Aplicația factureaza.ro oferă posibilitatea activării raportului activității cont și raportul lunar al totalului facturat.

Pentru activare, urmează pașii:

Click pe ‘Configurări’;

Apoi ‘Rapoarte periodice’;

De aici poți activa raportul periodic care conține informații detaliate despre acțiunile relevante întreprinse de utilizatorii contului, prin bifarea căsuței indicate în imagine.

Setezi e-mail-ul și frecvența raportului.

Urmezi apoi același procedeu cu Raportul lunar ‘Total facturat‘, doar că, în acest caz, setăm perioada de raportare și ziua generării raportului.

Exemplul 1: dacă perioada de raportare e 1 lună și ziua e 10, atunci în 10 februarie primești raportul pentru 01-31 ianuarie.

Exemplul 2:  dacă perioada e de 3 luni și ziua 15, atunci în 15 aprilie primești raportul pentru perioada 01 ianuarie – 31 martie.

Nu uita să salvezi!

It may happen that your client’s data (legal persons) change their data, and it is very important for you to be notified about this, because the invoices to them, and the contracts concluded with them, must be correct. In the new factureaza.ro application, you have this possibility, following the steps:

Then

After clicking ‘Notification Settings’ at the bottom of the page that opens, check the box shown in the image to enable automatic notification of changes to your clients data.

Do not forget to save!

You will receive a message like you can see in the picture below. Both, old and new data are displayed. For a quick update, click on the text highlighted with blue ‘Click Here’.

* Note: carefully check all changes before saving!

Once you click on ‘Click Here’, a window with your client’s outdated data will open in your account. To not edit the data manually, click on ‘Sync client company data for UID (this UID will appear here)’.

After syncing and checking the data, click on ‘Update the client’.

If you want to disable this feature, uncheck the check box in the above image, following the same steps.

Se poate întâmpla ca datele clienților tăi (persoane juridice) sa se schimbe, iar pentru tine este foarte important să fii notificat despre acest lucru, pentru ca facturile către aceștia și contractele încheiate cu aceștia să fie corecte. În noua aplicație factureaza.ro ai această posibilitate, urmând pașii:

Apoi

După ce dai click pe ‘Configurări notificări’, în josul paginii care se deschide, bifează căsuța indicată în imagine pentru activarea trimiterii automate de notificări despre schimbări ale datelor clienților tăi.

Nu uita să salvezi!

Vei primi pe e-mail un mesaj precum în imaginea de mai jos. Sunt afișate atât datele vechi, cât și cele noi. Pentru o actualizare rapidă, dă click pe textul evidențiat cu albastru deschis ‘Click aici’.

*Atenție: verifică atent toate modificările înainte de salvare! 

După ce dai click pe ‘Click aici’, se va deschide, în contul tău, o fereastră cu datele neactualizate ale clientului tău. Pentru a nu edita datele manual, dă click pe ‘Preia datele pentru CIF (aici va apărea CIF-ul respectiv)’.

După preluarea și verificarea datelor, dă click pe ‘Modifică clientul’.

Dacă dorești dezactivarea acestei funcții, debifează căsuța bifată în imaginea de mai sus, urmând aceiași pași.

Poți trimite manual un mesaj de amintire a scadenței unei facturi pe e-mail sau poți configura sistemul să trimită automat facturile scadente pe e-mail către clienți.

Detalii pentru trimiterea manuală a mesajului găsești aici: cum trimit o factură pe e-mail.

Trimiterea automată a facturilor scadente

Din secțiunea ‘Configurări’ poți configura trimiterea automată a facturilor scadente pe e-mail.

 

Apoi

Poți seta cu câte zile înainte / după data scadenței să se înceapă trimiterea și dacă / cât de des să se retrimită până la încasarea plății. Economisești astfel foarte mult timp pentru că nu mai trebuie să trimiți notificările manual, iar clienții tăi vor plăti mai repede pentru că le va fi imposibil sa treacă cu vederea facturile trimise de tine.

Poți configura mesajul care se va trimite automat. Află mai multe aici.

Poți defini setări și mesaje implicite pentru mesajele la trimiterea documentelor pe e-mail:

– dacă factura e scadentă
– confirmarea plății
– trimiterea simplă a facturii

Poți accesa funcția din meniul principal ‘Configurări’, apoi din submeniu ‘Configurări notificări’:

sau

Fiecare mesaj poate fi configurat în mai multe limbi și se va alege limba în funcție de țara de proveniență a clientului.

 

În textul mesajului vor fi făcute anumite înlocuiri astfel încât poți personaliza mesajul cu datele tale și în funcție de factură, client.

 

O factură poate fi trimisă foarte ușor clientului prin e-mail. Poți face acest lucru în mai multe feluri:

  1. din raport facturi
  2. din pagina de vizualizare a detaliilor unei facturi
  3. descărcând factura în format PDF și trimițând-o folosind clientul tău preferat de e-mail (outlook, thunderbird, etc)

De asemenea, facturile scadente pot fi trimise automat pe e-mail. Mai multe detalii despre această funcție găsești aici: cum-se-trimit-facturile-scadente-pe-email.

1. Trimiterea facturii din raport facturi

Din orice listă de facturi poți trimite rapid o factură pe e-mail. În raport facturi, pe aceeași linie cu numărul facturii, la finalul acesteia, gasiti opțiunea de a trimite factura respectivă pe e-mail. Dacă factura e deja scadentă se va folosi mesajul de amintire a scadenței.

 

Sau poți selecta factura dorită, după care dai click pe butonul ‘Trimite’, care va apărea deasupra listei de facturi ulterior selecției:

2. Trimiterea facturii din pagina de detalii

În meniul din stânga accesezi funcțiile de trimitere pe e-mail. În funcție de starea facturii, ai la dispoziție:

  • un mesaj de reamintire a scadenței — dacă factura a depășit data scadenței
  • un mesaj de confirmare a încasării — dacă factura a fost achitată
  • mesaj simplu de trimitere a facturii

În toate cazurile, factura va fi atașată la e-mail în format PDF.

3. Descărcarea (salvarea) facturilor

Dacă vrei să folosești clientul tău de e-mail (de ex. Microsoft Outlook, Apple Mail etc) pentru trimiterea unei facturi, o poți descărca în format PDF pe calculatorul tău din pagina de detalii a unei facturi.

*Trimiterea unui set de facturi pe e-mail*

Pentru a trimite mai multe facturi deodată, poți selecta toate facturile bifând ‘Data facturii’, sau pe rând, după care le poți descărca, folosind apoi clientul tău de e-mail, sau le poți trimite direct din aplicație, după cum arată imaginea de mai jos:


Folosește filtrul de facturi pentru a selecta facturile dorite (de ex. pe o anumită perioadă, sau pentru un anumit client), după care generezi raportul și le poți descărca în formatele din imagine.

Poți configura mesajele care se folosesc la trimiterea pe e-mail a facturii. Află mai multe aici: cum-definesc-mesajele-la-trimiterea-pe-email.