Politica de confidențialitate și acordul de prelucrare a datelor

Confidențialitatea ta este importantă pentru S.C. CUBUS ARTS S.R.L. Scopul acestei Politici de confidențialitate este să-ți explice ce date culegem, de ce le culegem și modul în care folosim, dezvăluim, transferăm și stocăm datele tale.

Cod de Identificare Fiscală

adresa de e-mail a firmei

telefon

numele persoanei tale de contact (nume, prenume, e-mail)

adresa sediului (oraș, județ, stradă, cod poștal)

Nr. Înmatriculare în Reg. Com

dacă ești sau nu plătitor de TVA

datele tale de acces (nume cont, nume utilizator, parolă)

sursa din care ai aflat despre factureaza.ro

După completarea tuturor acestor date, ești rugat să accepți termenii și condițiile de utilizare, după ce le-ai luat la cunoștință în prealabil.
“Datele de configurare”
Colectăm datele pe care tu le introduci în mod direct în aplicația noastră după autentificare și conectare (folosind interfața utilizator disponibilă prin browser sau serviciul API) cum ar fi:

datele ce țin de contul tău, respectiv datele personale (nume, prenume, telefon, CNP, act de identitate) , datele de acces (nume utilizator, parolă nouă dacă dorești să o schimbi, e-mail), cheia API și detalii despre abonamentul factureaza.ro, pe care îl poți modifica oricând din această secțiune

datele despre firma ta respectiv date fiscale și date de contact: (denumire, CIF, plătitor de TVA sau nu, Nr. Ord. Reg. Com, EUID, capital social, capital social subscris, capital social vărsat, adresă, oraș, județ, țară, cod poștal, telefon, fax, e-mail, site), date bancare (denumire bancă, IBAN, SWIFT, monedă), logo, puncte de lucru (denumire, adresă, telefon, fax), utilizatori și drepturi acordate utilizatorilor (datele personale și datele de acces ale acestora)

configurările documentelor: valori implicite pentru facturare (monedă, cotă TVA, curs BNR, data scadenței facturilor, penalizările pe zi sau pe lună, valori implicite pentru explicații/ mențiuni, care vor fi adăugate pe toate documentele create; acestea pot fi setate pentru facturi, facturi proforme, chitanțe, cât și avize), configurările seriilor tuturor tipurilor de documente, setarea modelelor și șabloanelor pentru toate tipurile de document, culori și fonturi care vor asigura design-ul dorit documentelor tale, backup automatizat pe e-mail (adresa de e-mail la care se trimite backup-ul, intervalul de back-up, care poate fi săptămânal sau lunar)

Configurările notificărilor, precum: trimiterea automată a notificărilor în ceea ce privește plata pentru facturile scadente (se poate activa notificarea automată a facturilor cu un număr configurabil de zile înainte sau după scadență), se poate activa inserarea link-ului de plată securizată în e-mail-uri, se poate configura mesajul de notificare la trimiterea documentelor pe e-mail, mesajul de confirmare a încasării, mesajul de amintire la întârzierea plății

Aceste date influențează în mod decisiv funcționarea aplicației, conținutul și aspectul documentelor rezultate care pot fi trimise către clienții tăi finali și eventuala comunicare automată cu aceștia (trimitere facturi scadente, mesaje de amintire, mesaje de confirmare).

“Datele clienților și ale utilizatorilor definiți de tine “
În aplicația noastră poți defini mai mulți utilizatori cu diverse drepturi care vor putea folosi aplicația (pot avea drepturi de administrator, respectiv să facă orice tip de modificări, drepturi de pontare, respectiv poate introduce doar timpii lucrați, sau pot fi dezactivați fiind deci în imposibilitatea de a folosi serviciul).
Date pe care tu le poți stoca în aplicația noastră despre utilizatorii contului, care sunt împărțite în două categorii: opționale și obligatorii.
*Obligatorii: nume, prenume, nume de utilizator, adresă de e-mail
*Opționale: telefon, Cod Numeric Personal, tip act de identitate, serie act de identitate, număr act de identitate, emitentul actului de identitate, data emiterii actului de identitate.
În aplicația noastră poți defini mai mulți clienți de-ai firmei tale. De asemenea, poți defini persoane de contact ale clienților tăi.
Date pe care le puteți stoca în aplicația noastră despre clienți care sunt împărțite în două categorii, respectiv opționale și obligatorii.
*Obligatorii: CIF, denumire, tip client, adresă, oraș, țară
*Opționale: indicator TVA, Nr. Ord. Reg. Com., numele băncii, numărul contului (IBAN), cod poștal, județ, e-mail, fax, telefon, site.
Date pe care le poți stoca în aplicația noastră despre clienți care sunt împărțite în două categorii: opționale și obligatorii.
*Obligatorii: nume, prenume
*Opționale: telefon, mobil, e-mail.
Înregistrările salvate de tine pentru utilizatori, clienți și persoane de contact pot fi asociate cu diverse alte înregistrări cum ar fi documente, produse, abonamente, pontaje, documente standard.
“Datele generate de sistem” Serviciul creează și stochează automat metadatele pe baza celorlalte tipuri de date, de exemplu:

Datele abonamentului, cum ar fi data de începere și data de sfârșit.

Facturile emise clienților serviciului factureaza.ro. Tu vei putea accesa toate facturile emise din contul factureaza.ro.

Poți crea, edita, modifica și șterge toate datele administrate de tine prin intermediul interfeței utilizator sau interfeței API. Dacă o instrucțiune specifică privind datele personale nu poate fi efectuată prin interfeța utilizator sau API, poți să ne trimiți instrucțiuni specifice folosind adresa de email office@factureaza.ro.

3.1 Pentru a-ți personaliza experiența și interfața (informațiile precum codul TVA intracomunitar sau TVA implică apariția coloanei de TVA, dacă ai definit un punct de lucru poți alege ca acesta să apară pe factură, dacă ai predefinit mențiunile pentru documente, acestea vor apărea pe fiecare document emis, dacă predefiniți chiar și datele opționale ale utilizatorilor, acestea pot apărea dacă vor fi selectați ca delegat, casier, etc). Toate acestea vor ajuta la îndeplinirea mai exactă a nevoilor tale individuale;

3.2 Pentru a-ți permite să controlezi conținutul și aspectul documentelor rezultate din aplicația factureaza.ro (facturi, avize, chitanțe, proforme, alte documente), precum și interacțiunea cu clienții tăi (trimiteri manuale sau automate ale facturilor pe e-mail), emiteri automate de facturi sau proforme prin rularea abonamentelor definite, afișarea unei pagini publice cu datele unui document și posibilitatea de a-l descărca în format PDF, și alte funcții personalizate;

3.3 Pentru a îmbunătăți site-ul serviciului factureaza.ro, S.C. CUBUS ARTS S.R.L. se străduiește continuu să îmbunătățească ofertele site-ului nostru pe baza informațiilor și feedback-ului pe care le primim de la clienții noștri);

3.4 Pentru a te identifica ca parte contractantă;

3.5 Pentru a-ți permite să te autentifici în siguranță la https://factureaza.ro/

3.6 Pentru a stabili un canal principal de comunicare cu tine (adresa de e-mail, telefon, adresă, nume, prenume);

3.7 Pentru a permite companiei S.C. CUBUS ARTS S.R.L. să emită facturi valabile și să proceseze tranzacții. Informațiile tale nu vor fi vândute, schimbate, transferate sau date oricărei alte companii, din orice motiv, fără consimțământul tău altfel decât în scopul explicit de a furniza serviciul solicitat;

3.8 Pentru a permite manipularea automată a abonamentelor;

3.9 Pentru a-ți furniza informații agregate cu privire la clienții și produsele tale, la documentele create, la abonamentele definite, documentele standard, la proiectele și înregistrările de pontaj create;

3.10 Pentru a trimite mesaje importante legate de serviciul factureaza.ro pe e-mail şi telefon (adresa de e-mail şi numărul de telefon pe care le furnizezi pot fi utilizate pentru a-ți trimite informații și actualizări referitoare la site-ul nostru, anunțarea expirării perioadei promoționale, trimiterea facturilor scadente, trimiterea mesajelor de amintire a plății, trimiterea mesajelor de întârziere a plății, informații despre activitatea contului tău sau eventuale incidente în legătura cu activitatea contului tău, prezentarea facilităţilor utile bazate pe analiza activităţii contului tău)
Dacă în orice moment dorești să te dezabonezi de la primirea acestor mesaje, poţi deselecta opţiunile corespunzătoare mesajelor din subsecţiunile relevante ale secţiunii "Configurări". Alternativ poţi să iei legătura cu noi pe e-mail (office@factureaza.ro) sau telefon (+40 368 409 233) şi să ne comunici opţiunea legată de primirea diverselor tipuri de mesaje. Sau poți să îți anulezi, ștergi sau închizi contul dând click pe "Șterge contul" sau pe “Închide contul” din subsecţiunea "Abonamentul factureaza.ro" a secţiunii "Firma mea".

3.11 Pentru recuperarea debitelor și soluționarea oricăror diferende judiciare aflate în legătură cu raporturile contractuale.

4.1 Regulamentul UE privind protecția generală a datelor (GDPR)
Prelucrarea datelor tale se face fie pe baza consimțământului tău, fie în cazul în care prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care ești parte sau pentru a lua măsuri la solicitarea ta înainte de a încheia un contract, cf. GDPR art. 6 (1) (a) - (b).
Poți oricând să-ți retragi consimțământul privind prelucrarea datelor personale, contactându-ne utilizând informațiile de contact de la Art. 1
Pentru a încheia un contract de adeziune la serviciul factureaza.ro oferit de S.C. CUBUS ARTS S.R.L., trebuie să ne furnizezi datele personale necesare.

5.1 Disponibilitate
Serviciul utilizează caracteristicile extinse ale mediului cloud pentru a asigura o disponibilitate ridicată, cum ar fi redundanța completă, echilibrarea încărcării (load balancing), scalarea automată a capacității, backup-ul continuu al datelor.
Nu există date personale stocate permanent în afara platformelor cloud administrate de S. C. Cubus Arts SRL. Astfel, securitatea fizică este menținută de subcontractanții S. C. Cubus Arts SRL, a se vedea clauza 7. Datele prelucrate sunt în siguranță. Centrele de date unde sunt stocate fizic datele sunt deținute de Hetzner Online GmbH Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germania, deci localizate în Uniunea Europeană. Hetzner Online GmbH și ceilalți subcontractanți se conformează tuturor cerințelor GDPR.

5.2 Integritate
Pentru a asigura integritatea, toate transmisiile de date sunt criptate pentru a se alinia cu cele mai bune practici pentru protejarea confidențialității și a integrității datelor. Utilizăm tehnologia Secure Socket Layer (SSL) pentru a transmite comunicațiile dintre tine și aplicație, folosind interfața utilizator sau serviciul API.
Pentru datele în tranzit, serviciul utilizează protocoale de transport standard pentru industrie atât între dispozitive și centrele de date, cât și în interiorul centrelor de date.

5.3 Confidențialitate
Toți membrii personalului sunt supuși unei confidențialități depline, iar subcontractanții și subprocesorii trebuie să semneze un acord de confidențialitate în cazul în care confidențialitatea totală nu face parte din principala înțelegere dintre părți.
Ori de câte ori datele personale sunt accesate de personal autorizat, accesul este posibil numai printr-o conexiune criptată.

5.4 Transparenţă
S.C. CUBUS ARTS S.R.L. te va informa în permanență despre modificările aduse proceselor pentru a proteja confidențialitatea și securitatea datelor, inclusiv practicile și politicile. Poți cere oricând informații despre locul și modul în care datele sunt stocate, securizate și utilizate.

5.5 Abilitatea de a interveni
S.C. CUBUS ARTS S.R.L. îți permite să accesezi, să rectifici și să ștergi datele administrate de tine utilizând interfața utilizator și serviciul API. Se pot face și batch actions, adică se pot șterge înregistrări multiple, se pot importa fișierele cu înregistrări multiple și se pot și modifica înregisitrări multiple (de ex. când se schimbă cota TVA).
Din punct de vedere tehnic, personalul S.C. CUBUS ARTS S.R.L. are posibilitatea de a folosi aplicația în numele unui anume utilizator prin funcția ‘switch user’. Această acțiune are loc după o confirmare prealabilă din partea clientului (verbală sau în scris).
Responsabilitatea generală pentru securitatea datelor revine responsabilului de protecție(DPO) a datelor al S.C. CUBUS ARTS S.R.L., care educă și actualizează personalul cu privire la măsurile de securitate a datelor.

5.6 Monitorizarea
S.C. CUBUS ARTS S.R.L. utilizează rapoarte și notificări de securitate pentru a monitoriza tentative de acces sau utilizare frauduloasă și pentru a identifica și contracara în mod proactiv potențialele amenințări. Operațiile administrative, inclusiv accesul la sistem, sunt înregistrate pentru a furniza un istoric al acțiunilor (audit trail) dacă se fac modificări neautorizate sau accidentale.
Performanța și disponibilitatea sistemului sunt monitorizate atât de serviciile de monitorizare interne, cât și de cele externe.

5.7 Notificarea privind încălcarea datelor cu caracter personal
În cazul în care datele tale sunt compromise, S.C. CUBUS ARTS S.R.L. va notifica ție și autorității (autorităților) de supraveghere competente în decurs de 72 de ore prin e-mail informații despre amploarea încălcării, datele afectate, orice impact asupra serviciului și a planului de acțiune S.C. CUBUS ARTS S.R.L. cu măsuri pentru a asigura datele și pentru a limita orice posibil efect negativ asupra persoanelor vizate.
"Încălcarea datelor cu caracter personal" înseamnă o încălcare a securității care duce la distrugerea, pierderea, modificarea, dezvăluirea neautorizată sau accesarea neautorizată a datelor personale transmise, stocate sau prelucrate în alt mod în legătură cu furnizarea serviciului.

atunci când credem că acest lucru este necesar pentru a respecta legea

când suntem solicitați în acest sens de către organele competente ale statului

pentru a impune respectarea politicilor site-ului nostru

pentru a proteja drepturile, proprietatea sau siguranța noastră sau a altora.

7.1 Subcontractanții și partenerii de încredere
Pentru oferirea serviciilor disponibile prin site-ul factureaza.ro colaborăm cu diverși subcontractanți și parteneri de încredere. Din datele furnizate mai jos, poate fi observat faptul că date cu caracter personal sunt transferate doar către unii dintre aceștia:

Hetzner Online GmbH Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Germania - care ne oferă servicii de cloud și infrastructură. Aici sunt stocate și transferate inclusiv date cu caracter personal.

Netopia Srl, cu sediul în Bd. Pierre de Coubertin nr.3- 5, Office Building, etaj 4, Sector 2, București, 021901, România - care ne oferă servicii de plată online prin site-ul www.mobilpay.ro. Nu transferăm date cu caracter personal către Netopia.

Straetus România, str . Victor Babeș, nr. 36, etaj 1, Brașov, România - care ne oferă servicii de recuperare creanțe. Transferăm către Straetus datele personale strict necesare pentru recuperarea creanțelor.

Instant Factoring IFN S.A., clădirea Equilibrium, Strada Gara Herăstrău 2, București 020334, România - care oferă servicii de factoring(finanţare facturi) prin site-ul www.instantfactoring.com. Transferăm către Instant Factoring IFN S.A. datele personale strict necesare operaţiilor de factoring.

Tawk.to inc., 187 East Warm Springs Rd, SB119 Las Vegas, NV, 89119, USA - care ne oferă chat-ul din aplicație prin serviciul tawk.to. Certificarea EU-US Privacy Shield pentru acest subcontractant se poate consulta aici: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt00000008SblAAE&status=Active

AppSignal, B.V., Herengracht 504, Amsterdam 1017CB, Netherlands - care ne oferă servicii de monitorizare parametri cloud și analiza de erori. Nu transferăm date cu caracter personal către acest partener.

Google LLC 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA - ne oferă serviciul Google Analytics. Nu transferăm date cu caracter personal către acest partener. Inclusiv adresa IP a vizitatorului este anonimizată înainte de transfer. Certificarea EU-US Privacy Shield pentru acest subcontractant se poate consulta aici: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI&status=Active

SolarWinds Worldwide, LLC, 7171 Southwest Parkway, Bldg 400, Austin, Texas 78735, USA - care ne oferă servicii de management al log-urilor prin serviciul papertrailapp.com. Datele transferate către acest partener pot conține și date personale în format nestructurat însă după o perioadă de 3 zile acestea sunt șterse din bazele de date ale partenerului și arhivate și criptate folosind serviciile Amazon S3 cu centre de date localizate în Europa. Certificarea EU-US Privacy Shield pentru acest subcontractant se poate consulta aici: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt00000008R6bAAE&status=Active

Amazon Web Services, P.O. Box 81226, Seattle, WA 98108, USA - care ne oferă servicii de stocare prin Amazon S3 și serviciul Amazon Cloudfront. Certificarea EU-US Privacy Shield pentru acest subcontractant se poate consulta aici: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TOWQAA4&status=Active

Stripe, Inc., 510 Townsend Street, San Francisco, CA 94103, USA - care ne oferă servicii de plată online prin site-ul www.stripe.com. Certificarea EU-US Privacy Shield pentru acest subcontractant se poate consulta aici: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TQOUAA4&status=Active

Hotjar Ltd, cu sediul în at Level 2, St Julian’s Business Centre, 3, Elia Zammit Street, St Julian’s STJ 1000, Malta - care ne oferă servicii de analiză a comportamentului utilizatorilor pe secţiunile accesibile în mod anonim ale siteului nostru. Nu transferăm date cu caracter personal către Hotjar. Inclusiv adresa IP a vizitatorului este anonimizată înainte de transfer

Toți subcontractanții noștri care prelucrează datele personale trebuie să se conformeze prevederilor GDPR. Vom monitoriza menținerea standardelor impuse de GDPR de către subcontractori și subprocesori pentru a se asigura că sunt îndeplinite cerințele privind protecția datelor. Toți subcontractanții din Statele Unite ale Americii(USA) sunt certificați conform EU-US Privacy Shield.
Modificările privind adăugarea sau înlocuirea subcontractanților sau a partenerilor care manipulează datele cu caracter personal vor fi anunțate prin actualizarea prezentului document. Tu ai posibilitatea de a te opune unor astfel de modificări și de a rezilia contractul cu S.C. CUBUS ARTS S.R.L.

7.2 Divulgarea obligatorie din punct de vedere legal
S.C. CUBUS ARTS S.R.L. va divulga datele clientului către organele de drept dacă există acceptul tău sau dacă este o cerință legală. S.C. CUBUS ARTS S.R.L. va încearca să limiteze divulgarea datelor la strictul necesar.

9.1 Locația datelor personale
Toate datele sunt stocate în centrele de date ale Hetzner Online GmbH Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen din Germania. În situația în care delegăm activități de prelucrare a datelor către subcontractori din Statele Unite ale Americii(USA), acești subcontractori trebuie să fie certificați conform EU-US Privacy Shield.
Datele stocate în baze de date relaționale sunt replicate în mod automat în timp real către bazele de date secundare sau folosind mecanisme de replicare multiplă automată în cadrul clusterelor de bază de date Multi-Master cu minim 3 instanțe.
Datele stocate în sisteme de fișiere sau folosind servicii de stocare compatibile Amazon S3 sunt, de asemenea, disponibile în copii multiple care se realizează în mod automat cel puțin o dată pe zi.
Se fac în mod automat copii de siguranță ale bazelor de date pentru a permite restaurarea stării acestora la momente anterioare. Perioada de retenție este de 7 zile. Copiile de siguranță sunt stocate pe dispozitive fizice diferite de cele pe care rulează instanțele bazelor de date.

9.2 Instalarea de software pe sistemul clientului
Nu este necesară instalarea de software pentru a utiliza serviciul. Serviciul oferit de S.C. CUBUS ARTS S.R.L. este accesibil printr-un browser web standard, utilizând automat o conexiune https criptată pentru toate comunicațiile dintre browserul tău și serverul S.C. CUBUS ARTS S.R.L. pentru a proteja orice date de interceptare în timpul transferurilor de rețea.

11.1 Rectificare
Poți obține în orice moment, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor personale inexacte referitoare la tine, cf. clauza 5.6.

11.2 Restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal
Poți oricând să soliciți S.C. CUBUS ARTS SR.L. să restricționeze prelucrarea datelor cu caracter personal atunci când se aplică una dintre următoarele:

dacă contești acuratețea datelor personale, caz în care restricționarea se aplică pentru o perioadă care să permită companiei noastre să verifice corectitudinea datelor personale

dacă prelucrarea este ilegală și te opui ștergerii datelor cu caracter personal și soliciți în schimb restricția de utilizare a acestora

dacă S.C. CUBUS ARTS SR.L. nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar ele sunt solicitate de tine pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea revendicărilor legale.

11.3 Ştergere
Poți să soliciți, fără întârziere nejustificată, ștergerea datelor cu caracter personal care te privesc și S.C. CUBUS ARTS S.R.L. va șterge datele cu caracter personal fără întârzieri nejustificate atunci când se aplică una dintre următoarele:

dacă datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate

dacă îți retragi consimțământul pe care se bazează prelucrarea și nu există altă bază legală pentru prelucrare

dacă datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal

dacă datele cu caracter personal trebuie să fie șterse pentru a respecta o obligație legală din legislația UE sau națională.

Ștergerea tuturor datelor asociate contului tău se poate solicita dând click din contul tău pe “Ștergeți contul”.

12.1 Politica de păstrare a datelor
Datele privind relația contractuală dintre tine și noi vor fi păstrate din cauza reglementărilor fiscale până la zece ani de la închiderea sau ștergerea contului tău.
Datele introduse de tine precum și datele de configurare, cele privind setările și datele generate de sistem vor fi șterse imediat atunci când ștergi contul.
Dacă închizi contul tău fără a solicita ștergerea, datele introduse de tine precum și datele de configurare, cele privind setările și datele generate de sistem vor fi păstrate până la un an pentru a permite reactivarea contului tău ulterior în cazul în care te decizi să-l reactivezi.
Dacă contul tău a fost dezactivat pentru neplată, datele introduse de tine precum și datele de configurare, cele privind setările și datele generate de sistem vor fi păstrate până la un an pentru a permite reactivarea contului tău ulterior în cazul în care te decizi să plătești restanțele și să-l reactivezi.
Dacă ai un cont gratuit(Free), datele introduse de tine precum și datele de configurare, cele privind setările și datele generate de sistem vor fi șterse automat după o perioadă de cinci ani de inactivitate. Deci dacă cinci ani la rând nu interactionezi în vreun fel cu serviciul nostru și ai un cont gratuit(Free), acesta va fi șters.

12.2 Restituirea și / sau ștergerea datelor
După ștergerea contului nu vor fi păstrate nici un fel de date în afară de eventuale date de facturare, asta în cazul în care în cadrul relației contractuale au fost emise facturi către tine. Nu anula sau șterge contul fără a descărca o copie a tuturor datelor deoarece în acest caz S.C. CUBUS ARTS S.R.L. nu va putea să livreze copia de date.