru aceste situații este modalitatea de rotunjire a unor sume cu 4 zecimale (reprezentând totalul fără TVA calculat cu 4 zecimale) la valori cu 2 zecimale.
Rotunjirea pentru valori cu 4 zecimale cum ar fi 16.8786, 16.8756, 16.8751 spre o valoare cu 2 zecimale va fi evident 16.88, deoarece fiecare dintre acele 3 valori este mai apropiată de 16.88 decât de 16.87.
La fel rotunjirea pentru valori cu 4 zecimale cum ar fi 16.8726, 16.8746, 16.8749 spre o valoare cu 2 zecimale va fi evident 16.87, deoarece fiecare dintre acele 3 valori este mai apropiată de 16.87 decât de 16.88.
Însă în cazul unor valori precum 16.7750 ‘apropierea’ sau diferența către 16.78 este identică cu diferența către 16.88 – iar exact pentru aceste cazuri ai posibilitatea de a selecta modalitatea de rotunjire.

Pentru soluționarea situațiilor de acest gen, aplicația noastră oferă posibilitatea selectării modului de rotunjire pentru calculul valorii totalului fără TVA.

Aplicația are setată rotunjirea prin adăugare în sus – implicit, astfel,  deschizând secțiunea ‘Setări avansate’ poți opta și pentru opțiunea ‘Rotunjire prin lipsă (în jos)’.
Prin selectarea opțiunii ‘Rotunjire prin lipsă (în jos)’

obții rezultatul următor:

Pentru a descărca una sau mai multe facturi, accesează meniul ‘Rapoarte’, apoi ‘Facturi’.
Dacă dorești filtrarea, sortarea sau gruparea după criterii anume, click pe criteriile de căutare precum în imagine (de exemplu, în imagine ai selectat ca și criterii de căutare facturi emise și plătite):

După ce au fost alese criteriile de căutare, se dă click pe butonul ‘Generează raport’:

Acum se poate opta pentru formatul în care se dorește descărcarea facturilor din partea de sus a listei facturilor, după ce dai click pe butonul ‘Descarcă’:

Dacă dorești să emiți o factură cu TVA special (vezi aici cum adaugi o factură), trebuie să bifezi opțiunea ‘Regim special TVA | TVA la încasare’ și să selectezi din banda derulantă, una din variantele care ți se potrivește, ca în imaginea de mai jos:

 

Pentru a crea o factură și o chitanță pe aceeași foaie, urmezi aceiași pași ca atunci când vrei să faci o factură (află aici cum adaugi o factură).
Când creezi factura, sub câmpurile facturii, selectează, ‘Șablon & design’, ca în imagine:

După ce ai terminat de completat datele necesare pentru factură și chitanță, ele vor arăta aproximativ ca cele de mai jos:

Ca să exporți mai multe facturi în SAGA într-un singur pas trebuie să:

* mergi la meniul ‘Rapoarte’, apoi ‘Facturi’;
* folosind criteriile de căutare, generează raportul facturilor pe care vrei să le exporți (spre exemplu, toate facturile emise până în prezent);


* click pe link-ul ‘SAGA’, aflat deasupra listei de rezultate;

* se va genera o arhivă zip cu toate facturile respective;
* salvează și dezarhivează fișierul zip. Ține minte directorul unde l-ai dezarhivat;
* intră apoi în ‘SAGA’ și importă fișierele din directorul în care ai dezarhivat fișierul zip.

Detalii despre programele de contabilitate Saga: (external) www.sagasoft.ro

Integrări și aplicații conexe Saga pe (external) forumul sagasoft.ro

Ca să exporți o factură în SAGA trebuie să:

* identifici factura din ‘Rapoarte’ ‘Facturi’ și apoi click pe numărul facturii;

* în meniul vertical din stânga facturii, vei găsi funcția ‘Export SAGA’;
* dă click pe ‘Export SAGA’ și se va genera un fișier; salvează acest fișier. Ține minte directorul unde l-ai salvat.

* intră apoi în ‘SAGA’ și importă fișierul rezultat din directorul în care l-ai salvat.

Detalii despre programele de contabilitate Saga: (external) www.sagasoft.ro
Integrări și aplicații conexe Saga pe (external) forumul sagasoft.ro

Dacă ai definit mai multe conturi bancare la datele firmei tale, poți alege care dintre ele să apară pe factură (sau pe proformă, aviz, ori chitanță).

Atunci când generezi un document nou, vei observa că toate conturile bancare apar într-o casetă din meniul aflat sub factură în dreapta-jos. Dacă vrei ca vreunul dintre aceste conturi să nu apară pe documentul respectiv, este suficient să-l deselectezi.

PFA-urile sau firmele care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA vor folosi codul TVA din Registrul Operatorilor Intracomunitari (ROI) la emiterea de facturi intracomunitare. Detalii găsești aici.

Dacă te afli în această situație, atunci intră la Date Fiscale din meniul ‘Firma Mea’ și completează în felul următor:
– trece CIF-ul în căsuța aferentă (pe acesta îl vei folosi pe facturile interne);
– trece codul de TVA (RO urmat de număr) în căsuța corespunzătoare (pe acesta îl vei folosi pe facturile intracomunitare) ;
NU BIFA căsuța Plătitor de TVA.

Acum ai toate datele corecte ca să poți emite ușor atât facturi interne, cât și facturi intracomunitare.

Așadar, dacă emiți o factură în România, vei selecta CIF-ul (iar factura nu va conține coloana TVA).

Dacă emiți o factură în UE, vei selecta codul de TVA pentru operațiuni intracomunitare, iar în acest caz:
– factura va conține coloana TVA ;
– la TVA se trece 0;
– în casuța ‘Mențiuni’ trebuie să specifici motivul pentru care operațiunea e scutită de TVA (de ex „Scutite cf. art 143 lit b,c”, sau ce se aplică in cazul tău).

Pe factureaza.ro poți emite facturi în următoarele limbi străine: germană, engleză, italiană, spaniolă, franceză și maghiară.

Ca să emiți facturi în oricare dintre limbile străine de mai sus, urmează pașii:
– click pe ‘+Adaugă’, apoi ‘Factură’ ;
– selectează limba străină din căsuța din dreapta:

– completează factura cu celelalte date necesare;
– vei continua să lucrezi în limba română, dar la o vizualizare în PDF, factura va apărea în limba străină selectată.

Aceiași pași sunt valabili și pentru proforme, chitanțe și avize.

Alte link-uri utile:
 cum adaug o factură
cum fac o factură în valută
cum trimit o factură pe e-mail
cum tipăresc o factură din format PDF

Emiterea de facturi online este o procedură 100% conformă cu legea. Reprezintă de fapt o alternativă eficientă la emiterea de facturi folosind tipizate (pre-tipărite sau realizate în Ms Office).

Trebuie însă reținut că factura online nu este același lucru cu factura electronică și că prin factureaza.ro nu poți emite facturi electronice.

De fapt e mult mai simplu să emiți facturi online – totul în conformitate cu legea, prin factureaza.ro. Facturile online nu trebuie să conțină niciun fel de semnătură sau ștampilă și le poți emite și trimite clientului pe e-mail în 2 minute. Fără bătăi de cap și fără drumuri la Finanțe.

Procedura de emitere a facturilor electronice este complicată și presupune o serie de eforturi financiar administrative din partea emitentului. În general, doar companiile mari își permit să emită facturi electronice deoarece aceasta presupune îndeplinirea unor condiții stricte, impuse prin lege. Spre exemplu, emitentul trebuie să dispună de mijloacele tehnice și umane corespunzătoare pentru garantarea securității, fiabilității și continuității serviciilor de prelucrare a datelor în format electronic. Mai mult, emitentul de facturi electronice trebuie să se înregistreze în acest scop la Ministerul de Finanțe. De asemenea, acest tip de documente trebuie să fie semnate cu semnatură electronică și să poarte marca temporală.

Pentru mai multe informații despre factura electronică, Lege-inregistrarea-operatiunilor-comerciale-prin-mijloace-electronice.

Există două modalități prin care poți căuta documente, produse, clienți în contul tău.

1. ‘Căutare rapidă” :

Caută un document, un client, sau un produs, după:

– numele clientului, produsului;
– seria documentului (prefix, număr, sufix), cod produs;
– suma de pe factură

Însă dacă ai nevoie de un sistem complet de căutare prin toate documentele create vreodată, atunci:

2. Folosește ‘Generează raport’ :

– Întră în categoria de documente care te interesează (facturi, proforme, chitanțe, avize), selectezi criteriul care te interesează și generezi raportul. Imaginea de mai jos redă criteriile de căutare ale facturilor:

*Există și rapoartele speciale, care se pot genera, accesând din meniul orizontal, ‘Rapoarte’, apoi dai click pe ‘Rapoarte speciale’

Rapoartele speciale se referă la total facturat, total încasat, întârzierea medie la plată, întârzierea cumulata la plată. Poți descărca raportul în format Excel.

În pagina de detalii a fiecărui document vei găsi un istoric al tuturor modificărilor pe care utilizatorii înregistrați în contul firmei pe factureaza.ro le-au făcut asupra documentului respectiv.

Astfel, din pagina de vizualizare a facturii, colț dreapta-jos, poți vedea:

– când a fost creată factura și de către cine (dacă pe cont sunt înregistrați mai mulți utilizatori);
– când și de câte ori a fost modificată;
– când a fost emisă;
– poți da click pe numele clientului pentru a afla detalii despre acesta

1. Din meniul ‘Configurări’, click pe ‘Modele & Șabloane documente’ ;


2. Pentru fiecare tip de document (factură, proformă, chitanță, aviz), click pe șablonul potrivit

Află cum poți schimba de mână un șablon pe o anumită factură.

Legea spune că toate persoanele fizice sau juridice care desfășoară activități producătoare de venituri au obligaţia să asigure un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile utilizate. Adică, la începutul fiecărui an financiar (care în România coincide cu începutul anului calendaristic), trebuie să definești o serie pentru facturile, proformele, chitanțele și avizele pe care le vei emite în anul respectiv către clienții tăi.

Seriile conțin trei tipuri de denominații:

– Prefix (opțional): folositor pentru o mai bună organizare a facturilor, dacă emiți lunar facturi multe, pe servicii și produse diverse și /sau din puncte de lucru diverse. Spre exemplu, Prod sau Serv (dacă factura emisă este pe un produs, respectiv serviciu); sau BV ori SB (daca factura emisă este pe puctul de lucru din Brașov, respectiv Sibiu).

– Număr (obligatoriu): acesta poate începe cu orice cifră vrei tu (odată definit acest parametru, numerele documentelor se dau automat de sistem în ordine secvențială).

– Sufix (opțional): aici poți trece, spre exemplu, anul în care ai emis factura, ca să o poți găsi apoi mai ușor; sau, dacă ai și produse și servicii și puncte de lucru multiple, atunci poți trece la prefix produsul / serviciul și la sufix prescurtarea județului în care se află punctul de lucru.

– ‘Separator’ se referă la caracterul (semnul) pe care vrei să îl pui între prefix, număr și serie (spre exemplu, o linie scurtă, un punct, un dash etc.) .

Iata câteva exemple de serii de facturi complete, cu prefix, număr și sufix:

– HOST-100-SB (adică factura 100, emisă pe serviciul hostare web, de la punctul de lucru din Sibiu);
– SOFT-100-2012 (adică factura 100, emisă pe serviciul software, în anul 2012);
– BV-100-2012 (adică factura 100, emisă de la punctul de lucru din Brașov, în anul 2012).

Ce trebuie să reții este că:

– Definirea unui număr este obligatorie, în timp ce prefixul și sufixul sunt opționale, și le poți folosi ca să îți organizezi mai bine facturile pe categoria care te interesează cel mai mult, fie că e vorba de tipuri de servicii sau produse, de puncte de lucru, de ani sau de orice criteriu important pentru firma ta.
– Ca să poți emite o factură, o proformă, o chitanță sau un aviz către un client, trebuie mai întâi să definești câte o serie pentru fiecare.

Află aici cum definești serii pentru facturi, proforme, chitanțe și respectiv avize.

Datele privind expediția pot fi adăugate pe factură activând căsuța ‘Transport’ din partea de jos a formularului de editare a facturii.

 

Termenul de plată al unei facturi se modifică din pagina de editare a facturii (vezi imaginea de mai jos).

(Data scadenței = Data facturii + X zile)!
Se completează sau se modifică câmpul „Scadent în … X … zile”. Factura va deveni scadentă la X (numărul introdus) zile după data emiterii.

TVA-ul apare pe facturile emise de tine *doar dacă firma ta este plătitoare de TVA*.

Ca să marchezi firma ta ca fiind plătitoare de TVA, accesează ‘Firma mea’ din meniul din dreapta-sus, apoi modifică datele firmei tale, bifând ‘Plătitor TVA’.

(Pasul 1)

(Pasul 2-3)

*Atenție*: facturile deja salvate nu vor prelua aceste modificări. Detalii găsești dând click aici.

O factură poate fi anulată din pagina de vizualizare a detaliilor facturii, folosind meniul din stânga facturii (vezi imaginea de mai jos).

Alternativ la anulare, o factură poate fi stornată sau ștearsă:

* cum stornez o factură
* cum șterg o factură

După anulare, factura poate fi recuperată dacă e necesar.

Poți tipări factura din pagina de vizualizare a detaliilor facturii astfel:

Sau poate fi descărcată în format PDF. Tipărirea se face apoi folosind orice software care poate deschide fișiere PDF (de exemplu, omniprezentul Adobe Reader).

Poți descărca factura în format PDF rapid:
* din raport facturi, selectând factura dorită

*sau din meniul din stânga al paginii de vizualizare a detaliilor facturii!

De ce e bun formatul PDF ?

Pentru că asigură faptul că factura va arăta la fel, indiferent de calculatorul și software-ul folosit pentru tipărire.

O serie de facturi poate fi ștearsă doar dacă nu are niciun document asociat. Înainte de a o șterge, trebuie deci să ștergi toate documentele salvate folosind respectiva serie.

Aici găsești detalii despre ștergerea unei facturi: cum sterg o factura.

Ștergerea seriei se face din meniul principal ‘Configurări’ – ‘Serii’. Doar seriile care pot fi șterse vor avea butonul de ștergere.

Diverse aplicații permit introducerea ștampilei și/sau semnăturii scanate pe facturi. Considerăm această funcție ca inutilă și ca atare factureaza.ro nu oferă această facilitate din următoarele motive:

– semnarea și ștampilarea facturilor nu mai sunt obligatorii conform codului fiscal în vigoare. (vezi Articolul 155 aliniat 6 din codul fiscal)
– introducerea unei imagini scanate pe document nu are nicio valoare juridică într-un eventual litigiu.

Considerăm că introducerea acestei funcții ar însemna încurajarea unei practici greșite și suspecte din puncte de vedere legal.

Dacă o anumită factură trebuie semnată / ștampilată, va trebui să o tipărești și să o trimiți astfel clientului.

Există două modalități de a șterge o factură:

     1. O factură poate fi ștearsă din Raport facturi (vezi imaginea de mai jos).

a.

b.

         2. O factură poate fi ștearsă din pagina de vizualizare a detaliilor facturii, opțiunea regăsindu-se în stânga facturii (vezi imaginea de mai jos)

La ce trebuie să fiu atent ?

Ștergerea unei facturi este *irevocabilă*. Datele se pierd și nu vor putea fi recuperate.

Ștergerea ar trebui folosită doar în caz excepțional; *anularea sau stornarea facturilor sunt recomandate* în locul ștergerii, mai ales dacă factura a fost deja trimisă clientului sau la contabilitate.

Ștergerea unei facturi va lăsa un gol în seria de facturi din care face parte. De exemplu, dacă ai facturile 100, 101 și 102 și ștergi factura 101, numărul 101 nu va mai fi alocat automat. Va trebui să setezi manual numărul când emiți următoarea factură pentru a păstra secvența seriei de facturi.

Dacă ștergi ultima factură dintr-o serie, numărul ei va fi alocat automat la următoarea factură.

Aici găsești informații despre ștergerea seriilor de facturi: cum sterg o serie de facturi.

Poți adăuga chitanțe în două feluri:

1. Din meniul principal
– click pe ‘+Adaugă’, apoi selectează ‘Chitanță’

2. Plecând de la factura pentru care vrei să faci o chitanță
– din lista de facturi, click pe ‘+’ care se află pe aceeași linie cu numărul celei care te interesează

3. Direct din detaliile facturii, click pe ‘Adaugă o chitanță’

Prin ambele variante ajungi la o pagină unde poți crea chitanța.

Dacă emiți chitanța pe toată suma de pe factură, nu uita să închizi factura ca plătită.

*Alte informații importante:*
– când ai o listă lungă de facturi sau dacă trebuie să emiți o chitanță pentru o factură mai veche, poate fi mai greu să găsești factura respectivă direct din listarea cronologică: te sfătuim așadar să folosești opțiunile de căutare.
– numărul chitanței se va completa automat după ce definești o serie (află aici cum definești o serie pentru documente).
– află aici cum schimbi design-ul / șablonul chitanței (spre exemplu, poți alege ca factura și chitanța să se afle pe aceeași pagină).

1. Creează un aviz
– Click pe ‘+Adaugă’ și selectează ‘Aviz’

– Completează datele avizului cu detaliile relevante

– Salvează avizul ca ciornă mai întâi și, după ce te asiguri că toate informațiile sunt corecte, salvează-l ca emis.

2. După ce ai salvat avizul, click pe ‘Generează factură’ din caseta de opțiuni aflată în stânga avizului

3. Urmează pașii obișnuiți pentru crearea unei facturi.

*Alte informații importante:*
– datele firmei tale se completează automat (află aici cum introduci datele firmei).
– află aici cum introduci un client nou sau cum imporți o listă cu clienți din calculatorul tău.
– numărul avizului se va completa automat după ce definești o serie (află aici cum definești o serie pentru documente)
– poți descrie produsul sau serviciul de mână sau poți adăuga un produs sau serviciu din lista de produse de pe factureaza.ro (află aici cum introduci un produs / serviciu nou sau cum imporți o listă cu produse / servicii din calculatorul tău.)
– dacă la descrierea produsului selectezi unul din lista de produse, atunci unitatea de măsură și prețul se vor completa automat
– află aici cum introduci o reducere
– la mențiuni, poți trece, spre exemplu, ‘conform contract nr. X din ZZ.LL.AN’
– află aici cum stabilești valori implicite, ca să automatizezi și mai mult procesul de emitere a unui document (adică informații ca data scadentă, cursul de schimb, emițătorul etc. să se genereze automat ori de câte ori emiți un document).
– află aici cum schimbi design-ul / șablonul avizului.

Dacă faci o factură către un client din România, atunci:

– click pe ‘+Adaugă’, după care selectezi ‘Factură’
– alege moneda și cursul de schimb
– alege limba în care dorești să faci factura
– poți, de asemenea, alege dacă pe factură prețul să apară doar în Euro și Ron sau doar în Ron
– urmează pașii obișnuiți pentru crearea unei facturi.

*Cursul de schimb poate fi setat manual, sau automat, apăsând butonul albastru din dreptul căsuței, preluându-se cursul de schimb BNR din ziua respectivă.

*Veți putea vizualiza factura în limba selectată imediat după ce o veți salva, în format PDF.

 

Dacă vrei ca logo-ul/sigla firmei tale să apară pe facturile şi celelalte documente generate, urmează pașii din imaginile următoare:

Pentru o calitate bună a afişării, imaginea ar trebui să aibă o lăţime de aproximativ 400 pixeli. Formatele acceptate sunt JPG, GIF şi PNG.

În cazul în care folosiţi şablonul ‘factură + chitanţă pe un A4’ şi doriţi ca dimensiunea logo-ului din factură să fie egală cu dimensiunea logo-ului din chitanţă va trebuie să folosiţi un logo cu lăţimea mai mare decât înălţimea – de exemplu 400×180 pixeli.

Notă: Toate documentele emise până în momentul adăugării sau schimbării siglei vor rămâne neschimbate. Pentru a le regenera cu noul logo/noua siglă va trebui să le modifici, bifând căsuţa, precum în imaginea de mai jos:

 

Prima pagină care se deschide după ce te loghezi este ‘Acasă’. Aici vezi o listă cu cele mai recente documente, împărțite pe categorii. Folosește-te de tab-uri ca să te plimbi între facturi, proforme, chitanțe și avize.

De asemenea, puteți vedea situația pe ultimele trei luni în ceea ce privește suma facturată, încasată și restantă, precum și evoluție total facturat și încasări pe ultimele 6 luni, grupate pe săptămâni.

Uneori însă, aceste liste sunt mult prea lungi și ia prea mult timp să găsești ceva. În aceste condiții, te sfătuim să folosești opțiunile de căutare.

Dacă intri pe meniul ‘Rapoarte’, apoi ‘Facturi’, poți vedea toate facturile pe care le-ai creat de când te-ai înscris pe factureaza.ro. Facturile pot avea 4 stări:
– ciornă (când încă lucrezi la ea și nu ești gata să o emiți)
– emisă (când ai verificat că totul e corect și ești gata s-o trimiți către client pe e- mail sau pe fax)
– închisă (după ce ai înregistrat plata sau ai stornat factura)
– anulată

În imaginea de mai jos poți vedea o astfel de listă cu facturi. În dreptul fiecăreia se află o icoană care definește starea:


Ca să deschizi o factură din lista de mai sus, dă click pe numărul ei. Acum poți să vezi detaliile, să o modifici, să o trimiți clientului, sau să o tipărești.

Dă click pe detalii ca să vizualizezi factura. Printre altele, de aici, poți să:
– afli dacă factura este scadentă
– să consulți un istoric al facturii (când a fost creată, modificată, emisă, și de către cine; când a fost trimisă către client)
– să îi schimbi starea: înregistrezi o plată (cu sau fără chitanță), anulezi, modifici, ștergi, sau adaugi o chitanță)

*Important:*
– nu te sfătuim să ștergi o factură dacă deja ai emis alta între timp (vei crea o discontinuitate în serie): poți să o anulezi sau să o stornezi (consultă contabilul mai întâi!)
– nu te sfătuim să modifici o factură după ce ai trimis-o clientului

După ce o factură a fost salvată, orice modificări facute datelor utilizate pe factură (datele clientului, ale firmei tale, conturi bancare, adrese, etc) *nu vor fi preluate automat pe factură*.
În acest fel se asigură integritatea unei facturi indiferent de ce se întâmplă ulterior.

Dacă dorești să modifici datele de pe o factură deja salvată, va trebui să intri pe formularul de editare a facturii (factura trebuie redeschisă dacă nu mai este ciornă), si pe formular vei avea de bifat o căsuță de preluare a modificărilor.

Dacă ați schimbat datele bancare și doriți sa adăugați contul nou în locul celui vechi pe o factura deja emisă, bifați căsuța din colțul din dreapta, jos.

Valorile implicite sunt niște parametri care, odată pre-definiți, îți permit să emiți documente mai repede și mai ușor, automatizând procesul. Astfel, în loc să completezi de mână o serie de câmpuri, ori de câte ori emiți un document, câmpurile respective se vor completa automat pentru tine. Urmează pașii:

1. Click pe ‘Configurări’, meniul ‘Valori implicite’ și completează cu informațiile relevante

– Completează apoi câmpurile pentru a stabili valorile implicite pentru facturare și valorile implicite pentru explicații / mențiuni

Nu uita sa salvezi informațiile!

Stornare manuală

Sub tabelul cu liniile facturii se pot introduce informațiile de stornare:

Câmpul ‘total stornat’ este foarte important, pentru că el specifică suma care va fi stornată de pe factura stornată. Această sumă se va scădea din restanța de pe factura stornată.

De exemplu:

– emitem factura F1 cu totalul de 100 RON
– emitem factura F2 cu totalul de -20 RON și ‘total stornat’ de 20 RON
– factura F1 va avea o restanță de 80 RON
– factura F2 va avea o restanță de 0

Stornare automată

O factură de storno poate fi generată foarte ușor pe baza unei facturi existente, în două feluri:

– poziție cu poziție
– cumulativ

Folosind oricare din aceste funcții, se va genera o factură de storno cu toate datele completate.

*Atenție: dacă schimbi ceva de pe factura de stornare generată automat, va trebui sa actualizezi și câmpul ‘total stornat’ !*

În listele cu detaliile facturilor, ultima coloană conține informațiile de storno.

Da, o factură emisă poate fi schimbată dacă:
– nu ai trimis-o deja către client sau
– după ce ai trimis-o, clientul te roagă să schimbi factura (cu condiția ca aceasta să nu fie deja introdusă în contabilitate)

Dacă una dintre cele două condiții este încălcată, atunci mai bine:
anulezi factura sau
– o stornezi total ori parțial

*Important*: atenție dacă ștergi o factură, deoarece, poți întrerupe secvențialitatea numerotării și vei avea discontinuitate în facturi; ceea ce ți-ar putea crea probleme cu Administrația Financiară.

Înainte să emiți o factură sau orice alt document (și chiar și după, dacă nu ai trimis către client deja), poți să schimbi felul în care aceasta arată în pagină (adică design-ul sau șablonul).

Poate preferi ca factura să apară de trei ori pe un A4 sau să ai și chitanța pe aceeași pagină cu factura sau ai nevoie de un design care să îți permită să facturezi o listă lungă de servicii. Toate acestea și câteva în plus, se regăsesc în pagina în care creezi facturi, imediat sub câmpurile facturii.

Fiecare tip de document (factură, proformă, chitanță, aviz) are setul său de șabloane, și pentru fiecare alegi urmând aceiași pași.

Ca să vizualizezi documentul, trebuie să îl salvezi mai întâi (pentru început te sfătuim să îl salvezi ca ciornă).

Pentru automatizarea procesului, poți și să setezi un șablon default, care se va aplica automat pe fiecare document pe care îl emiți.

Dacă dorești să îi oferi clientului tău o reducere, poți face asta direct din aplicație. Pe de o parte, nu mai e nevoie să calculezi de mână reducerea; pe de altă parte, poți evidenția mai bine un discount promoțional direct pe factură.

Tot ce trebuie să faci este să bifezi căsuța ‘Reduceri’, imediat sub câmpurile facturii:
– apoi descrii pe scurt reducerea (discount de loialitate, spre exemplu)
– și treci procentul care se reduce din suma totală a facturii


Asta-i tot, nu uita să salvezi. Reducerea va apărea cu minus pe factură:

Nu poți emite niciun fel de document (factură, proformă, chitanță, aviz) fără ca înainte să îi definești o serie. Află aici ce este o serie de document fiscal. Ca să definești o serie de factură, urmează pașii (valabil și pentru chitanțe, proforme și avize).

1. Din meniul principal dai click pe ‘Configurări’, click pe sub-meniul ‘Serii’, precum în imaginile următoare:

 

2. Click pe butonul ‘+Adaugă serie nouă facturi’.

3. Alege tipul de document pentru care vrei o serie nouă (facturi, proforme, chitanțe sau avize) și apoi completează câmpurile, precum în imaginea de mai jos. Pentru a salva seria, dă click pe ‘Adaugă serie pentru facturi’.

4. Poți adăuga o serie și direct din pagina de editare a unui document. 

5. Gata, acum poți să emiți un document, cu seria nou definită sau alegând dintr-o listă de serii, dacă ai definit mai multe, așa cum am explicat mai sus.

Odată ce ai completat deja datele despre firma ta, despre clienții cu care lucrezi și produsele și serviciile pe care le vinzi, este foarte simplu să adaugi o factură nouă.

Urmează pașii:

1. Click pe ‘Adaugă’ și selectează documentul de care ai nevoie (în cazul nostru o factură).

2. Completează datele facturii cu detaliile relevante.
– nu uita să selectezi moneda și data scadentă (asta dacă nu cumva ai setat deja valorile implicite și aceste date se vor completa automat)

3. Salvează factura ca ciornă mai întâi și, după ce te asiguri că toate informațiile sunt corecte, salveaz-o ca emisă.

*Alte informații importante:*
– datele firmei tale se completează automat (află aici cum introduci datele firmei)
– află aici cum introduci un client nou sau cum imporți o listă cu clienți din calculatorul tău
– numărul facturii se va completa automat după ce definești o serie (află aici cum definești o serie pentru facturi)
– poți descrie produsul sau serviciul de mână sau poți adăuga un produs sau serviciu din lista de produse de pe factureaza.ro (află aici cum introduci un produs / serviciu nou sau cum imporți o listă cu produse / servicii din calculatorul tău)
– dacă la descrierea produsului selectezi unul din lista de produse, atunci unitatea de măsură și prețul se vor completa automat
– află aici cum introduci o reducere.
– la mențiuni poți trece, spre exemplu, ‘conform contract nr. X din ZZ.LL.AN’
– află aici cum stabilești valori implicite, ca să automatizezi și mai mult procesul de emitere a unui document (adică informații ca data scadentă, cursul de schimb, emițătorul etc. să se genereze automat ori de câte ori emiți un document; sau cum faci ca o factură scadentă să fie trimisă periodic pe mail clientului).
– află aici cum schimbi design-ul / șablonul facturii.

După ce ai verificat că toate informațiile sunt corecte, salvează factura ca emisă și trimite-o către client prin mail sau fax; sau o poți tipări.