Manual de facturare

1. Cum te înscrii 2. Facturi 2.a editare 2.b status 2.c căutare 2.d plăți și chitanțe 2.e valori predefinite 3. Facturi proforme 4. Avize 5. Chitanțe 6. Serii 6.a Exemplu serie facturi 7. Transformare și copiere facturi 7.a Generare facturi din proforme și avize 7.b Copiere facturi 8. Produse 9. Clienți 10. Abonamente 10.a Definirea unui abonament nou 10.b Adăugarea clienților la abonament 12.c Emiterea automată 11. Documente standard (de ex. contracte) 11.a cum adaugi un template de document standard 11.b cum generezi un document standard 12. Informaţii despre firma mea 12.a Date fiscale și date de contact 12.b Conturi bancare 12.c Logo 12.d Puncte de lucru 12.e Abonamentul 13. Șabloane 14. Mesaje 15. Adăugarea unui proiect 16. Cum pontez 17. Emiterea unei facturi pe baza pontajului 18. Utilizatori și drepturi 19. Sistemul de permisii 19.a Activarea sistemului de drepturi 20. Backup automatizat pe e-mail 21. Valori implicite 21.a Valori implicite pentru explicații/mențiuni 22. Modele/Șabloane document 23. Configurări notificări 23.a Notificări pentru facturi scadente 23.b Notificări la trimiterea facturilor, proformelor etc. 23.c Mesajul de confirmare a încasării 23.d Mesajul de amintire la întârzierea plăţii 24. Export integral de date 25. Ștergerea contului 26. Închiderea contului 27. Rapoarte speciale 28. Rapoarte facturi și facturi proforme 29. Rapoarte avize și chitanțe 30. Cum modifici design-ul documentelor 31. Setarea și modificarea fonturilor 32. Import linii din documente în factura ta 33. Import clienți 34. Import produse 35. Setare layout documente 36. Ștergerea tuturor liniilor din factura ta 37. Setare layout interfață de utilizare 38. Alegerea temei interfeţei de utilizare 39. Setare limbă interfață de utilizare 40. Notă de subsol documente 41. Setări avansate la trimiterea documentelor pe e-mail 41.a Personalizarea câmpurilor From și subject 41.b Folosirea server-ului propriu de e-mail

1. Cum te înscrii

Pentru a înscrie firma ta, tot ce trebuie să faci este să completezi formularul de înscriere cu datele acesteia. Odată finalizat acest pas, vei primi un email pentru a activa contul. După confirmarea contului, el devine activ, iar tu poți emite facturi, proforme, avize și chitanțe.

Informațiile necesare pentru înscriere:

numele firmei;

codul de identificare fiscală (CIF), fără indicatorul RO pentru firmele neplătitoare de TVA;

numele contului (va fi utilizat pentru autentificare);

datele utilizatorului primar (nume, prenume, username, parolă, email);

datele de contact ale firmei (adresă, număr de telefon).

2. Facturi

Facturile se generează ca fișiere PDF care pot fi descărcate, imprimate sau trimise pe email. Fișierele PDF pot fi vizualizate cu Adobe Reader . Pentru a genera facturi trebuie să definești o serie de facturi. Detalii despre:

Seriile facturilor

Legislație

Exemple de facturi

2.a Editare facturi

Editarea unei facturi se face în doi pași. Mai întâi se alege cumpărătorul, după care se definesc datele facturii (data, seria, numărul, eventual datele de pe aviz) și produsele / serviciile livrate ('linii'). De asemenea, se pot defini moneda în care să fie emisă factura, scadența și penalizările precum și explicații speciale care apar pe factură sub tabelul cu produse/servicii.

La adăugarea unei linii noi în factură se poate alege unul dintre produsele deja definite (vezi detalii despre produse ) sau se poate introduce o linie goală în care toate datele se introduc manual. În cazul inserării unui produs, datele acestui produs se copiază pe factură; aici ele pot fi modificate fără a afecta datele produsului. Nu este necesar să definești produse pentru a emite facturi.

Pentru firmele plătitoare de TVA, prețurile vor fi introduse fără TVA și se va indica cota TVA (implicit este 19% ). Firmele neplătitoare de TVA vor emite facturi fără TVA.

2.b Stările facturilor

Fiecare factură se află într-o anumită stare care desemnează ce s-a făcut cu factura respectivă până la momentul de față. Aceste informații te vor ajuta la o mai bună administrare a facturilor tale.

Ciornă : Aceasta este starea inițială a unei facturi. În această stare factura poate fi modificată.

Emisă : După ce verifici datele de pe factură o poți emite. Facturile emise pot fi tipărite sau trimise pe email.

Închisă : După ce contravaloarea facturii a fost achitată, poți trece factura în starea închisă.

Poți trece oricând o factură dintr-o stare în alta.

Atenție!

Dacă o factură are termen scadent, înregistrezi plata dar nu închizi factura, aceasta va rămâne restantă, iar clientul va primi mesaj de notificare dacă trimiți automat mesaje de amintire la întârzierea plății.

2.c Căutare facturi

Facturile pot fi căutate după un set complet de parametri:

Starea facturii

Starea plății

Data emiterii facturii

Data plății

Data scadenței

Client

Seria facturii

Numărul facturii

Monedă

Autor

Cuvinte cheie

Rezultatul căutării facturilor poate fi grupat după client, serie, monedă și autor. Facturile găsite pot fi apoi descărcate: în format Excel, ca arhivă ZIP, în format PDF, pentru e-Factura, pentru SAGA, pentru Winmentor, pentru Ciel, ca arhivă e-Factura, în format JSON și în format XML. De asemenea, poți descărca un singur fișier PDF care conține toate facturile rezultate în urma căutării.

2.d Plăți și chitanțe

Pentru fiecare factură poți înregistra mai multe plăți sau chitanțe. Prin înregistrarea plăților și a chitanțelor se poate ține o evidență a sumelor restante datorate de clienți. Se pot înregistra atât plăți parțiale cât și integrale. Factura se poate închide automat în momentul încasării întregii sume. Mai multe despre chitanțe afli aici .

2.e Valori implicite pentru facturi

Pentru următoarele câmpuri se pot stabili valori implicite care vor fi trecute automat pe fiecare factură (pe fiecare factură ele vor putea fi însă modificate):

TVA (procente) - implicit 19 pentru firme plătitoare de TVA

Moneda - implicit RON

Termen de plată

Penalizări

Mențiuni

3. Facturi proforme

Generarea și administrarea facturilor proforme funcționează similar cu cele ale facturilor. Singura diferență este faptul că data scadenței (la facturi) este înlocuită cu data expirării (la facturi proforme). Dintr-o factură proformă poate fi generată în mod automat o factură. Citește mai mult despre transformare și copiere facturi aici .

4. Avize

Generarea și administrarea avizelor funcționează similar cu cele ale facturilor. Singurele diferențe notabile sunt faptul că pe avize nu apar informații despre TVA și că delegatul care se specifică pe aviz trebuie să fie unul dintre angajații firmei sau dintre utilizatorii factureaza.ro. (detalii )

5. Chitanțe

Pentru plățile în numerar se pot genera chitanțe. Generarea și administrarea lor funcționează similar cu a celorlalte tipuri de documente. Sumele de pe chitanțe se adună sumelor celorlalte plăți rezultând astfel suma totală încasată pentru fiecare factură.

6. Serii

Fiecare document (factură, proformă aviz, chitanță) este identificat printr-o serie și un număr. Nu pot exista mai multe documente cu aceeași serie și același număr (verificarea se face automat). O serie este alcătuită din prefix, un număr de start, un separator și opțional un sufix. Numărul documentului este generat automat. La ștergerea unui document, numărul devine disponibil.

Pentru a adăuga o serie, intri în secțiunea "Configurări", unde selectezi din submeniu Serii.

De exemplu, pentru facturi, dai click pe butonul Adaugă serie nouă facturi, de unde setezi:

Anul

Prefixul (este opțional)

Separatorul

Sufixul (este opțional)

Numărul de start

Aceeași procedură trebuie urmată și pentru adăugarea unei serii noi pentru o factură proformă, o chitanță sau un aviz.

După ce adaugi o serie, o poți modifica sau șterge oricând dacă nu ai atribuit-o vreunui document. Butoanele pentru a efectua aceste acțiuni se regăsesc în dreptul seriei respective, în partea dreaptă. Tot aici se află butonul cu ajutorul căruia poți identifica discontinuități ale seriei.

Tot în această fereastră se află un buton de căutare rapidă a unei serii, în dreapta sus.

ATENȚIE! Seria nu mai poate fi modificată sau ștearsă dacă a fost atribuită unui document.

6.a Exemplu serie facturi

prefix: 202000A start: 1 separator: - sufix: IP

Facturile vor avea serie/număr: 202000A-1-IP , 202000A-2-IP , 202000A-3-IP ...

7. Transformare și copiere facturi

De multe ori vei vrea să emiți mai multe facturi foarte asemănătoare. De asemenea, este foarte util să poți genera facturi pe bază de proforme sau avize. În ambele cazuri ești scutit de reintroducerea tuturor datelor de mână folosind funcțiile de transformare și copiere facturi.

7.a Generare facturi din proforme și avize

Dacă ai creat o factură proformă sau un aviz și l-ai trecut în starea emisă, pe pagina de vizualizare a facturii proforme vei vedea în meniul din dreapta butonul "Generează factura". Dacă dai click pe acel buton ți se va deschide o factură nouă cu toate datele și liniile din factura proforma sau avizul deschis. Trebuie doar să o salvezi și s-o emiți.

Funcții similare sunt disponibile pentru a crea facturi proforme din avize, avize din facturi și avize din facturi proforme.

7.b Copiere facturi

Pe pagina de vizualizare a facturii vei vedea în meniul din stânga butonul "Copiază". Dacă dai click pe acel buton se va deschide o factură nouă cu toate datele și liniile din factura curentă. Poți să faci modificările necesare, s-o salvezi și s-o emiți. Funcții de copiere sunt disponibile pentru: facturi, facturi proforme, avize și chitanțe.

8. Produse

Pentru a facilita o generare mai rapidă a facturilor, facturilor proforme și avizelor, poți introduce produsele / serviciile firmei tale. Acestea vor fi apoi disponibile la editarea facturilor. Datele unui produs / serviciu sunt:

Cod/Număr - acesta este codul folosit în firma ta. El nu apare pe factură, dar te ajută la căutare

Descriere

Unitate de măsură

Cantitate standard

Preț

TVA

Moneda

Produsele pot fi șterse și se pot edita oricând.

Poţi importa produse din aplicații externe (de ex. Excel).

9. Clienți

Clienții pot fi atât persoane juridice cât și fizice. Datele unui client sunt:

Numele

CIF / CNP

Indicator TVA și numărul de înregistrare în Registrul Comerțului

Adresa (strada, oraș, județ, cod poștal, țara)

Date de contact (telefon, fax, email, site)

Pentru fiecare client se pot introduce oricâte persoane de contact.

La trimiterea unei facturi pe email se vor folosi automat adresa de email a firmei și a persoanelor de contact definite.

10. Abonamente

Abonamentele sunt folosite pentru a emite periodic facturi către clienții tăi. Ai posibilitatea de a defini oricâte abonamente și să asociezi clienții tăi la acestea. Abonamentul va crea/emite facturile abonaților asociați în urma rulării acestuia.

Abonamentele sunt foarte utile în următoarele cazuri:

ai de emis facturi pentru chirii

ai de emis facturi abonamente de acces internet, telefonie, cablu, etc...

ai de emis facturi hosting sau mentenanță

ai de facturat servicii de suport, consultanță - facturate lunar/trimestrial sau anual

sau alte servicii pe bază periodică

10.a Definirea unui abonament nou

Intri în secțiunea "Abonamente" și apeși butonul "Adaugă un abonament nou".

Completezi formularul pentru crearea abonamentului.

Explicații la cele mai importante câmpuri ale formularului:

Perioada de facturare: Intervalul la care vor fi emise facturile (în luni).

De exemplu: dacă introduci 1 - facturile abonamentului vor fi emise lunar, dacă introduci 6 - facturile abonamentului vor fi emise semestrial.

Modul de facturare: Momentul în care se va emite factura.

Acesta poate fi:

înainte de perioada pe care se facturează serviciile - Anticipat
în timpul perioadei pe care se facturează serviciile - Perioada curentă
după perioada pe care se facturează serviciile - Ulterior

De exemplu - să presupunem că ai de facturat chirii pe bază lunară:

Dacă vrei ca factura să fie emisă automat înainte de perioada pentru care facturezi chiria - selectezi Anticipat.

Ziua emiterii facturilor: Ziua lunii în care facturile abonamentului vor fi emise. Înainte de această zi facturile abonamentului nu vor fi generate.

Aici poți selecta prima zi din lună, ultima zi din lună sau oricare altă zi a lunii.

De exemplu: Presupunem că definești un abonament pentru internet (modul de facturare anticipat) și selectezi ziua a 15-a la ziua emiterii.

Dacă rulezi abonamentul înainte de ziua a 15-a a lunii nu se va genera factura pentru luna următoare. Dacă rulezi abonamentul în ziua a 15-a a lunii sau ulterior factura respectivă va fi generată.

Prefixul seriei: Prefixul seriei care va fi folosită pentru a genera facturile abonamentului. Atenție! Trebuie să introduci prefixul unei serii pentru facturi.

Vei vedea o listă a tuturor seriilor disponibile dacă te duci cu mouse-ul peste iconița de help.

Penalizări: Dacă vrei ca în facturile generate de abonament să apară penalizările pentru restanțele facturilor anterioare poți selecta această opțiune.

Penalizările vor fi calculate automat din plățile și starea facturilor anterioare ale aceluiași client.

Soldul anterior: Dacă vrei ca facturile generate de abonament să conțină informații legate de soldul anterior, starea plăților și totalul de plată poți selecta această opțiune.

Soldul anterior, starea plăților și totalul de plată vor fi calculate automat din plățile și starea facturilor anterioare ale aceluiași client.

După completarea formularului va trebui să definești modelul de factură pentru abonament.

Acest model va fi folosit pentru a genera facturile pentru abonații acestui abonament. Seria definită în pasul anterior va fi folosită.

Modelul de factură se completează ca o factură normală cu următoarele excepții:

Poți selecta direct moneda în care vor fi emise facturile
Poți selecta limba facturilor

În câmpurile "Denumire" și "Menţiuni" poți folosi următoarele expresii care vor fi înlocuite automat cu valorile lor corespondente:

INCEPUT_PERIOADA - începutul perioadei de facturare

SFARSIT_PERIOADA - sfârșitul perioadei de facturare

CURS_SCHIMB - cursul de schimb pentru facturile în altă monedă decât RON

CONTRACT - numărul și data contractului - definit pentru fiecare client membru al acestui abonament

Dacă vrei ca penalizările și informațiile privind soldul să fie calculate automat și incluse în facturi atunci trebuie să introduci termenul de scadență și penalizările de întârziere per zi.

După salvarea modelului de abonament poți începe să asociezi abonații (clienții) la abonament.

10.b Adăugarea clienților la abonament

Dacă ai creat un abonament trebuie să adaugi abonați (clienți) la acesta.

Intri în secțiunea Abonamente și selectezi abonamentul.

Pe ecran va apărea lista abonaților ai acestui abonament.

Acum trebuie să apeși pe butonul "Abonat nou" și să completezi formularul care va apărea.

Explicații la cele mai importante câmpuri ale formularului:

Ziua emiterii: Ziua lunii în care facturile abonamentului vor fi emise. Înainte de această zi facturile abonamentului nu vor fi generate.

Dacă nu selectezi nici o zi aici se va lua în mod automat ziua emiterii pe care ai selectat-o în momentul în care ai creat abonamentul.

Această facilitate poate fi utilă dacă vrei ca un abonament să genereze facturile diferiților clienți în zile diferite ale lunii.

Data de început: Aici selectezi luna în care se va emite prima factură către abonat.

Atenție! Data introdusă aici trebuie să fie neapărat prima zi din lună.

Data de sfârșit: Data la care se termină abonamentul.

Facturat până la: Aici poți schimba manual data până la care clientul a fost facturat. Această dată se actualizează automat la fiecare factură a abonamentului emisă.

După salvare, noul abonat a fost trecut în abonament.

10.c Rularea abonamentului / emiterea automată a facturilor abonamentului

Deocamdată un abonament nu emite singur facturile către abonați, ci tu trebuie să-l rulezi. În momentul rulării abonamentul va analiza toți abonații și va genera facturile pentru fiecare abonat.

Pentru a rula un abonament trebuie să intri în secțiunea Abonamente și să dai click pe abonamentul pe care vrei să-l rulezi.

Acum trebuie să apeși pe butonul "Rulează abonamentul".

Rularea abonamentului se face în următorii pași:

Specificarea cursului de schimb (dacă modelul de abonament nu este în RON).
Va apărea o listă cu toate facturile care vor fi emise de către abonament. Trebuie să selectezi acele facturi pe care vrei să le emiți.

Dacă o factură care urmează să fie generată va conține penalizări, vei fi notificat asupra sumei penalizărilor și poți decide dacă să fie inclusă în factură sau nu.
Toate facturile selectate în pasul anterior vor fi generate iar pe ecran va apărea lista facturilor create.

11. Documente standard (de ex. contracte)

Funcționalitatea de Documente standard este folosită pentru a automatiza generarea documentelor standard pentru clienții tăi. Ai posibilitatea de a defini oricâte modele de document standard.

Șablonul de document standard conține markere care pot fi înlocuite cu datele clientului și alte valori care vor fi introduse în momentul creării unui document standard pentru un client.

11.a Adăugarea unui model (șablon) de document standard

Modelul (șablonul) de document standard este un document word, rtf sau OpenOffice care conține textul documentului standard. În cadrul textului documentului se pot folosi markere. Markerele trebuie să fie de forma ###XYZ_123###. Acestea trebuie să conțină doar MAJUSCULE (CARACTERE MARI), cifre și caracterele de delimitare: '_', '-'.

La crearea unui șablon de document standard trebuie să introduceți un nume, opțional o descriere și obligatoriu fișierul sursă care conține textul documentului standard într-unul din formatele: .doc, .docx, .rtf, .odt

În momentul salvării, documentul sursă este analizat și markerele sunt extrase. Acum ai posibilitatea de a introduce valori implicite pentru aceste câmpuri. Acest pas este opțional.

11.b Generarea unui document standard

La selectarea acțiunii "Adaugă document standard" va apărea un formular în care va trebui să selectezi/completezi următoarele informații:

șablonul de document standard

clientul pentru care vrei să faci documentul standard

Numărul(sau denumirea) documentului standard - care va fi înlocuit în marker-ul ###NUMAR_DOCUMENT### (sau ###NUMAR_CONTRACT###)

Data documentului standard - care va fi înlocuit în marker-ul ###DATA_DOCUMENT (sau ###DATA_CONTRACT###)

În momentul în care ai ales un șablon de document standard și un client îți vor apărea în partea de jos a formularului câmpurile pe care trebuie să le completezi. Aceste câmpuri sunt generate de markerii din șablonul de document standard.

Următoarele câmpuri vor fi COMPLETATE AUTOMAT cu datele clientului:

PERSOANA_CONTACT_CLIENT

CLIENT_CONTACT_PERSON

NUME_CLIENT

CLIENT_NAME

ADRESA_COMPLETA_CLIENT

CLIENT_FULL_ADDRESS

STRADA_NR_CLIENT

CLIENT_ADDRESS

STRADA_NR_CONTINUARE_CLIENT

CLIENT_ADDRESS_CONT

COD_POSTAL_CLIENT

CLIENT_ZIP

ORAS_CLIENT

CLIENT_CITY

JUDET_CLIENT

CLIENT_STATE

TARA_CLIENT

CLIENT_COUNTRY

CIF_CLIENT

CLIENT_UID

NR_REG_COMERT_CLIENT

CLIENT_REGISTRATION_ID

BANCA_CLIENT

CLIENT_BANK

CONT_CLIENT

CLIENT_BANK_ACCOUNT

EMAIL_CLIENT

CLIENT_EMAIL

TELEFON_CLIENT

CLIENT_PHONE

FAX_CLIENT

WWW_CLIENT

CLIENT_WWW

Câmpurile ###NUMAR_DOCUMENT### (sau ###NUMAR_CONTRACT###) și ###DATA_DOCUMENT (sau ###DATA_CONTRACT###) vor fi de asemenea înlocuite automat cu valorile corespunzătoare introduse în partea de sus a formularului.
După salvarea documentului standard acesta poate fi descărcat într-unul din formatele:

doc (MS Word)

odt (OpenOffice/LibreOffice Writer)

pdf (Adobe Reader)

rtf (Rich Text File)

txt (Text)

12. Informaţii despre firma mea

12.a Date fiscale și date de contact

Datele fiscale se referă la:

Denumire

CUI

Nr. Ord. Reg. Com.

EUID Identificator Unic European

Capital social pentru S.R.L.

Capital social subscris pentru S.A.

Capital social vărsat pentru S.A.

De asemenea, în această secțiune ai căsuțele ‘Plătitor de TVA’ și ’Plată TVA la încasare’ pe care le bifezi sau debifezi în funcție de situația companiei tale. Dacă nu ești sigur cu privire la situația ta privind plata TVA-ului, consultă contabilul sau verifica aici.

Datele de contact presupun completarea câmpurilor:

Adresă

Oraș

Județ

Țară

Cod Poștal

Telefon

Fax

Site

Câmpurile marcate cu * sunt obligatorii.

12.b Conturi bancare

Poți defini conturile bancare ale firmei tale. Acestea vor apărea pe facturi în funcție de selecția efectuată de tine - poți selecta unul, mai multe sau toate conturile bancare adăugate la informațiile firmei tale.

Selecția se face în momentul editării facturii, iar opțiunea se va păstra ulterior. Dacă ai definit un cont bancar ulterior creării unei facturi, iar tu dorești să apară acel cont pe factură, o redeschizi și vei găsi contul în colțul din dreapta-jos al paginii unde bifezi căsuța disponibilă lângă acesta.

12.c Logo

O parte importantă a branding-ului o reprezintă logo-ul. Îl poți adăuga tot din ‘Firma mea’, apoi ‘Logo’. Îți recomandăm să utilizezi un logo cu o lățime de minim 400px. După salvare, logo-ul va apărea pe toate documentele emise de tine. Îl poți șterge oricând sau înlocui cu altul.

12.d Puncte de lucru

Dacă ai mai multe puncte de lucru, poate dorești să fie specificat pe factură unul anume, oricare dintre ele. Le adaugi în ‘Firma mea’, ‘Puncte de lucru’, completezi datele:

* Denumire

* Adresă

* Județ

* Oraș

Cod poștal

Telefon

Fax

După completarea datelor salvezi, iar dacă dorești să adaugi un alt punct de lucru, click pe butonul ‘Adaugă punct de lucru’. Pe factură îl selectezi din câmpul specific în momentul editării facturii.

Poți limita accesul la un punct de lucru pentru utilizatori, cu excepția celor care dețin drepturi de administrator.

Setările 'Limitează accesul la acest punct de lucru' sunt vizibile doar dacă sistemul de permisii este activat.

Utilizatorii selectați vor avea dreptul de a selecta punctul de lucru la editarea documentelor. Dacă un utilizator fără drepturi de administrator nu are niciun punct de lucru asignat, atunci selectorul de puncte de lucru nu va mai fi vizibil la editarea documentelor.

Câmpurile marcate cu * sunt obligatorii.

12.e Abonamentul factureaza.ro

Din secțiunea ‘Abonamentul factureaza.ro’, poți întreprinde acțiune în legătură cu contractul, abonamentul pe care îl ai la factureaza.ro.

Mai precis, dacă încă nu ai generat un contract de adeziune, o poți face din această secțiune, iar dacă deja ai generat un contract și ai un abonament plătit la noi, aici îl poți schimba (tipul de abonament, intervalul de plata) sau poți actualiza contractul în cazul în care de exemplu s-a schimbat denumirea companiei tale.

Tot aici, poți face export de date, îți poți șterge sau închide contul. Acțiunea de ștergere a contului este irevocabilă, iar după ștergere datele nu vor mai putea fi recuperate. Recomandăm închiderea contului pentru păstrarea datelor.

13. Șabloane

Pentru fiecare tip de document se poate alege un șablon care definește aspectul grafic al facturii generate.

O imagine cu logo-ul firmei poate fi încărcat. Acesta va fi poziționat pe document conform șablonului.

14. Mesaje

Poți defini diferite mesaje standard care vor fi trimise clienților pe email o dată cu factura, la întârzierea plății sau la înregistrarea unei încasări.

15. Adăugarea unui proiect

Ca să poți introduce ore de lucru în sistemul de pontaj, trebuie mai întâi să definești un proiect.

Intri în secțiunea “Proiecte”, apoi dai click pe butonul Adaugă proiect. Completezi formularul, unde alegi:

clientul

utilizatorii care pot introduce timpi

prețul per oră

moneda în care vrei să facturezi

limba în care vrei să facturezi

descrierea proiectului, de exemplu: ”Mentenanță sisteme IT client”.

Ai posibilitatea, în același formular, să introduci Explicații care vor apărea pe factură.

După ce ai adăugat proiectul, poți trece la faza următoare, și anume la pontajul propriu-zis.

16. Cum pontez

Intri în secțiunea Pontaj, unde dai click pe Pontează. Aici completezi data si timpul lucrat în ore și minute, precum si persoana pontată, proiectul pontat și descrierea.

Dai click pe Adaugă pontaj, după care poți factura orele lucrate.

17. Emiterea unei facturi pe baza pontajului

În urma adăugării proiectului, a introducerii orelor de lucru în sistemul de pontaj, poți emite factura.

Din secțiunea Pontaj dai click pe Facturare ore lucrate, unde selectezi:

clientul pe care vrei să-l facturezi

perioada de facturare

proiectele care se facturează

dacă îl dorești detaliat sau rezumat

După ce selectezi aceste detalii, poți alege să emiți factura finală sau o proformă.

Dai click pe Emite factura, după care poți completa seria facturii și scadența, restul datelor completându-se automat.

18. Utilizatori și drepturi

În funcție de tipul abonamentului, o firmă beneficiază de un anumit număr de utilizatori ce pot fi adăugați. Fiecare utilizator va folosi contul firmei cu drepturi depline. În ceea ce privește angajații, numărul acestora este nelimitat.

Diferența dintre cele două clase de conturi constă în posibilitatea utilizatorilor de a se autentifica pe factureaza.ro, implicit de a folosi serviciul. Datele necesare pentru adăugarea unui utilizator/angajat sunt:

nume și prenume;

email;

nume utilizator (necesar pentru autentificare);

parolă (doar pentru utilizatori).

O dată ce a emis documente, un utilizator nu mai poate fi șters. În acest caz, va fi transformat în angajat prin retragerea parolei folosite pentru autentificare.

19. Sistemul de permisii

Sistemul este disponibil doar pentru abonamentele Standard, Business și Premium.

Ca setare implicită a contului, acesta este dezactivat pentru a nu îngreuna funcționarea aplicației. Concret, fiecare utilizator are drepturi de administrator. Dacă dorești să limitezi accesul unor utilizatori la anumite resurse, poți activa sistemul de drepturi.

Accesează meniul “Firma mea”, urmat de submeniul “Utilizatori și drepturi”. Odată activat sistemul de permisii, nu îți rămâne decât să retragi drepturile de administrator pentru fiecare utilizator pe care dorești să îl restricționezi.

Limitarea accesului se poate face și pentru fiecare document. Deasupra câmpului de salvare a unui document, vei remarca căsuța “Limitează accesul”. Vei accesa o listă cu utilizatorii cărora li se pot retrage sau oferi drepturi de control asupra documentului respectiv, bifând sau debifând opțiunea dorită.

Bine de știut: Drepturile administratorului sau ale emitentului unui document nu pot fi revocate!

19.a Activarea sistemului de drepturi

Pentru a activa sistemul de drepturi, accesează meniul "Firma mea" (dreapta sus), urmat de submeniul "Utilizatori și drepturi". După activarea sistemului de drepturi, toți utilizatorii contului vor primi statutul de administrator. În tabela cu Utilizatori / Drepturi va apărea o coloană adițională care va indica dacă un utilizator este administrator.

Pentru a putea folosi avantajele sistemului de drepturi, e nevoie să scoți drepturile de administrator pentru utilizatorii care vor avea anumite restricții, lăsând ca administratori doar utilizatorii care vor avea acces la orice resursă (document, setare, configurare, decizie, etc.)

După ce ai activat sistemul de drepturi și ai retrogradat o parte din utilizatorii tăi, poți limita accesul la un document, o serie de documente sau un punct de lucru. Limitarea accesului la un document se face bifând căsuța "Limitează accesul", care se află imediat deasupra butonului de salvare al unui document. Va apărea o listă de utilizatori cărora li se pot lua sau da permisii asupra documentului bifând sau debifând căsuța corespunzătoare.

Drepturile asupra unui document nu pot fi niciodată revocate unui administrator sau emitentului documentului respectiv!

Un mecanism similar este disponibil pentru seriile de documente. Un utilizator care nu are permisii pe o anumită serie nu va putea adăuga un document în seria respectivă. Această limitare poate fi utilă când ai definit câte o serie per punct de lucru si vrei sa izolezi accesul după acest criteriu.

20. Backup automatizat pe e-mail

Dacă dorești să primești backup pe e-mail, intri în secțiunea "Configurări" și selectezi din submeniu "Backup".

Dând click pe căsuța din dreapta textului “Trimite backup pe email”, activezi opțiunea de backup.

După această selecție este obligatoriu să introduci adresa de e-mail la care dorești să-l primești, precum și intervalul de backup, care poate fi:

Săptămânal (în fiecare zi de luni pentru săptămâna precedentă)

Lunar (în prima zi a lunii pentru luna precedentă)

În dreptul fiecărui câmp ai un buton “I”, care, ducând mouse-ul pe el, oferă detalii suplimentare despre câmpul respectiv.

După ce ai introdus setările de mai sus, apeși butonul Salvează sau Anulează, în cazul în care te-ai răzgândit.

21. Valori implicite

Pentru o facturare mai ușoară și mai rapidă, îți recomandăm să stabilești valori implicite. Pentru a face acest lucru, accesează din secțiunea "Configurări" opțiunea "Valori implicite" din submeniu.

De aici, poți seta Valori implicite pentru facturare, respectiv:

Moneda (implicit RON)

Cota TVA (procente) implicit 19% pentru firmele plătitoare de TVA

Curs BNR

Termenul scadent în zile (pentru facturi sau proforme noi emise)

Penalizările în procente pe zi (pentru facturile la care vrei să folosești această opțiune)

Bifând căsuța aflată sub aceste câmpuri, selectezi opțiunea de a adăuga codul produselor pe factură / proformă / aviz.

21.a Valori implicite pentru explicații/mențiuni

Poți stabili de asemenea valori implicite pentru explicații/mențiuni, care vor fi adăugate pe toate documentele create (facturi, facturi proforme, chitanțe, avize). Ele vor apărea după tabelul cu produse/servicii al documentului creat.

Aici poți introduce de exemplu reguli de penalizări mai complexe, motive pentru scutirea de TVA, referințe la contracte, legi, etc.

Pentru adăugarea automată în câmpul Mențiuni al facturii a datelor utilizatorului care emite documentul sau a cursului de schimb de pe factură, număr de linii, total cantitate, poți folosi următoarele markere care vor fi înlocuite automat cu valorile lor corespondente:

TOTAL_CANTITATE şi QTY_TOTAL se vor înlocui cu cantitatea totală a produselor / serviciilor

NUMAR_LINII şi LINES_COUNT se vor înlocui cu numărul de linii de pe document

PRENUME_UTILIZATOR şi USER_FIRST_NAME se vor înlocui cu prenumele utilizatorului care emite documentul

NUME_UTILIZATOR şi USER_LAST_NAME se vor înlocui cu numele utilizatorului care emite documentul

CNP_UTILIZATOR se va înlocui cu codul numeric personal al utilizatorului care emite documentul

DOCUMENT_IDENTITATE_UTILIZATOR se va înlocui cu detalii despre documentul de identitate al utilizatorului care emite documentul

SUMA_TOTALA şi TOTAL_AMOUNT se vor înlocui cu suma totală

CURS_SCHIMB şi EXCHANGE_RATE se vor înlocui cu cursul de schimb de pe document

MONEDA se va înlocui cu moneda facturii

Limba implicită este româna, dar poți selecta ca Explicațiile/mențiunile implicite să fie și în limba engleză, spaniolă, italiană, franceză, germană sau maghiară.

După ce ai setat valorile dorite, poți salva dând click pe butonul Salvează, sau, dacă te-ai răzgândit, poți anula dând click pe butonul Anulează.

22. Modele/Șabloane document

Pentru fiecare tip de document se poate alege un șablon care definește aspectul grafic al facturii generate.

Șablonul implicit este cel clasic. Tu poți schimba șablonul implicit pentru fiecare tip de document.

Pentru a efectua modificarea, intră în secțiunea "Configurări", alege apoi din submeniu opțiunea "Modele & Șabloane".

De aici poți seta un șablon pentru orice tip de document, respectiv:

Facturi

Facturi proforme

Chitanțe

Avize

În funcție de tipul de document, poți opta pentru mai multe template-uri/șabloane diferite.

Template-ul se alege în funcție de nevoile tale: dacă ai foarte multe produse pe o singură factură, dacă dorești factura într-un format mai mic, dacă dorești să scoți mai multe exemplare pe aceeași pagină sau dacă dorești factura și chitanța pe aceeași pagină.

Există și un buton de căutare rapidă dacă dorești să găsești mai repede șablonul dorit, în dreapta sus.

ATENȚIE! Mărimea fontului ales poate influența așezarea în pagină a textului facturii. De exemplu, dacă observi că nu încape totul pe o pagină, setează o mărime mai mică a fontului.

Nu este necesară o salvare ulterioră, doar selectați șablonul dorit printr-un singur click.

23. Configurări notificări

Poți defini diferite mesaje standard care vor fi trimise clienților pe e-mail o dată cu factura, la întârzierea plății sau la înregistrarea unei încasări.

23.a Trimitere automată a notificărilor de plată pentru facturile scadente

Facturile scadente pot fi trimise automat pe e-mail către clienţi. Tu vei primi un e-mail cu lista facturilor trimise.

Din secțiunea "Configurări notificări" bifezi căsuța "Activează notificarea automată", apoi selectezi când anume dorești să fie trimise, și anume cu câte zile înainte de data scadentă prin completarea câmpului “Trimite facturile cu … zile înainte de scadență” și la ce interval după data scadentă, prin completarea câmpului “iar apoi o dată la … zile”.

Poți, de asemenea, să incluzi link-ul de vizualizare și plată online a documentului în e-mail-uri, prin bifarea căsuței "Activează inserarea link-ului în e-mail-uri". Astfel, când trimiți o factură pe e-mail se va insera automat un link securizat iar clientul tău o va putea vizualiza și descărca în format PDF. Dacă funcția de încasare facturi online este activată, atunci link-ul va conține și butonul de plată online a facturii tale.

După ce ai făcut setările dorite dă click pe butonul Salvează sau dacă dorești să anulezi totul dă click pe butonul Anulează.

23.b Mesajul de notificare la trimiterea facturilor, proformelor, avizelor și a chitanțelor pe e-mail

Acest mesaj este conținut în e-mail-ul pe care îl va primi clientul în momentul în care trimiți un document (factură, proformă, chitanță, aviz). Modificarea acestui mesaj standard se face editând formularul din secțiunea "Configurări notificări".

În mesajul notificării poți folosi următoarele markere care vor fi înlocuite automat cu valorile lor corespondente:

DATA_FACTURA şi INVOICE_DATE se vor înlocui cu data facturii

NUMAR_FACTURA şi INVOICE_NUMBER se vor înlocui cu numărul facturii

SUMA_TOTALA, TOTAL_DOCUMENT şi TOTAL_AMOUNT se vor înlocui cu suma totală

NUME_FIRMA şi COMPANY_NAME se vor înlocui cu numele firmei tale

NUME_UTILIZATOR şi USER_NAME se vor înlocui cu numele tău

DATA_CHITANTA şi RECEIPT_DATE se vor înlocui cu data chitanței

NUMAR_CHITANTA se va înlocui cu numărul chitanței

DATA_AVIZ şi NOTICE_DATE se vor înlocui cu data avizului

NUMAR_AVIZ şi NOTICE_NUMBER se vor înlocui cu numărul avizului

DATA_COMANDA şi ORDER_DATE se vor înlocui cu data comenzii

NUMAR_COMANDA şi ORDER_NUMBER se vor înlocui cu numărul comenzii

TITLU_DOCUMENT şi DOCUMENT_TITLE se vor înlocui cu denumire/titlu document (disponibil doar pentru comenzi)

Limba implicită este româna, dar poți selecta ca mesajul să fie și în limba engleză, spaniolă, italiană, franceză, germană sau maghiară.

După ce ai modificat textul, poți salva dând click pe butonul Salvează, sau, dacă te-ai răzgândit, poți anula dând click pe butonul Anulează.

23.c Mesajul de confirmare a încasării

Acest mesaj îl poţi trimite către client după ce înregistrezi o plată.

Modificarea mesajului standard se face editând formularul din secțiunea "Configurări notificări".

Detaliile documentului se stabilesc completând formularul cu parametri precum: