Legea spune că toate persoanele fizice sau juridice care desfășoară activități producătoare de venituri au obligaţia să asigure un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile utilizate. Adică, la începutul fiecărui an financiar (care în România coincide cu începutul anului calendaristic), trebuie să definești o serie pentru facturile, proformele, chitanțele și avizele pe care le vei emite în anul respectiv către clienții tăi.

O soluție eficientă pentru gestionarea unei serii de facturi este utilizarea unui sistem de facturare automatizat. Factureaza.ro permite generarea rapidă a seriilor de documente. Este apoi la fel de ușor să emiți documente (facturi, proformele, chitanțe și avize) în cadrul unei serii (atribuirea secvențială a numerelor se face automat).

Ce este o serie de facturi?

O serie de facturi reprezintă o secvență numerică sau alfanumerică unică de facturi emise într-o anumită perioadă de timp. Aceasta constă dintr-un șir de numere, la care se pot adăuga un prefix, un sufix și demarcatoare.

Structura unei serii de facturi

O serie de facturi poate avea diferite structuri în funcție de preferințele și nevoile fiecărei afaceri. Cu toate acestea, există câteva elemente comune care sunt incluse în mod obișnuit într-o serie de facturi.

Seriile conțin trei tipuri de denominații:

– Prefix (opțional): folositor pentru o mai bună organizare a facturilor, dacă emiți lunar facturi multe, pe servicii și produse diverse și /sau din puncte de lucru diverse. Spre exemplu, Prod sau Serv (dacă factura emisă este pe un produs, respectiv serviciu); sau BV ori SB (daca factura emisă este pe punctul de lucru din Brașov, respectiv Sibiu).

– Număr (obligatoriu): acesta poate începe cu orice cifră vrei tu (odată definit acest parametru, numerele documentelor se dau automat de sistem în ordine secvențială).

– Sufix (opțional): aici poți trece, spre exemplu, anul în care ai emis factura, ca să o poți găsi apoi mai ușor sau dacă ai și produse și servicii și puncte de lucru multiple, atunci poți trece la prefix produsul / serviciul și la sufix prescurtarea județului în care se află punctul de lucru.

– ‘Separator’ se referă la caracterul (semnul) pe care vrei să îl pui între prefix, număr și serie (spre exemplu, o linie scurtă, un punct, un dash etc.) .

Iata câteva exemple de serii de facturi complete, cu prefix, număr și sufix:

– HOST-100-SB (adică factura 100, emisă pe serviciul hostare web, de la punctul de lucru din Sibiu);
– SOFT-100-2012 (adică factura 100, emisă pe serviciul software, în anul 2012);
– BV-100-2012 (adică factura 100, emisă de la punctul de lucru din Brașov, în anul 2012).

Importanța utilizării unei serii de facturi

O serie de facturi bine gestionată facilitează procesul de contabilitate și sporește eficiența operațională a afacerii, contribuie la o mai bună organizare, la evitarea erorilor și asigură conformitatea legală.

Utilizarea unei serii de facturi ajută la: - Identificarea unică: fiecare factură emisă în cadrul unei serii are un număr unic, ceea ce facilitează identificarea și urmărirea lor. - Evitarea duplicatelor sau a numerelor lipsă: numerele secvențiale asigură că nu există duplicări sau omisiuni în emiterea facturilor - Păstrarea ordinii: arhivarea corectă și cronologică a facturilor te ajută să găsești repede un document, contribuie la o mai bună organizare și reduce riscului de pierdere - Respectarea cerințelor fiscale

Ce trebuie să reții este că:

– Definirea unui număr este obligatorie, în timp ce prefixul și sufixul sunt opționale și le poți folosi ca să îți organizezi mai bine facturile pe categoria care te interesează cel mai mult, fie că e vorba de tipuri de servicii sau produse, de puncte de lucru, de ani sau de orice criteriu important pentru firma ta.
– Ca să poți emite o factură, o proformă, o chitanță sau un aviz către un client, trebuie mai întâi să definești câte o serie pentru fiecare.

Află aici cum definești serii pentru facturi, proforme, chitanțe și respectiv avize.