Pentru a trimite o factură la agentul de colectare debite (STRAETUS), există două modalități prin care poți face acest lucru:

1 . Din ‘Rapoarte’ ‘Facturi’, în dreapta facturii pe care dorești să o trimiți spre colectare debite dă click pe butonul care reprezintă un ciocănel.

SAU

2. Tot din ‘Rapoarte’ ‘Facturi’ dai click pe numărul facturii dorite, iar de pe coloana din stânga dai click pe ‘Recuperare debit’.

După ce selectezi această opțiune, va apărea formularul de înregistrare a datelor de contact ce aparțin clientului tău debitor .

Le completezi , dai click pe ‘Trimite factura la agentul de colectare debite’ și factura ajunge la echipa STRAETUS.

Această facilitate este foarte utilă atunci când activitatea ta presupune emiterea de documente sau contracte către clienți diverși într-unul din formatele docx, doc (MS Word), PDF, RTF, TXT sau ODT (spre exemplu contracte, garanții, foi de parcurs etc).

Astfel, în loc să scrii de mână datele clientului de fiecare dată, e mai simplu să faci un document standard și apoi, din acest document poți crea automat documente noi, specifice fiecărui client (factureaza.ro va introduce automat datele clientului și apoi va genera un contract într-unul din formatele enumerate mai sus).

Așadar, ca să te folosești de această facilitate trebuie mai întâi să creezi un model de document standard și abia apoi, pe baza documentului standard poți să creezi documente noi.

1. După ce ai creat un document standard, poți crea un document nou. Urmează pașii:

1. Click pe ‘Altele’, de unde selectezi sub-meniul ‘Documente standard’.
2. Click pe butonul ‘+Adaugă un document standard’

– alege documentul standard
– alege clientul pentru care vei crea documentul nou
– dă un număr documentului nou în funcție de gestiunea ta internă
– alege data
În documentul nou pe care factureaza.ro îl va crea aici, toți demarcatorii introduși de tine în documentul șablon (###NUME_CLIENT###, ###ADRESA_COMPLETA_CLIENT### ș.a.m.d.) vor fi înlocuiți cu date specifice legat de client (preluate din datele pe care le-ai introdus despre clientul respectiv pe factureaza.ro). După ce definești ‘Număr/Nume document’ și ‘Data’ acestea vor înlocui demarcatorii ###NUMAR_DOCUMENT### și ###DATA_DOCUMENT### din contract.
– click pe butonul ‘Creează document standard’

– poți vizualiza apoi documentul standard imediat după ce l-ai creat, imediat dezchizându-se pagina cu acesta în format PDF. De aici îl poți descărca, trimite prin e-mail, șterge și modifica. Poți, de asemenea, să dai click pe ‘Altele’, ‘Documente standard’, apoi click pe ‘documente standard’ și pe numărul documentului, precum în a doua imagine.

 

Să luăm un exemplu pentru crearea unui contract:

1. Pe calculatorul tău, scrie textul unui contract standard pentru un anumit tip de servicii (formate acceptate: DOCX, DOC(MS Word), ODT, RTF, TXT). La datele contractului, folosește următorii demarcatori*:

###NUMAR_DOCUMENT###
###DATA_DOCUMENT###
###PRET_SERVICII### (dacă ai definit un preț standard pentru un anumit serviciu în contul tău pe factureaza.ro)

La datele clientului, folosește următorii demarcatori*:
###NUME_CLIENT###
###ADRESA_COMPLETA_CLIENT###
###CIF_CLIENT###
###NR_REG_COMERT_CLIENT###
###BANCA_CLIENT###
###CONT_CLIENT###
###TELEFON_CLIENT###
###FAX_CLIENT###
###EMAIL_CLIENT###
###WWW_CLIENT###

*Ulterior, factureaza.ro va înlocui acești demarcatori cu datele clientului pe care tu îl vei selecta din factureaza.ro atunci când vei crea un document nou.

Poți folosi orice demarcator de forma ###DEMARCATOR_CUSTOM### – nu doar cele predefinite care se vor înlocui automat. Demarcatoarele ‘custom’ le vei putea completa manual în momentul in care faci un document dintr-un model de document standard. De exemplu, la un contract de chirie ar fi adresa imobilului sau la un contract de găzduire ar putea fi domeniul sau adresa site-ului.

2. Click pe ‘Altele’, de unde selectezi sub-meniul ‘Documente standard’.

3. Click pe butonul  ‘+Adaugă un șablon de document standard’ (adică vei încărca pe factureaza.ro contractul pe care l-ai scris la pasul 1.)
– ‘Denumire’: denumește contractul în aplicație, ca să îl poți găsi ușor mai târziu
– Selectează fișierul din calculatorul tău (contractul) și încarcă-l în aplicație
– Click pe ‘Creează document standard’

4. După ce încarci fișierul, poți seta și valori implicite pentru demarcatori.

5. Odată documentul standard încărcat (în cazul nostru un contract standard), poți să treci direct la pasul următor, și anume creezi un document nou, dintr-un document standard.

Poți descărca șablonul imediat după ce l-ai creat, apărând imediat butonul ‘Descarcă’ în dreptul numelui șablonului, sau, accesând ‘Altele’, apoi ‘Documente standard’, de unde accesezi ‘Șabloane documente standard’. Vei vizualiza lista de șabloane și dai click pe Denumirea șablonului și descarci precum în imaginea de mai jos.

 

În cazul în care facturile pe care le emiți clienților tăi depășesc termenul scadent, poți folosi funcția de colectarea automată a debitelor. Pentru serviciile de colectare debite colaborăm cu firma STRAETUS.

Pentru a te abona la STRAETUS, dă click pe iconița de utilizator, apoi ‘Servicii integrate’  și alege ‘Informații generale’, sau ‘Colectare debite’, ca în imaginile de mai jos:

După ce ai dat click pe butonul mare ‘Straetus Colectare debite’, ți se va deschide o pagină în care trebuie să completezi date de contact pentru colaborarea cu colectorul de debite.

Dacă dai click pe ‘Colectare debite’, se va deschide direct pagina de completare a datelor de contact pentru colaborarea cu colectorul de debite.

Odată ce ai confirmat activarea serviciului de colectare debite, un membru al echipei STRAETUS te va contacta.

Indiferent de tipul de abonament plătit la noi, este bine să știi că poți trece oricând la abonamentul gratuit (free).

Pentru aceasta, urmează pașii din imaginile următoare:

PASUL 1

PASUL 2

PASUL 3

PASUL 4

PASUL 5

 

Atenție! Odată cu trecerea la abonamentul gratuit, o serie de servicii de care beneficiai în cadrul abonamentului cu plată, vor fi retrase. Acestea sunt afișate într-o fereastră care se deschide imediat după ce alegi opțiunea ‘FREE’:

După ce ai dat click pe butonul ‘Confirm’, abonamentul tău va fi trecut pe free. Pentru mai multe detalii despre ce este inclus în abonamentul gratuit, click aici.

Dacă folosești aplicația veche și dorești să-ti desfășori activitatea într-o interfață nouă și îmbunătățită, tot ce trebuie să faci este să dai click pe textul ‘Treci acum la aplicația nouă’, aflat sus, în mijloc.

Aplicația nouă a fost creată pentru a acoperi o categorie mai mare de nevoi a clienților noștri, ținându-se cont de sugestiile pe care le-am primit de-a lungul timpului de la utilizatori.

Însă, pentru că orice ‘lucru’ nou necesită acomodare, oricât de bun ar fi, este foarte important să știi că după ce ai trecut la aplicația nouă, poți oricând reveni la cea veche dând un click pe iconița de utilizator, apoi pe ‘Înapoi la aplicația veche’.

 

Aplicația nouă, pe lângă alte noi facilități, oferă și posibilitatea schimbării interfeței, urmând pașii de mai jos.

Dai click pe ‘Contul meu’, apoi ‘Setări interfață’:

După ce dai click pe ‘Setări interfață’, apare opțiunea de schimbare a interfeței de utilizare. Aici ai două tipuri de interfață disponbile:

  • Compact (afișare compactă / mai înghesuită)
  • Tema standard a interfeței de utilizare

Tema va ramâne setată și la o nouă logare. Tema compactă, vă ajută sa vă acomodați mai repede cu aplicația nouă, facând-o să semene cu aplicația veche.

Nu uita să salvezi, dând click pe ‘Modificare utilizator’!

 

Categories: Diverse, f4 - mobile

Unul din cele mai mari plusuri ale aplicației noi, este posibilitatea folosirii aplicației în limba engleză, astfel, devine o aplicație pe înțelesul tuturor.

Cum poți face asta?

Dai click pe ‘Contul meu’, apoi ‘Setări interfață’.

În această fereastră ai posibilitatea de a selecta limba engleză, cea implicită fiind limba română. Limba engleză rămâne setată și la o nouă logare.

 

Categories: Diverse, f4 - mobile

Știm că e foarte neplăcut să ai nevoie să emiți o factură și să nu poți din diverse motive. Nu vrem să adăugăm și noi la lista de motive, fapt pentru care practicăm o politică prin care sperăm să reducem cât mai mult blocarea conturilor pe motiv de neplată.

  • facturile au termen de scadență de 15 zile
  • te notificăm cu 3 zile înainte ca factura să devină scadentă, astfel încât să ai timp să o achiți în timp util. Retrimitem notificarea săptămânal pâna când factura e achitată
  • dacă nu achiți o factură, la 7 zile după scadență nu vei mai putea adăuga facturi noi; în rest ai acces la orice funcție din aplicație
  • dacă faci plata, o poți introduce chiar tu și contul se va debloca automat; trebuie doar să urmezi pașii de deblocare pe termen scurt

Atenție! Dacă întârzii cu plata mai mult de 20 de zile după data scadenței, contul tău va fi blocat și îl vei putea accesa doar după efectuarea plății

PLATA CU CARDUL BANCAR

Nu uita că poți achita facturile și cu cardul. În acest fel plata o faci pe loc și se înregistrează automat, astfel încât nu ai niciun fel de întreruperi.

Poți accesa link-ul din textul de avertizare achitării de urgență a facturii,

după care ‘Plătește online’ din fereastra nou deschisă.

Poți ajunge la link-ul de plată online și din ‘Firma mea’, apoi ‘Contul tău’.

Plata se face complet securizat prin serviciile mobilpay.ro/, în moneda de emitere a facturii. În exemplul de mai jos, în euro sau în lei.

Dacă ai restanțe la plata facturilor către factureaza.ro, după o perioadă de timp, contul tău va fi blocat și nu vei mai putea emite documente.

Dacă plătești factura prin bancă, poate dura câteva zile până când noi înregistrăm plata facturii restante.

Înțelegem că pot apărea anumite situații în care nu ai timp să aștepți înregistrarea plății după efectuarea acesteia prin bancă. Ca să nu pierzi timpul în această situație, îți oferim o soluție pentru deblocarea contului pe termen scurt, după cum urmează:

2. Deoarece ai plăți restante către factureaza.ro, vei primi următorul mesaj care te încurajează să plătești facturile restante și îți arată cum poți debloca pe loc contul în cazul în care ai plătit deja. Click pe ‘acest formular’ dacă ai efectuat deja plata.

3. Introdu suma de plată și selectează modalitatea de plată. După ce salvezi, contul tău va fi deblocat și vei putea emite documente. Dacă în maxim 7 zile după aceea banii nu se regăsesc în banca noastră, contul tău va fi blocat din nou.

 

Dacă ai timp și e posibil, trimite-ne, te rugăm, pe e-mail dovada plății (copie a OP-ului, spre exemplu). Mulțumim.

Când și cum primesc factura?

Facturile pentru abonamentele factureaza.ro se emit în data de 15, anterior perioadei de facturare. De exemplu, dacă abonamentul tău începe în ianuarie, factura ți se va emite în 15 decembrie. Dacă depășești numărul de documente incluse în abonament, le vom factura la sfârșitul lunii – dar numai după ce s-au adunat cel puțin 20 RON de facturat.

Facturile se trimit *exclusiv pe e-mail*. Semnarea și ștampilarea nu mai sunt obligatorii astfel încât nu trimitem facturile prin poștă – este suficient să tipărești factura primită pe e-mail și o poți introduce în contabilitate.

Cum pot achita factura?

* Abonamentul se poate achita prin transfer bancar în contul specificat pe factură

Ce se întâmplă dacă plătesc cu întârziere ?

Vezi toate detaliile aici.

Pe contul tău la factureaza.ro poți avea două tipuri de utilizatori:
– administratori (cu drepturi depline);
– pontatori (care, după cum spune și numele, pot doar introduce orele lucrate pe un anumit proiect).

Dacă folosești sistemul de permisii, mai poți avea încă un tip de utilizatori, și anume:
– utilizatori restricționați (cărora li se poate restricționa accesul la unul sau mai multe documente sau la una sau mai multe serii de documente).

*Important: sistemul de permisii există doar pentru Standard, Business și Premium. Află aici cum poți schimba abonamentul.

Cum adaugi un utilizator nou:

– Din meniul ‘Firma mea’, click pe ‘Utilizatori’;

– Click pe butonul ‘+Adaugă un utilizator’;

– Completează datele utilizatorului în câmpurile relevante;

– Selectează opțiunea ‘Poate introduce doar timpii lucrați’, ca utilizatorul să aibă exclusiv drept de pontaj

– Lasă liberă opțiunea ‘Administrator cont’, ca utilizatorul să aibă accesul restricționat (acțiune posibilă doar dacă ai activat sistemul de permisii)

 

Pe factureaza.ro poți importa direct din calculatorul tău o listă cu produsele sau serviciile firmei (valabil și pentru import listă clienți. Urmează câțiva pași simpli:

1. Click pe meniul ‘Produse’


2. Click pe butonul albastru ‘Importă’

3. Încarcă fișierul într-unul din formatele acceptate: XLSX, XLSM, XLS, ODS, CSV, XLM.
4. Click pe ‘Încarcă fișierul’ ca să imporți lista ta de produse sau servicii în contul firmei de pe factureaza.ro

 

Categories: Diverse, f4 - mobile

1. Creează un aviz
– Click pe caseta de deschidere a meniului principal, apoi ‘+Adaugă’ și selectează ‘Aviz’

 

– Completează datele avizului cu detaliile relevante

– Salvează avizul ca ciornă mai întâi, și după ce te asiguri că toate informațiile sunt corecte, salvează-l ca emis.

2. După ce ai salvat avizul, click pe ‘Generează factură’ din caseta de opțiuni aflată  deasupra avizului

3. Urmează pașii obișnuiți pentru crearea unei facturi.

*Alte informații importante:*
– datele firmei tale se completează automat (află aici cum introduci datele firmei).
– află aici cum introduci un client nou sau cum imporți o listă cu clienți din calculatorul tău.
– numărul avizului se va completa automat după ce definești o serie (află aici cum definești o serie pentru documente)
– poți descrie produsul sau serviciul de mână sau poți adăuga un produs sau serviciu din lista de produse de pe factureaza.ro (află aici cum introduci un produs / serviciu nou sau cum imporți o listă cu produse / servicii din calculatorul tău.)
– dacă la descrierea produsului selectezi unul din lista de produse, atunci unitatea de măsură și prețul se vor completa automat
– află aici cum introduci o reducere
– la mențiuni poți trece, spre exemplu, ‘conform contract nr. X din ZZ.LL.AN’
– află aici cum stabilești valori implicite, ca să automatizezi și mai mult procesul de emitere a unui document (adică informații ca data scadentă, cursul de schimb, emițătorul etc. să se genereze automat ori de câte ori emiți un document).
– află aici cum schimbi design-ul / șablonul avizului.

Pe factureaza.ro poți emite facturi în următoarele limbi străine: germană, engleză, italiană, spaniolă, franceză și maghiară.

Ca să emiți facturi în oricare dintre limbile străine de mai sus, urmează pașii:
– click pe ‘+Adaugă’, apoi ‘Factură’;
– selectează limba străină din căsuța din dreapta:

– completează factura cu celelalte date necesare;
– vei continua să lucrezi în limba română, dar la o vizualizare în PDF, factura va apărea în limba străină selectată.

Aceiași pași sunt valabili și pentru proforme, chitanțe și avize.

Alte link-uri utile:
 cum adaug o factură
– cum fac o factură în valută
– cum trimit o factură pe e-mail
– cum tipăresc o factură din format PDF

Dacă faci o factură către un client din România, atunci:

– click pe ‘+Adaugă’, după care selectezi ‘Factură’
– alege moneda și cursul de schimb
– alege limba în care dorești să faci factura
– poți, de asemenea, alege dacă pe factură prețul să apară doar în Euro și Ron, sau doar în Ron
– urmează pașii obișnuiți pentru crearea unei facturi.

*Cursul de schimb poate fi setat manual, sau automat, apăsând butonul albastru din dreptul căsuței, preluându-se cursul de schimb BNR din ziua respectivă.

*Vei putea vizualiza factura în limba selectată imediat după ce o vei salva, în format PDF.

Odată ce ai completat deja datele despre firma ta, despre clienții cu care lucrezi și produsele și serviciile pe care le vinzi, este foarte simplu să adaugi o factură nouă.

Urmează pașii:

1. Click pe meniul din dreapta

2. Apoi dă click pe ‘Adaugă’ și selectează documentul de care ai nevoie (în cazul nostru o factură).

3. Completează datele facturii cu detaliile relevante.
– nu uita să selectezi moneda și data scadentă (asta dacă nu cumva ai setat deja valorile implicite și aceste date se vor completa automat)

4. Salvează factura ca ciornă mai întâi și, după ce te asiguri că toate informațiile sunt corecte, salveaz-o ca emisă.

*Alte informații importante:*
– datele firmei tale se completează automat (află aici cum introduci datele firmei)
– află aici cum introduci un client nou sau cum imporți o listă cu clienți din calculatorul tău
– numărul facturii se va completa automat după ce definești o serie (află aici cum definești o serie pentru facturi)
– poți descrie produsul sau serviciul de mână sau poți adăuga un produs sau serviciu din lista de produse de pe factureaza.ro (află aici cum introduci un produs / serviciu nou sau cum imporți o listă cu produse / servicii din calculatorul tău)
– dacă la descrierea produsului selectezi unul din lista de produse, atunci unitatea de măsură și prețul se vor completa automat
– află aici cum introduci o reducere.
– la mențiuni poți trece, spre exemplu, ‘conform contract nr. X din ZZ.LL.AN’
– află aici cum stabilești valori implicite, ca să automatizezi și mai mult procesul de emitere a unui document (adică informații ca data scadentă, cursul de schimb, emițătorul etc. să se genereze automat ori de câte ori emiți un document; sau cum faci ca o factură scadentă să fie trimisă periodic pe e-mail clientului).
– află aici cum schimbi design-ul / șablonul facturii.

După ce ai verificat că toate informațiile sunt corecte, salvează factura ca emisă și trimite-o către client prin e-mail sau fax; sau o poți tipări.

Poți schimba oricând datele firmei tale. Fă click pe numele firmei tale din colțul stânga sus, și selectează ‘Firma mea’ din meniul care se deschide.
De aici poți schimba toate datele firmei tale care apar pe facturi.

 

*Atenție* însă: pe facturile deja generate, datele nu vor fi actualizate. Pentru a le actualiza, urmează pașii de aici.

Atâta timp cât sistemul de permisii este inactiv, poți avea doar utilizatori administratori (cu drepturi depline și acces la toate documentele) sau utilizatori pontatori (care pot doar ponta ore de lucru pe proiecte). Află mai multe despre tipurile de utlizatori și despre cum creezi utilizatori noi aici.

1. Activează sistemul de permisii

– Dă click pe iconița utilizatorului tău, apoi din meniul care se deschide selectează ‘Firma mea’click pe ‘Utilizatori’

– Dă apoi click pe  ‘Utilizatori’

– Click pe butonul verde ‘Activează’

– Gata, acum sistemul de permisii este activ și poți restricționa accesul utilizatorilor existenți, sau poți crea utilizatori noi, care, de la bun început au accesul restricționat.

2. Creează un utilizator restricționat
– Din lista de utilizatori, click pe icoana de modificat datele din dreptul utilizatorului care te interesează.

– De-bifează căsuța ‘Administrator cont’ din fereastra nou deschisă care conține datele utilizatorului.
– Nu uita să salvezi.

– Dacă vrei să restricționezi drepturile unui utilizator nou, atunci, când îi creezi contul, tot ce trebuie să faci este să nu bifezi căsuța ‘Administrator cont’.

– Află aici cum creezi utilizatori noi.
Nu uita să salvezi.
*Important:*
– Drepturile asupra unui document nu pot fi niciodată limitate unui administrator sau emitentului documentului respectiv.
– Utilizatorii cu conturi gratuite sau Basic nu au acces la sistemul de permisii.

Da, poți depăși numărul de utilizatori incluși în abonament. Caz în care ai două opțiuni:
– plătești 6 lei în plus pe lună pentru fiecare utilizator adițional sau
– treci la un abonament mai mare, care îți permite mai mulți utilizatori

Află aici ce trebuie să faci ca să îți schimbi tipul de abonament.

Da, o factură emisă poate fi schimbată dacă:
– nu ai trimis-o deja deja către client sau
– după ce ai trimis-o, clientul te roagă să schimbi factura (cu condiția ca aceasta să nu fie deja introdusă în contabilitate)

Dacă una dintre cele două condiții este încălcată, atunci mai bine:
anulezi factura sau
– o stornezi total ori parțial

*Important*: atenție dacă ștergi o factură, deoarece, poți întrerupe secvențialitatea numerotării și vei avea discontinuitate în facturi; ceea ce ți-ar putea crea probleme cu Administrația Financiară.

Pe contul tău din factureaza.ro poți avea mai mulți utilizatori, fiecare cu drepturile și limitările sale. Și anume:
– administratori (cu drepturi depline)
– utilizatori restricționați (cărora li se poate restricționa accesul la un anumit tip de documente)
– pontatori (care, după cum spune și numele, pot doar introduce orele lucrate pe un anumit proiect)

Oricare dintre utilizatorii de mai sus poate introduce ore lucrate în sistemul de pontaj din contul firmei tale pe factureaza.ro. Astfel că, dacă la un anumit proiect lucrează mai multe persoane, tu poți la final genera automat o singură factură care să îi cuprindă pe toți.

Cum adaug un pontator pe un proiect?

1. Mai întâi trebuie să-l adaugi pe pontatorul respectiv în lista de utilizatori:
– Din meniu ‘Firma mea’, click pe ‘Utilizatori’

– Click pe butonul ‘+Adaugă un utilizator’

– Completează datele utilizatorului în câmpurile relevante și selectează opțiunea ‘Acces Pontaj (poate introduce doar timpii lucrați)’

 

– Persoana căreia tocmai i-ai creat un cont de pontator va primi pe e-mail datele de log in pentru factureaza.ro.
– Va putea așadar intra în aplicație, fără a avea acces însa la niciun altfel de informații, decât cele legat de proiectul pe care are dreptul să ponteze. Tu ești cel care trebuie să îi acorzi acest drept, după cum se explică mai jos.

2. După ce ai completat pasul 1, poți să adaugi un pontator pe un proiect:
– Din meniu ‘Altele’, selectează ‘Pontaj’ și apoi dă click pe ‘Proiecte’.
– Din lista de proiecte, selectează-l pe cel care te interesează și dă click pe icoana de editare.

 

– Dacă nu ai definit încă niciun proiect, atunci află aici cum creezi un proiect nou
– Fie că editezi un proiect mai vechi sau creezi unul nou, click pe utilizatorul pontator căruia vrei să îi dai dreptul de a ponta ore pe proiectul respectiv.

Nu uita să salvezi informațiile!

Categories: f4 - mobile, Pontaj

1. Click pe iconița utilizatorului tău, apoi din meniul care se deschide selectează ‘Firma mea’.

2. Click pe ‘Puncte de lucru’.

3. În pagina nou deschisă, click pe butonul ‘+Adaugă un punct de lucru’.

4. Completeză datele referitoare la punctul de lucru și nu uita să salvezi informația.

Poți să adaugi mai multe puncte de lucru.

5. Dacă dorești ca punctul de lucru să apară pe factură (fie că ai unul singur, fie că trebuie să alegi dintre mai multe), atunci când faci factura, nu uita să selectezi explicit punctul de lucru:

*Atenție însă: pe facturile deja generate, datele nu vor fi actualizate. Pentru a le actualiza, urmează pașii de aici.

 

 

Dacă intri pe meniul ‘Rapoarte’, apoi ‘Facturi’, poți vedea toate facturile pe care le-ai creat de când te-ai înscris pe factureaza.ro. Facturile pot avea 4 stări:
– ciornă (când încă lucrezi la ea și nu ești gata să o emiți)
– emisă (când ai verificat că totul e corect și ești gata s-o trimiți către client pe e-mail sau pe fax)
– închisă (după ce ai înregistrat plata sau ai stornat factura)
– anulată

În imaginea de mai jos poți vedea o astfel de listă cu facturi. În dreptul fiecăreia este scrisă starea acesteia:

Ca să deschizi o factură din lista de mai sus, dă click pe numărul ei. Acum poți să vezi detaliile, să o modifici, să o trimiți clientului, sau să o tipărești.

Dă click pe detalii ca să vizualizezi factura. Printre altele, de aici, poți să:
– afli dacă factura este scadentă
– să consulți un istoric al facturii (când a fost creată, modificată, emisă, și de către cine; când a fost trimisă către client)
– să îi schimbi starea: înregistrezi o plată (cu sau fără chitanță),  modifici, ștergi, adaugi o chitanță, sau plătești o factură online.

*Important:*
– nu te sfătuim să ștergi o factură dacă deja ai emis alta între timp (vei crea o discontinuitate în serie): poți să o anulezi sau să o stornezi (consultă contabilul mai întâi!)
– nu te sfătuim să modifici o factură după ce ai trimis-o clientului

Prima pagină care se deschide după ce te loghezi este ‘Acasă’. Aici vezi o listă cu cele mai recente documente, împărțite pe categorii și cu activitatea recentă.

De asemenea, poți vedea situația pe ultimele trei luni în ceea ce privește suma facturată, încasată și restantă, precum și evoluție total facturat și încasări pe ultimele 6 luni, grupate pe săptămâni.

Uneori însă, aceste liste sunt mult prea lungi și ia prea mult timp să găsești ceva. În aceste condiții, te sfătuim să folosești opțiunile de căutare.

Poți adăuga chitanțe în trei feluri:

1. Din meniul principal
– click pe ‘+Adaugă’, apoi selectează ‘Chitanță’

2. Plecând de la factura pentru care vrei să faci o chitanță
– din lista de facturi, dai click pe ‘Opțiuni’, care se află pe aceeași linie cu numărul celei care te interesează, apoi click pe ‘+’.

3. Direct din detaliile facturii, click pe ‘Adaugă o chitanță’

Prin toate cele trei variante ajungi la o pagină unde poți crea chitanța.

Dacă emiți chitanța pe toată suma de pe factură, nu uita să închizi factura ca plătită.

*Alte informații importante:*
– când ai o listă lungă de facturi sau dacă trebuie să emiți o chitanță pentru o factură mai veche, poate fi mai greu să găsești factura respectivă direct din listarea cronologică: te sfătuim așadar să folosești opțiunile de căutare.
– numărul chitanței se va completa automat după ce definești o serie (află aici cum definești o serie pentru documente).
– află aici cum schimbi design-ul / șablonul chitanței (spre exemplu, poți alege ca factura și chitanța să se afle pe aceeași pagină).

O factură poate fi trimisă foarte ușor clientului prin e-mail. Poți face acest lucru în mai multe feluri:

  1. din raport facturi
  2. din pagina de vizualizare a detaliilor unei facturi
  3. descărcând factura în format PDF și trimițând-o, folosind clientul tău preferat de e-mail (outlook, thunderbird, etc)

De asemenea, facturile scadente pot fi trimise automat pe e-mail. Mai multe detalii despre această funcție găsești aici: cum se trimit facturile scadente pe email.

1. Trimiterea facturii din raport facturi

Din orice listă de facturi poți trimite rapid o factură pe e-mail. În raport facturi, pe aceeași linie cu numărul facturii, la finalul acesteia, găsești opțiunea de a trimite factura respectivă pe e-mail. Dacă factura e deja scadentă se va folosi mesajul de amintire a scadenței.

Sau poți selecta factura dorită, după care dai click pe butonul ‘Trimite’, care va apărea deasupra listei de facturi ulterior selecției:

2. Trimiterea facturii din pagina de detalii

În meniul din stânga accesezi funcțiile de trimitere pe e-mail. În funcție de starea facturii, ai la dispoziție:

  • un mesaj de reamintire a scadenței — dacă factura a depășit data scadenței
  • un mesaj de confirmare a încasării — dacă factura a fost achitată
  • mesaj simplu de trimitere a facturii

În toate cazurile, factura va fi atașată la e-mail în format PDF.

3. Descărcarea (salvarea) facturilor

Dacă vrei să folosești clientul tău de e-mail (de ex. Microsoft Outlook, Apple Mail etc) pentru trimiterea unei facturi, o poți descărca în format PDF pe calculatorul tău din pagina de detalii a unei facturi.

*Trimiterea unui set de facturi pe e-mail*

Pentru a trimite mai multe facturi deodată, poți selecta toate facturile bifând ‘Data facturii’, sau pe rând, după care le poți descărca, folosind apoi clientul tău de e-mail, sau le poți trimite direct din aplicație, după cum arată imaginea de mai jos:

Folosește filtrul de facturi pentru a selecta facturile dorite (de ex. pe o anumită perioadă, sau pentru un anumit client), după care generezi raportul și le poți descărca în formatele din imagine.

Poți configura mesajele care se folosesc la trimiterea pe e-mail a facturii. Află mai multe aici: cum-definesc-mesajele-la-trimiterea-pe-email.

Poți trimite manual un mesaj de amintire a scadenței unei facturi pe e-mail sau poți configura sistemul să trimită automat facturile scadente pe e-mail către clienți.

Detalii pentru trimiterea manuală a mesajului găsești aici: cum-trimit-o-factura-pe-email.

Trimiterea automată a facturilor scadente

De la secțiunea ‘Configurări’ poți configura trimiterea automată a facturilor scadente pe e-mail.

Poți seta cu câte zile înainte / după data scadenței să se înceapă trimiterea și dacă / cât de des să se retrimită până la încasarea plății. Economisești astfel foarte mult timp pentru că nu mai trebuie să trimiți notificările manual, iar clienții tăi vor plăti mai repede pentru că le va fi imposibil sa treacă cu vederea facturile trimise de tine.

Poți configura mesajul care se va trimite automat. Află mai multe aici.

Pe factureaza.ro poți importa direct din calculatorul tău o listă cu clienții firmei (valabil și pentru import listă produse sau servicii) Urmează câțiva pași simpli:

1. Click pe meniul ‘Clienți’


2. Click pe butonul albastru ‘Importă’

3. Încarcă fișierul într-unul din formatele acceptate: XLSX, XLSM, XLS, ODS, CSV, XLM

4. Click pe ‘Încarcă fișierul’ ca să imporți lista ta de clienți în contul firmei de pe factureaza.ro

Categories: Diverse, f4 - mobile

Pentru a descărca una sau mai multe facturi:

Accesează meniul ‘Rapoarte’, apoi ‘Facturi’.
Dacă dorești filtrarea, sortarea sau gruparea după criterii anume, click pe criteriile de căutare precum în imagine. După ce au fost alese criteriile de căutare, dă click pe butonul ‘Generează raport’:

Acum se poate opta pentru formatul în care se dorește descărcarea facturilor din partea de sus a listei facturilor, după ce dai click pe butonul ‘Descarcă’:

Dacă doriți să emiteți o factură cu TVA special (vezi aici cum adaugi o factură), trebuie să bifați opțiunea ‘Regim special TVA | TVA la încasare’ și să selectați din banda derulantă, una din variantele care vi se potrivește, ca în imaginea de mai jos:

Pentru a crea o factură și o chitanță pe aceeași foaie, urmezi aceiași pași ca atunci când vrei să faci o factură (află aici cum adaugi o factură).
Când creezi factura, sub câmpurile facturii, selectează ‘Șablon & design’, ca în imagini:

Dacă dorești să setezi implicit această opțiune, din ‘Configurări’, selectezi ‘Modele & Șabloane’. Aici dai click pe șablonul ‘factura și chitanța pe aceeași foaie’:

După ce ai terminat de completat datele necesare pentru factură și chitanță, ele vor arăta aproximativ ca cele de mai jos:

Introducerea unui produs / serviciu nou în lista de produse din contul tău pe factureza.ro te ajută să faci facturi mai repede și să eviți mai ușor posibile greșeli.

Sunt trei modalități de a adăuga un produs:

1.Din pagina de start a aplicației, urmând pașii:

– click pe ‘Produse’ din meniul vertical;

– click pe butonul  ‘+Adaugă un produs’;


– completează datele despre produs sau serviciu și nu uita să salvezi.

– de acum, ori de câte ori emiți o factură sau o proformă, poți selecta din listă produsul sau serviciul pe care îl vinzi; câmpurile ‘preț’ și ‘unitate de măsură’ se vor completa automat în factură.

2. Din pagina de editare a facturii, dând click pe butonul încercuit în imagine, ulterior completării câmpurilor din factură:

3. Din același meniu de la punctul 1, accesezi butonul ‘+Adaugă’, apoi dai click pe ‘Produs’. Completează câmpurile, precum în imaginea prezentată la punctul 1. și salvează.

Alternativ, află aici cum poți importa o listă de produse / servicii din calculatorul tău.

Categories: Diverse, f4 - mobile

Ai două opțiuni: fie din meniul ‘Clienți’, fie direct din pagina în care creezi un document nou (factură, proformă, chitanță sau aviz).

1. Introdu un client nou din meniul ‘Clienți’:
– click pe ‘Clienți’ din meniul vertical principal;

– click pe butonul  ‘+Adaugă client’;

– completează datele clientului și nu uita să salvezi

*Plus valoare:* după ce completezi CUI-ul, dă click pe următorul câmp și o parte din detaliile clientului se vor completa automat din baza de date de la Registrul Comerțului.

2. Introdu un client nou din pagina în care creezi un document nou (să luăm ca exemplu o factură):
– click pe ‘+Adaugă’ și apoi pe ‘Factură’;
– click pe butonul ‘+’;
– completează datele clientului și nu uita să salvezi (la fel ca în imaginea de mai sus).

Alternativ, află aici cum poți importa o listă de clienți din calculatorul tău.

Categories: Diverse, f4 - mobile

1. Click pe meniul ‘Clienți’


2. Click pe butonul albastru ‘Exportă’ și alege formatul pe care îl preferi

3. Aplicația va genera automat un fișier în formatul pe care l-ai ales la pasul 2), fișier care va conține lista tuturor clienților înregistrați în contul tău de pe factureaza.ro.

Pași similari sunt valabili și pentru cum export o listă de produse.

Categories: Diverse, f4 - mobile

1. Click pe meniul ‘Produse’;


2. Click pe butonul albastru ‘Exportă’ și alege  formatul pe care îl preferi;

3. Aplicația va genera automat un fișier în formatul pe care l-ai ales la pasul 2, fișier care va conține lista tuturor produselor înregistrate în contul tău de pe factureaza.ro.

Pași similari sunt valabili și pentru cum export o listă de clienți.

Categories: Diverse, f4 - mobile

În cazul în care ai generat și acceptat un contract de adeziune iar în timp datele firmei tale s-au schimbat, îți sugerăm să actualizezi datele în contract, regenerând unul nou urmărind pașii din imaginile următoare:

În cazul în care creați o factură care conține o poziție pentru care introduceți valoarea totală (și nu prețul unitar al poziției), din cauza modului de calcul și al aplicării rotunjirilor pentru ‘Preţ unitar (Fără TVA)’, ‘Total TVA’ și ‘Total’, este posibil să apară o diferență de 0.01 RON (1 ban) între totalul poziției și valoarea totală a facturii.

Explicația pentru aceste situații este modalitatea de rotunjire a unor sume cu 4 zecimale (reprezentând totalul fără TVA calculat cu 4 zecimale) la valori cu 2 zecimale.
Rotunjirea pentru valori cu 4 zecimale cum ar fi 16.8786, 16.8756, 16.8751 spre o valoare cu 2 zecimale va fi evident 16.88, deoarece fiecare dintre acele 3 valori este mai apropiată de 16.88 decât de 16.87.
La fel rotunjirea pentru valori cu 4 zecimale cum ar fi 16.8726, 16.8746, 16.8749 spre o valoare cu 2 zecimale va fi evident 16.87, deoarece fiecare dintre acele 3 valori este mai apropiată de 16.87 decât de 16.88.
Însă în cazul unor valori precum 16.7750 ‘apropierea’ sau diferența către 16.78 este identică cu diferența către 16.88 – iar exact pentru aceste cazuri aveți posibilitatea de a selecta modalitatea de rotunjire.

Pentru soluționarea situațiilor de acest gen, aplicația noastră oferă posibilitatea selectării modului de rotunjire pentru calculul valorii totalului fără TVA.

Aplicația are setată rotunjirea prin adăugare în sus – implicit, astfel, deschizând secțiunea ‘Setări avansate’ puteți opta și pentru opțiunea ‘Rotunjire prin lipsă (în jos)’.
Prin selectarea opțiunii ‘Rotunjire prin lipsă (în jos)’

obtineți rezultatul următor:

Opțiunea trebuie selectată înainte de editarea prețului unitar.

Ca să exporți mai multe facturi în SAGA într-un singur pas trebuie să:

1. Mergi la meniul ‘Rapoarte’, apoi ‘Facturi’;
* folosind criteriile de căutare, generează raportul facturilor pe care vrei să le exporți (spre exemplu, toate facturile emise până în prezent); dă click pe ‘Exportă’, aflat deasupra listei de rezultate;

2. Din meniul ‘Rapoarte’, apoi ‘Facturi’, bifezi căsuța din dreptul facturilor dorite, apoi click pe ‘Exportă’ și ‘Export Saga’ aflat deasupra listei de rezultate;

* se va genera o arhivă zip cu toate facturile respective;
* salvează și dezarhivează fișierul zip. Ține minte directorul unde l-ai dezarhivat;
* intră apoi în ‘SAGA’ și importă fișierele din directorul în care ai dezarhivat fișierul zip.

3. De asemenea, poți descărca facturile în format Saga din meniul ‘Rapoarte’, apoi ‘Facturi’, bifezi căsuța din dreptul facturilor dorite, apoi click pe ‘Descarcă’ și ‘în formatul Saga’ aflat deasupra listei de rezultate;

Detalii despre programele de contabilitate Saga: (external) www.sagasoft.ro

Integrări și aplicații conexe Saga pe (external) forumul sagasoft.ro

Ca să exporți o factură în SAGA trebuie să:

* identifici factura din ‘Rapoarte’, ‘Facturi’ și apoi click pe numărul facturii;

1. În meniul vertical aflat deasupra facturii, vei găsi funcția ‘Export SAGA’;
* dă click pe ‘Export SAGA’ și se va genera un fișier: salvează acest fișier. Ține minte directorul unde l-ai salvat.

2. Din ‘Rapoarte’, ‘Facturi’, bifezi factura dorită și dă click pe ‘Export’, apoi  ‘Export Saga’

* intră apoi în „SAGA” și importă fișierul rezultat din directorul în care l-ai salvat.

3. Ai și opțiunea de a descărca documentul în format Saga, din ‘Rapoarte’ ‘Facturi’ bifezi factura dorită și dă click pe „Descarcă”, apoi  „în formatul SAGA”

Detalii despre programele de contabilitate Saga: (external) www.sagasoft.ro
Integrări și aplicații conexe Saga pe (external) forumul sagasoft.ro

Dacă ai definit mai multe conturi bancare la datele firmei tale, poți alege care dintre ele să apară pe factură (sau pe proformă, aviz ori chitanță).

Atunci când generezi un document nou, vei observa că toate conturile bancare apar într-o casetă din meniul aflat sub factură. Dacă vrei ca vreunul dintre aceste conturi să nu apară pe documentul respectiv, este suficient să-l deselectezi.

PFA-urile sau firmele care nu sunt înregistrate în scopuri de TVA, vor folosi codul TVA din Registrul Operatorilor Intracomunitari (ROI) la emiterea de facturi intracomunitare. Detalii găsești aici.

Dacă te afli în această situație, atunci intră la ‘Date Fiscale’ din Meniul ‘Firma Mea’ și completează în felul următor:
– trece CIF-ul în căsuța aferentă (pe acesta îl vei folosi pe facturile interne);
– trece codul de TVA (RO urmat de număr) în căsuța corespunzătoare (pe acesta îl vei folosi pe facturile intracomunitare);
NU BIFA căsuța Plătitor de TVA.

Acum ai toate datele corecte ca să poți emite ușor atât facturi interne, cât și facturi intracomunitare.

Așadar, dacă emiți o factură în România, vei selecta CIF-ul (iar factura nu va conține coloana TVA).

Dacă emiți o factură în UE, vei selecta codul de TVA pentru operațiuni intracomunitare, iar în acest caz:
– factura va conține coloana TVA;
– la TVA se trece 0;
– în casuța Mențiuni trebuie să specifici motivul pentru care operațiunea e scutită de TVA (de ex ‘Scutite cf. art 143 lit b,c’, sau ce se aplică în cazul tău).

Categories: Diverse, f4 - mobile

În anumite situații rare, documentele (facturi, chitanțe, proforme, avize) nu se văd corect pe unele versiuni ale sistemului de operare Mac OS – mai specific, lipsesc caractere (litere).

Acest lucru se întâmplă exclusiv când un document este deschis cu programul Preview de pe Mac – problema nu apare la niciun alt reader și pe niciun alt sistem de operare.

În aceste cazuri, vă rugăm să descărcați un reader PDF gratuit de pe Internet (un reader este un program pentru vizualizarea documentelor în format PDF). Pentru MacOS exista următoarele alternative: Adobe Reader Skim sau PDF View.

Folosind reader-ul alternativ, veți putea vizualiza fără niciun fel de probleme orice document emis prin factureaza.ro.

Categories: Diverse, f4 - mobile

Din contul tău pe factureaza.ro, poți să încarci un logo care să apară în antetul facturii și de asemenea poți alege dintre mai multe șabloane sau modele de facturi.

Dar, mai mult decât atât, poți să schimbi design-ul facturii, precum și culorile și fonturile (valabil doar pentru abonamentele plătite) Urmează pașii:

1. Click pe meniul ‘Configurări’.

2. Click pe submeniul ‘Culori & fonturi’.

– selectează un profil (după ce alegi, vei vedea modificările pe factura demo de mai jos – adică o previzualizare în timp real);

– Poți alege: culori (pentru titluri – inclusiv denumire firmă și client, link-uri, marginile tabelului, fundalul tabelului și textul din interior) și fonturi (tip și dimensiune);

– ca să schimbi culorile, fă click în căsuța colorată care te interesează și se va deschide o fereastră de unde poți alege nuanța potrivită;

– poți alege un font pentru textul din afara tabelului cu produse și servicii și alt font pentru textul din interiorul tabelului;

– la fonturi există setări care îți permit să schimbi dimensiunea fonturilor în mai multe locuri pe factură;

La final, nu uita să salvezi. Iar dacă nu îți place cum arată, te poți întoarce oricând la setările inițiale.

Categories: Diverse, f4 - mobile

Emiterea de facturi online este o procedură 100% conformă cu legea. Reprezintă de fapt o alternativă eficientă la emiterea de facturi folosind tipizate (pre-tipărite sau realizate în Ms Office).

Trebuie însă, reținut că factura online nu este același lucru cu factura electronică și că, prin factureaza.ro nu, poți emite facturi electronice.

De fapt e mult mai simplu să emiți facturi online – totul în conformitate cu legea, prin factureaza.ro. Facturile online nu trebuie să conțină niciun fel de semnătură sau ștampilă și le poți emite și trimite clientului pe email în 2 minute. Fără bătăi de cap și fără drumuri la Finanțe.

Procedura de emitere a facturilor electronice este complicată și presupune o serie de eforturi financiar administrative din partea emitentului. În general, doar companiile mari își permit să emită facturi electronice deoarece aceasta presupune îndeplinirea unor condiții stricte, impuse prin lege. Spre exemplu, emitentul trebuie să dispună de mijloacele tehnice și umane corespunzătoare pentru garantarea securității, fiabilității și continuității serviciilor de prelucrare a datelor în format electronic. Mai mult, emitentul de facturi electronice trebuie să se înregistreze în acest scop la Ministerul de Finanțe. De asemenea, acest tip de documente trebuie să fie semnate cu semnatură electronică și să poarte marca temporală.

Pentru mai multe informații despre factura electronică, Lege-inregistrarea-operatiunilor-comerciale-prin-mijloace-electronice.

Începând cu 1 ianuarie 2013, a intrat în vigoare noul sistem de TVA, care, pentru anumite firme, presupune plata taxei la încasarea facturii și nu la emiterea ei.

Verifică aici dacă pentru firma ta se aplică plata TVA-ului la încasare.

Dacă intri în categoria de mai sus, ești obligat prin codul fiscal ca, de la 1 ianuarie 2013, pe toate facturile pe care le emiți, să apară mențiunea “TVA la încasare”. Ca să activezi această opțiune, urmează pașii:

1. Din contul tău pe factureaza.ro, dă click pe meniul ‘Firma Mea’ .

2. Bifează căsuța ‘Plată TVA la încasare’ din submeniul ‘Date fiscale’.

 

 

De acum, mențiunea ‘TVA la încasare’ va apărea pe toate facturile emise de tine, poziționată sub data scadenței.

Dacă dintr-un anumit motiv vrei să emiți o factură pe care să nu apară mențiunea ‘TVA la încasare’, atunci în factura respectivă:
– click pe ‘Regim special TVA | TVA la încasare’;
– după care debifezi căsuța ‘TVA la încasare’.

Dacă ai nelămuriri referitoare la plata TVA-ului la încasare, întreabă contabilul. Mai poți citi informații pe această temă aici.

Există două modalități prin care poți căuta documente, produse, clienți în contul tău.

Caută un document, un client, sau un produs, după:
– numele clientului, produsului;
– seria documentului (prefix, număr, sufix), cod produs;
– suma de pe factură

Însă dacă ai nevoie de un sistem complet de căutare prin toate documentele create vreodată, atunci:

2. Folosește ‘Generează raport’:
– Întră în categoria de documente care te interesează (facturi, proforme, chitanțe, avize), selectezi criteriul care te interesează și generezi raportul. Imaginea de mai jos redă criteriile de căutare ale facturilor:

*Există și rapoartele speciale, care se pot genera accesând, din meniul vertical, ‘Rapoarte’, apoi dai click pe ‘Rapoarte speciale’

Rapoartele speciale se referă la total facturat, total încasat, întârzierea medie la plată, întârzierea cumulată la plată. Poți descărca raportul în format Excel.

În pagina de detalii a fiecărui document vei găsi un istoric al tuturor modificărilor pe care utilizatorii înregistrați în contul firmei pe factureaza.ro le-au făcut asupra documentului respectiv.

Astfel, din pagina de vizualizare a facturii, colț dreapta-jos, poți vedea:
– când a fost creată factura și de către cine (dacă pe cont sunt înregistrați mai mulți utilizatori);
– când și de câte ori a fost modificată;
– când a fost emisă;
– poți da click pe numele clientului pentru a afla detalii despre acesta

1. Din meniul ‘Configurări’, click pe ‘Modele & Șabloane’;

2. Pentru fiecare tip de document (factură, proformă, chitanță, aviz), click pe șablonul potrivit

Află cum poți schimba de mână un șablon pe o anumită factură.

Legea spune că toate persoanele fizice sau juridice care desfășoară activități producătoare de venituri au obligaţia să asigure un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile utilizate. Adică, la începutul fiecărui an financiar (care în România coincide cu începutul anului calendaristic), trebuie să definești o serie pentru facturile, proformele, chitanțele și avizele pe care le vei emite în anul respectiv către clienții tăi.

Seriile conțin trei tipuri de denominații:
– Prefix (opțional): folositor pentru o mai bună organizare a facturilor, dacă emiți lunar facturi multe, pe servicii și produse diverse și /sau din puncte de lucru diverse. Spre exemplu, Prod sau Serv (dacă factura emisă este pe un produs, respectiv serviciu); sau BV ori SB (daca factura emisă este pe punctul de lucru din Brașov, respectiv Sibiu).
– Număr (obligatoriu): acesta poate începe cu orice cifră vrei tu (odată definit acest parametru, numerele documentelor se dau automat de sistem în ordine secvențială).
– Sufix (opțional): aici poți trece, spre exemplu, anul în care ai emis factura, ca să o poți găsi apoi mai ușor; sau, dacă ai și produse și servicii și puncte de lucru multiple, atunci poți trece la prefix produsul / serviciul și la sufix prescurtarea județului în care se află punctul de lucru.
– ‘Separator’ se referă la caracterul (semnul) pe care vrei să îl pui între prefix, număr și serie (spre exemplu, o linie scurtă, un punct, un dash etc.).

Iata câteva exemple de serii de facturi complete, cu prefix, număr și sufix:
– HOST-100-SB (adică factura 100, emisă pe serviciul hostare web, de la punctul de lucru din Sibiu);
– SOFT-100-2012 (adică factura 100, emisă pe serviciul software, în anul 2012);
– BV-100-2012 (adică factura 100, emisă de la punctul de lucru din Brașov, în anul 2012).

Ce trebuie să reții este că:
– Definirea unui număr este obligatorie, în timp ce prefixul și sufixul sunt opționale, și le poți folosi ca să îți organizezi mai bine facturile pe categoria care te interesează cel mai mult, fie că e vorba de tipuri de servicii sau produse, de puncte de lucru, de ani sau de orice criteriu important pentru firma ta.
– Ca să poți emite o factură, o proformă, o chitanță sau un aviz către un client, trebuie mai întâi să definești câte o serie pentru fiecare.

Află aici cum definești serii pentru facturi, proforme, chitanțe și respectiv avize.

Acum că ai definit un proiect nou și ai introdus orele de lucru în sistemul de pontaj poți trece la pasul următor, și anume să emiți factura:

– Click ‘Altele’, apoi selectezi ‘Facturare ore lucrate’ ;

– Selectează clientul, proiectul (dacă ai mai multe proiecte pe același client) și perioada pe care dorești să emiți factura sau proforma (‘detaliat’ și ‘rezumat’ se referă la descrierea serviciilor pe factură);

– Click pe ‘Emite factura’. Automat, factura ta s-a generat pe clientul, proiectul și orele pontate. Poți s-o trimiți ca de obicei către client, pe e-mail sau pe fax.

 

Categories: f4 - mobile, Pontaj

Ca să poți introduce ore de lucru în sistemul de pontaj, trebuie mai întâi să definești un proiect. Urmează pașii:

– Selectează ‘Proiecte’ din meniul ‘Altele’ și selectează ‘Proiect’ ;

– Selectează ‘+Adaugă proiect’ din pagina nou deschisă;

– Completează câmpurile cu informații despre proiectul tău. Și nu uita să alegi clientul pentru care faci proiectul respectiv (dacă e un client nou, care nu se regăsește în contul tău, atunci mai întâi introdu clientul în lista de clienți) ;

După ce ai adăugat proiectul, poți trece la faza următoare, și anume la pontajul propriu-zis.

Categories: f4 - mobile, Pontaj

Datele privind expediția pot fi adăugate pe factură activând căsuța ‘Transport’ din partea de jos a formularului de editare a facturii.

Termenul de plată al unei facturi se modifică din pagina de editare a facturii (vezi imaginea de mai jos).

(Data scadenței = Data facturii + X zile)!
Se completează sau se modifică câmpul „Scadent în … X … zile”. Factura va deveni scadentă la X (numărul introdus) zile după data emiterii.

TVA-ul apare pe facturile emise de tine *doar daca firma ta este plătitoare de TVA*.

Ca sa marchezi firma ta ca fiind plătitoare de TVA, accesează ‘Firma mea’ din meniul, apoi modifică datele firmei tale, bifând ‘Plătitor TVA’.

 

*Atenție*: facturile deja salvate nu vor prelua aceste modificări. Detalii găsești dând click aici.

O factură poate fi anulată din pagina de vizualizare a detaliilor facturii, folosind meniul aflat deasupra facturii (vezi imaginea de mai jos).

Alternativ la anulare, o factură poate fi stornată sau ștearsă:

cum stornez o factura
* cum șterg o factura

După anulare, factura poate fi recuperată dacă e necesar.

Poți tipări factura din pagina de vizualizare a detaliilor facturii astfel:

Sau poate fi descărcată în format PDF. Tipărirea se face apoi folosind orice software care poate deschide fișiere PDF (de exemplu, omniprezentul Adobe Reader).

Poți descărca factura în format PDF rapid:
* din raport facturi, selectând factura dorită

* sau din pagina de vizualizare a detaliilor facturii !

De ce e bun formatul PDF ?

Pentru că asigură faptul că factura va arăta la fel, indiferent de calculatorul și software-ul folosit pentru tipărire.

O serie de facturi poate fi ștearsă doar dacă nu are niciun document asociat. Înainte de a o șterge, trebuie să ștergi toate documentele salvate folosind respectiva serie.

Aici găsești detalii despre ștergerea unei facturi: cum sterg o factura.

Ștergerea seriei se face din meniul principal ‘Configurări’ – ‘Serii’. Doar seriile care pot fi șterse vor avea butonul de ștergere. Dă click pe ‘Opțiuni’ pentru a vizualiza butonul de ștergere.

 

Diverse aplicații permit introducerea ștampilei și/sau semnăturii scanate pe facturi. Considerăm această funcție ca inutilă și ca atare factureaza.ro nu oferă această facilitate din următoarele motive:

– semnarea și ștampilarea facturilor nu mai sunt obligatorii conform codului fiscal în vigoare. (vezi Articolul 155 aliniat 6 din codul fiscal)
– introducerea unei imagini scanate pe document nu are nicio valoare juridică într-un eventual litigiu.

Considerăm că introducerea acestei funcții ar însemna încurajarea unei practici greșite și suspecte din puncte de vedere legal.

Dacă o anumită factură trebuie semnată / ștampilată, va trebui să o tipărești și să o trimiți astfel clientului.

Există două modalități de a șterge o factură.

1. O factură poate fi ștearsă din Raport facturi (vezi imaginea de mai jos).

     2. O factură poate fi ștearsă din pagina de vizualizare a detaliilor facturii, opțiunea regăsindu-se deasupra facturii (vezi imaginea de mai jos)

La ce trebuie să fiu atent ?

Ștergerea unei facturi este *irevocabilă*. Datele se pierd și nu vor putea fi recuperate.

Ștergerea ar trebui folosită doar în caz excepțional; *anularea sau stornarea facturilor sunt recomandate* în locul ștergerii, mai ales dacă factura a fost deja trimisă clientului sau la contabilitate.

Ștergerea unei facturi va lăsa un gol în seria de facturi din care face parte. De exemplu, dacă ai facturile 100, 101 și 102 și ștergi factura 101, numărul 101 nu va mai fi alocat automat. Va trebui să setezi manual numărul când emiți următoarea factură pentru a păstra secvența seriei de facturi.

Dacă ștergi ultima factură dintr-o serie, numărul ei va fi alocat automat la următoarea factură.

Aici găsești informații despre ștergerea seriilor de facturi: cum sterg o serie de facturi.

Poți defini setări și mesaje implicite pentru mesajele la trimiterea documentelor pe e-mail:

– dacă factura e scadentă
– confirmarea plății
– trimiterea simplă a facturii

Poți accesa funcția din meniul principal ‘Configurări’, apoi, din submeniu ‘Configurări notificări’:

Fiecare mesaj poate fi configurat în mai multe limbi și se va alege limba în funcție de țara de proveniență a clientului.

 

 

 

În textul mesajului vor fi făcute anumite înlocuiri astfel încât poți personaliza mesajul cu datele tale și în funcție de factură, client.

Deşi în mod normal nu ar trebui să apară, se poate întâmpla ca într-o serie de facturi să rămână numere nealocate.

Dacă aveţi, de exemplu, seria *FACT-XXXX*, din care se emit facturile *FACT-0001*, *FACT-0002*, *FACT-0003* etc., s-ar putea să existe factura *FACT-0185* dar să lipsească factura *FACT-0184*.

Pentru a putea detecta automat toate aceste discontinuităţi(găuri) în serii există o funcţie de verificare exemplificată în graficul de mai jos, după ce ați accesat ‘Serii’ din secțiunea ‘Configurări’

 

Emitentul facturii poate fi adăugat pe factură folosind câmpul ‘Mențiuni’ din partea de jos a formularului de editare a facturii. În textul introdus se vor face automat unele înlocuiri. De exemplu, ‘NUME_UTILIZATOR’ va fi înlocuit cu numele emitentului.

Exemplu:

Celelalte câmpuri care vor fi automat înlocuite le găsești pe formularul de editare a facturii.

– Valori implicite pentru explicațiile facturii

Poți defini valori implicite pentru explicațiile facturii care vor fi preluate automat când adaugi o factură nouă. Pentru aceasta, accesează punctul ‘Configurări’ -> ‘Valori implicite’

Când editezi factura, poți modifica apoi câmpul ‘Mențiuni’ dacă este nevoie.

Doar facturile emise de abonamente cu calculul penalizărilor vor conţine în mod automat penalizările.

La emiterea unei facturi dintr-un abonament cu calculul penalizarilor, următoarele facturi vor genera penalizări:

– toate facturile deschise
– toate facturile închise pentru care s-a înregistrat o plată sau o chitanţă în intervalul pentru care se emite factura

Celelalte facturi închise *nu* vor genera penalizări.

Motivarea pentru 2. este dată de următorul exemplu:
* presupunem existenţa abonamentului A
* abonamentul A a generat factura F1 în data de 1 ianuarie, scadentă în 15 ianuarie
* factura F1 a fost platită integral şi închisă in 25 ianuarie
* abonamentul A va genera factura F2 în data de 1 februarie şi va include penalizări pentru factura F1 şi anume cele 10 zile de întârziere pentru intervalul 15-25 ianuarie

Poți oricând să renunţi la contul tău la Factureaza.ro și să ștergi datele asociate contului tau. Pentru aceasta trebuie să urmezi pașii din imaginile următoare:

(Pasul 1)

Apoi, dai click pe ‘Contul tău’, unde vei avea opțiunea ‘Șterge contul’.

(Pasul 2)

(Pasul 3)

Apăsând butonul ‘Șterge contul’ şi confirmând acţiunea, toate datele asociate contului tău vor fi șterse. Nu vei mai primi nici un fel de mesaje sau notificări.

 

Poți oricând să renunţi la contul tău la Factureaza.ro.

Pentru aceasta trebuie să urmezi pașii din imaginile următoare:

(Pasul 1)

(Pasul 2)

(Pasul 3)

Apăsând butonul ‘Închide contul’ şi confirmând acţiunea, contul tău va fi dezactivat. Nu vei mai primi nici un fel de mesaje sau notificări.

Siguranţa şi confidenţialitatea datelor tale sunt o prioritate maximă pentru noi. Informații detaliate despre securitatea datelor găsești aici.

Există copii multiple de siguranță a datelor tale. Și anume:

– Copii de siguranță (backup) ale tuturor informațiilor pe două sisteme hardware diferite, localizate în centre de date diferite. Aceste copii se actualizează periodic.
– Copii de siguranță (backup) ale documentelor pe email-ul tău: poţi primi săptămânal sau lunar arhive zip cu toate documentele create sau modificate de tine în ultimul interval de timp pe contul tău la factureaza.ro

*Cum setezi backup pe e-mail*
– Click pe meniul ‘Configurări’ din dreapta sus, și apoi click pe ‘Backup’.

– În pagina nou deschisă completează adresa de e-mail la care dorești să primești arhiva zip și apoi selectează intervalul la care dorești să primești documentele (săptămânal sau lunar).
– Nu uita să salvezi.

 

SSL este un protocol criptografic care permite transferul în siguranță al datelor pe Internet. Mai multe detalii aici.

HTTPS este un protocol de comunicație securizată care folosește pentru transferul datelor un flux SSL. O conexiune HTTPS este folosită de obicei pentru efectuarea de plăți online, Internet banking și alte transferuri de date sensibile. Mai multe detalii aici.

Factureaza.ro folosește conexiuni HTTPS astfel încât datele tale să fie transmise în condiții de maximă siguranță.

Mai multe despre siguranța datelor aici.

După ce ai adăugat un abonament nou ca să poți emite facturi recurente trebuie mai întâi să definești un model de factură pentru abonamentul respectiv. Să luăm un exemplu pentru un abonament de servicii hosting (găzduire site-uri):

– La ‘Denumirea produselor’ am scris numele abonamentului și variabila DOMENIU_GAZDUIT (ambele definte la pasul anterior, când am creat abonamentul.
– La unitatea de măsură am trecut ‘lună’.
– La cantitate am trecut 3 luni (adică același număr de luni pe care l-am specificat atunci când am creat abonamentul.
– La ‘preț unitar’ am pus 300 de lei.
(Dacă alegi un abonament cu preț variabil, valoarea prețului primei linii din modelul de factura va fi ignorată și va fi suprascrisă cu valoarea variabilei PRET_1)
– Mai poți adăuga reduceri, datele privind expediția etc., ca pentru orice altă factură (află aici mai multe despre cum adaugi o factură).
– La ‘Mențiuni’ am folosit variabila CONTRACT, astfel încât pentru fiecare abonat se va trece numărul de contract corespunzător pe factură.
– Salvează modelul de factură.

Acum poți trece la pasul următor și anume cum adaugi abonați.

După ce ai creat un abonament și ai definit un model de factură poți trece la pasul următor, adică să adaugi clienți abonați pe abonamentul respectiv.

Să continuăm exemplul început la pasul 1 și continuat la pasul 2 și anume abonamentul de hosting:

– Click pe ‘Altele’, apoi ‘Abonamente’, după care click pe butonul ‘+Abonat nou’ ;

– În pagina nou deschisă, selectez mai întâi clientul care va deveni abonat;
– Am completat data la care va începe abonamentul și data la care va lua sfârșit
(dacă e un contract care nu are termen de finalizare, nu completăm căsuțele ‘Până la’);
– Am lăsat ziua emiterii definită la pasul 1 Cum adaug un abonament (poți schimba ziua emiterii dacă e nevoie pentru un anumit client);
– Am specificat faptul că pentru acest client am facturat deja servicii de hosting până în ianuarie 2018, deci prima factură emisă pentru acest client va acoperi perioada februarie – aprilie 2018.
(în mod normal nu e nevoie să completezi câmpul ‘Facturat până la’, acesta se va actualiza automat la fiecare rulare a abonamentului);
– La e-mail am trecut adresa la care clientul va primi facturile;

– Deoarece la pasul 1 Adaugă un abonament am definit două variabile, CONTRACT și DOMENIU_GAZDUIT, completez și câmpurile respective cu informațiile specifice (acestea vor apărea apoi pe factura emisă către client, în locul unde am trecut valorile pe modelul de factură creat la pasul 2;
– După ce salvez, clientul va fi adăugat în lista de abonați.

Acum pot rula abonamentul. La rulare, abonamentul va emite facturi către toți abonații asociați acestuia.

De acum vei primi pe e-mail notificări ori de câte ori ai abonamente care trebuie rulate pentru a emite facturi abonaților. Factureaza.ro nu va emite automat facuturile, acest proces trebuie pornit de tine prin rularea abonamentului.

După ce ai definit unul sau mai multe tipuri de abonamente și apoi ai introdus clienți abonați pe abonamentele respective, poți rula abonamentele. La rularea unui abonament se vor emite automat facturi către clienții abonați. Urmează pașii:

– Din lista de abonamente, click pe icoana ‘Rulează abonamentul’;

– În pagina nou deschisă, va apărea o listă de facturi către abonați, facturi care sunt programate să fie emise de abonament în momentul de față;
– Click pe ‘Rulează abonament’;

– Toate facturile selectate în pasul anterior vor fi emise și trimise pe e-mail abonaților.

Dacă oferi servicii care presupun emiterea periodică de facturi, atunci cel mai simplu este să folosești sistemul de abonamente care îți permite:

– să definești abonamente (vezi cum, mai jos)
– să adaugi abonați
– să emiți / trimiți (pe email) automat facturi către toți abonații tăi

Ca să adaugi un abonament nou, urmează pașii:

1. Click pe ‘+Adaugă’ și selectează ‘Abonament’.

2. Să luăm ca exemplu crearea unui abonament pentru servicii de hosting (găzduire site-uri web):
– am ales tipul de abonament standard, deoarece vreau ca prețul să fie același pentru fiecare abonat
(Alege tipul de abonament cu prețul editabil, dacă vrei să poți configura prețul primei linii a facturii pentru fiecare abonat în parte)
– am dat abonamentului un nume relevant, și anume ‘Servicii hosting 3 luni’
– am ales ca plata să se facă anticipat, odată la 3 luni (deci clientul va primi o factură odată la trei luni, și va plăti servicii de hosting anticipate pe următoarele 3 luni)
– am ales ca facturile să se emită în ziua de 15 a fiecărei luni de facturare
– am ales prefixul seriei de facturi din care acest abonament va emite facturi
– am compus textul e-mail-ului care va fi trimis către client împreună cu factura
– am definit adresa de e-mail, unde doresc să primesc o copie a e-mailului care va fi trimis către client

Cum folosesc setările avansate

1. Bifează ‘penalizări’, respectiv ‘soldul anterior’, dacă vrei ca facturile abonamentului să includă penalizări pentru neplată și soldul facturii anterioare

2. Creează variabile care să apară pe factură

Variabilele sunt folositoare dacă vrei ca pe fiecare factură să apară o serie de informații specifice abonatului. Spre exemplu, vrei ca fiecare factură să conțină numărul contractului, data contractului (aceste variabile pot apărea pe factură la ‘Denumire’, sau la ‘Descriere’).

Urmează pașii ca să creezi o variabilă:
– la denumire trece demarcatorul (numele variabilei), care apoi va fi înlocuit cu informațiile pe care tu le definești atunci când creezi un abonat nou
– la descriere, explică în câteva cuvinte ce înseamnă această variabilă.
– dacă bifezi ‘obligatoriu’, nu vei putea adăuga un abonat nou fără să dai o valoare variabilei respective.
– click pe ‘+Adaugă’, ca să creezi și alte variabile.

*Pentru informații suplimentare despre penalizări și soldul anterior, dă click pe butonul ‘i’

– Click pe ‘Creează abonament’ ca să definești modelul de factură pentru abonamentul respectiv.

 

Dacă vrei ca logo-ul/sigla firmei tale să apară pe facturile şi celelalte documente generate, urmează pașii din imaginile următoare:

Pentru o calitate bună a afişării, imaginea ar trebui să aibă o lăţime de aproximativ 400 pixeli. Formatele acceptate sunt JPG, GIF şi PNG.

În cazul în care folosiţi şablonul ‘factură + chitanţă pe un A4’ şi dorești ca dimensiunea logo-ului din factură să fie egală cu dimensiunea logo-ului din chitanţă, va trebui să folosești un logo cu lăţimea mai mare decât înălţimea – de exemplu 400×180 pixeli.

Notă: Toate documentele emise până în momentul adăugării sau schimbării siglei vor rămâne neschimbate. Pentru a le regenera cu noul logo/noua siglă va trebui să le modifici, bifând căsuţa, precum în imaginea de mai jos:

După ce o factură a fost salvată, orice modificări facute datelor utilizate pe factură (datele clientului, ale firmei tale, conturi bancare, adrese, etc) *nu vor fi preluate automat pe factură*.
În acest fel se asigură integritatea unei facturi indiferent de ce se întâmplă ulterior.

Dacă dorești să modifici datele de pe o factură deja salvată, va trebui să intri pe formularul de editare a facturii (factura trebuie redeschisă dacă nu mai este ciornă), și pe formular vei avea de bifat o căsuță de preluare a modificărilor.

 

Dacă ai schimbat datele bancare și dorești sa adăugi contul nou în locul celui vechi pe o factura deja emisă, bifeaza căsuța din josul paginii.

Valorile implicite sunt niște parametri care, odată pre-definiți, îți permit să emiți documente mai repede și mai ușor, automatizând procesul. Astfel, în loc să completezi de mână o serie de câmpuri, ori de câte ori emiți un document, câmpurile respective se vor completa automat pentru tine. Urmează pașii:

1. Click pe ‘Configurări’, meniul ‘Valori implicite’ și completează cu informațiile relevante

– Completează apoi câmpurile, pentru a stabili valorile implicite pentru facturare și valorile implicite pentru explicații / mențiuni

Nu uita să salvezi informațiile!

Stornare manuală

Sub tabelul cu liniile facturii se pot introduce informațiile de stornare:

Câmpul ‘total stornat’ este foarte important, pentru că el specifică suma care va fi stornată de pe factura stornată. Această sumă se va scădea din restanța de pe factura stornată.

De exemplu:

– emitem factura F1 cu totalul de 100 RON
– emitem factura F2 cu totalul de -20 RON și ‘total stornat’ de 20 RON
– factura F1 va avea o restanță de 80 RON
– factura F2 va avea o restanță de 0

Stornare automată

O factură de storno poate fi generată foarte ușor pe baza unei facturi existente, în două feluri:

– poziție cu poziție
– cumulativ

Folosind oricare din aceste funcții, se va genera o factură de storno cu toate datele completate.

*Atenție: dacă schimbi ceva de pe factura de stornare generată automat, va trebui sa actualizezi și câmpul ‘total stornat’ !*

În listele cu detaliile facturilor, ultima coloană conține informațiile de storno.

Înainte să emiți o factură sau orice alt document (și chiar și după, dacă nu ai trimis către client deja), poți să schimbi felul în care această arată în pagină (adică design-ul sau șablonul).

Poate preferi ca factura să apară de trei ori pe un A4, sau să ai și chitanța pe aceeași pagină cu factura, sau ai nevoie de un design care să îți permită să facturezi o listă lungă de servicii. Toate acestea și câteva în plus, se regăsesc în pagina în care creezi facturi, imediat sub câmpurile facturii.

 

Dacă dorești să îi oferi clientului tău o reducere, poți face asta direct din aplicație. Pe de o parte, nu mai e nevoie să calculezi de mână reducerea; pe de altă parte, poți evidenția mai bine un discount promoțional direct pe factură.

Tot ce trebuie să faci este să bifezi căsuța ‘Reduceri’, imediat sub câmpurile facturii:
– apoi descrii pe scurt reducerea (discount de loialitate, spre exemplu)
– și treci procentul care se reduce din suma totală a facturii

Asta-i tot, nu uita să salvezi. Reducerea va apărea cu minus pe factură:

Nu poți emite niciun fel de document (factură, proformă, chitanță, aviz) fără ca înainte să îi definești o serie. Află aici ce este o serie de document fiscal. Ca să definești o serie de factură, urmează pașii (valabil și pentru chitanțe, proforme și avize):

2. Click pe butonul ‘+Adaugă serie nouă facturi’.

3. Alege tipul de document pentru care vrei o serie nouă (facturi, proforme, chitanțe sau avize) și apoi completează câmpurile, precum în imaginea de mai jos. Pentru a salva seria, dă click pe ‘Adaugă serie pentru facturi’.

4. Poți adăuga o serie și direct din pagina de editare a unui document. 

5. Gata, acum poți să emiți un document, cu seria nou definită sau alegând dintr-o listă de serii, dacă ai definit mai multe, așa cum am explicat mai sus.

Această opțiune, îți permite să introduci orele lucrate de tine și / sau de angajații tăi pe un anumit proiect. Poți apoi emite automat facturi sau proforme către clienții tăi pe baza orelor lucrate. Urmează pașii:

– sau dai click pe butonul ‘+Pontează’ după ce ai intrat în ‘Pontaj’ din ‘Altele’

– Completează câmpurile cu orele lucrate și descrierea lor.

– Click pe butonul ‘Adaugă pontaj’ ca să salvezi informațiile.
– Acum ai toate informațiile ca să poți emite o factură din pontaj.

*Important*: ca să poți introduce ore lucrate în sistemul de pontaj, trebuie mai întâi să definești un proiect.

Categories: f4 - mobile, Pontaj

Aici găsești lista de prețuri.

factureaza.ro este un serviciu pe bază de abonament. Plăteşti doar cât timp foloseşti serviciul. Factura se emite fie lunar, fie poţi alege să plăteşti în avans cu următoarele reduceri: pe 12 luni primeşti o reducere de 10%, pe 6 luni 7.5%, iar pe 3 luni 5%. Din cauza comisioanelor bancare, abonamentul Basic nu se poate achita lunar.

Pot schimba tipul de abonament ?

Desigur. Aici găsești detaliile: Cum schimb abonamentul.

Pontare înseamnă înregistrarea orelor lucrate de către o persoană, într-un anumit interval de timp, în vederea calculării unei plăți. Pe factureaza.ro, această opțiune există ca să poți emite facturi sau proforme către clienții tăi pe baza orelor lucrate de tine și / sau de angajații tăi pe un anumit proiect.

Este o opțiune utilă atunci când activitatea pe care o prestezi este de tipul care în general se bugetează cu ora (de exemplu: consiliere – legală, juridică, financiară, de management; dar și alte tipuri de servicii: programare, design web, design grafic etc.)

 

Categories: f4 - mobile, Pontaj

Abonamentul gratuit nu permite emiterea a mai mult de 5 documente pe lună. Abonamentele plătite permit, în schimb, depășirea numărului de documente incluse. Prețul pentru fiecare document care depășește numărul de documente incluse este de 1 RON.

Dacă depășești numărul de documente, vei fi notificat imediat în colțul din dreapta sus asupra costurilor adiționale:

Poți consulta oricând situația contului tău pe luna curentă accesând „Firma mea” -> „Contul tău”

Poți trece oricând la unul dintre abonamentele plătite. Procedura e foarte simplă și durează doar două minute, totul făcându-se online.

Pentru aceasta trebuie să urmezi pașii:

  • Alege din meniul principal ‘Firma mea’, apoi  ‘Contul tău’
  • Alege tipul abonamentului și intervalul de plată
  • Confirmă acceptarea contractului după ce l-ai revizuit

 

Vei primi pe e-mail o copie a contractului. Acesta intră în vigoare imediat, deci vei avea acces instantaneu la facilitățile oferite de abonamentul ales.
Factura se va emite automat în data de 15 a lunii.

Poți trece oricând de la un tip de abonament la altul. De asemenea, poţi oricând schimba intervalul de plată al abonamentului. Procedura e foarte simplă și durează doar două minute, totul făcându-se online.

Pentru aceasta trebuie să urmezi pașii:

(Pasul 1)

 (Pasul 2)

 (Pasul 3)

 (Pasul 4)

Se va genera un act adiţional la contractul de adeziune, care reflectă schimbările tipului de cont şi a intervalului de plată. Confirmă acceptarea actului adiţional după ce l-ai revizuit.

Vei primi pe e-mail o copie a actului adiţional care se generează în urma schimbării tipului de cont şi a intervalului de plată. Acesta intră în vigoare imediat, deci vei avea acces instantaneu la facilitățile oferite de noul tip de abonamentul ales.

 

Legea spune că, toate persoanele fizice sau juridice care desfășoară activități producătoare de venituri, au obligaţia să asigure un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile utilizate. Adică, la începutul fiecărui an financiar (care în România coincide cu începutul anului calendaristic), trebuie să definești o serie pentru facturile, proformele și chitanțele pe care le vei emite în anul respectiv către clienții tăi.

Folosind API-ul, poți integra aplicația ta, sistemul tău informatic, magazinul tău online, cu managementul facturilor oferit de factureaza.ro.

Informații despre API găsiți aici: https://factureaza.ro/documentatie/api

Poți adăuga oricâte conturi bancare pe factură. Pentru aceasta urmează pașii din următoarele imagini.

1. Dai click pe iconița utilizatorului, după care dai click pe ‘Firma mea’

2. Apoi dai click pe ‘Conturi bancare’ unde ai trei opțiuni:

  • Șterge acest cont (dacă dorești să ștergi un cont)
  • Adaugă un cont
  • Adaugă o bancă

Dacă dorești să adaugi un cont sau o bancă, completezi câmpurile relevante, după care salvezi.

Toate conturile pe care le introduci vor apărea pe facturi.

*Atenție!* Pe facturile emise deja, aceste modificări nu se vor prelua automat. Dacă vrei să apară și conturile nou adăugate pe facturile emise deja, trebuie să intri din nou pe documentele respective și să selectezi conturile, precum în imaginea de mai jos:

Poți oricând să exporți datele asociate contului tău. Pentru aceasta trebuie să urmezi pașii din imaginile următoare:

1. Dai click pe iconița utilizatorului tău, iar din meniul care se deschide dai click pe ‘Firma mea’

3. Apoi, dai click pe ‘Contul tău’, unde vei avea opțiunea ‘Export date’

4. Apăsând butonul ‘Export date’ şi confirmând acţiunea, toate datele asociate contului tău vor fi exportate în format XML la adresa ta de e-mail.

Urmează pașii ca să îți recuperezi datele de acces (nume cont, nume utilizator, parolă):

1. Din factureaza.ro, click pe ‘Conectare’ .

2. În panoul de login, dă click pe ‘Ai uitat parola?’ .

3. În fereastra nou deschisă, scrie adresa ta de e-mail, cea pe care ai folosit-o să te înregistrezi ca utilizator pe contul tău la factureaza.ro 

Dacă nu mai ții minte adresa respectivă, trebuie să ne contactezi direct.